使い慣れたLINEを仕事でも。ビジネスチャットは社内の距離を縮めるマストアイテム

2021年4月23日掲載
2022年11月8日更新

使い慣れたLINEを仕事でも。ビジネスチャットは社内の距離を縮めるマストアイテム

テレワークや出社など、人によって勤務スタイルが異なる中で社内でのコミュニケーション手段も増えています。その中でも「ビジネスチャット」は、コミュニケーションの活性化に役立つとされ、導入が拡がっています。「ビジネスチャット」がどんな場面で役立つのか、具体的に見ていきましょう。

目次

電話・メールでは解決できないコミュニケーション不足

HR総研が2022年1月に行った「社内コミュニケーションに関するアンケート2022」(※)調査では、約8割の企業でテレワークを導入していると回答しています。従業員数が300名以下の中小規模の企業でも、部分的にテレワークを取り入れる割合が増えています。異なる環境で業務を行う中、社内でのコミュニケーションに課題を感じるという調査結果も出ています。コミュニケーション手段は従来から活用されている電話・メールが引き続き中心とされてますが、テレワークにおいては従来の手段だけでは不十分な状況です。

テレワーク社員と出社社員とではコミュニケーションの円滑さに差が出る

活発なコミュニケーションにビジネスチャットが役立つ理由

上記の調査によると、テレワーク社員とのコミュニケーションに役立つツールとして、電話・メールよりも「ビジネスチャット」が挙げられています。その理由をご紹介します。

素早いレスポンスで活発にコミュニケーション

「承知しました」だけの内容でも返信するべきか迷ったり、送信のタイミングを計ったりしていると、ほかの業務への対応が遅くなります。
ビジネスチャットではLINEと同じように、メッセージにスタンプや絵文字でのリアクションができます。文字よりも早く気軽にコミュニケーションできるので、ほかの業務をこなしながらでも対応が遅れることはありません。

正しく温度感が伝わり、柔らかい雰囲気を作ることができる

メールは堅い文面になるため、「怒っているのかと思った」と相手に間違った印象を与えることがよくあります。
スタンプや絵文字を使うと柔らかい雰囲気で意図を伝えることができるので、相手もリアクションしやすくなるでしょう。非対面での交流を活発化させるためには雰囲気づくりも重要です。

宛先や件名を考える必要なく、手軽に相談や情報共有が可能

メールでは、宛先や本文だけでなく、CCの範囲や件名、添付ファイルなども誤りがないかを確認しなければならず、1回の送信に時間がかかります。
ビジネスチャットでは宛先や件名は必要ありませんし、トークルームに投稿するだけで相談や共有ができます。

「あの連絡見た?」「アンケート回答していない人いる?」と確認する必要がない

多くのビジネスチャットでは役立つ機能が付帯されています。
例えば、LINEのビジネス版である「LINE WORKS」では、掲示板の既読数を確認できたり、アンケート機能では未回答者が個別に分かったりします。
1つのシステムを導入することで、既存の業務も効率化できるのは大きな利点です。

情報漏えいのリスクを回避

LINEはプライベートでもなじみがあり無料で導入できるため、ビジネスでも活用できると考えるかもしれませんが、情報漏えいや不正アクセスの危険性が高まります。
ビジネスでの利用を前提としている「LINE WORKS」では、外部Webサイトの利用制限や許可されていないアカウントのアクセス拒否ができ、情報セキュリティのリスク回避策としても有用です。

ビジネスチャット選びのコツ

ビジネスチャットの導入は社内コミュニケーションを大きく変えるため、システム選びはとても大切です。どのようなポイントに注目したらいいのでしょうか?

誰でも使いやすい

全社員に浸透させるためには簡単な操作性でなくてはいけません。煩雑なシステムはコミュニケーションへのモチベーションを低下させるので、徐々に利用されなくなります。

業務との連携ができる

既存業務とチャットが連携できないと、システムを往復する手間が増えてモチベーションが低下します。
資料の共有が多いならクラウドストレージ機能もある「LINE WORKS」を導入する、というように自社の業務でよく使う機能と連携できるかに注目して検討しましょう。

安全で使いやすいビジネスチャットは「LINE WORKS」

従来の電話・メールといった非対面のツールだけでは、テレワーク体制では不十分です。円滑なコミュニケーションのため、ビジネスチャットの活用を検討しましょう。
導入のしやすさや業務との連携を考えると、「LINE WORKS」のようにプライベートでも慣れ親しんだシステムのビジネス版を導入するのがおススメです。


「プライベート用のLINEとどう違うの?」と気になった方は以下の記事も参照ください。

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