「知らない」ではすまされない
正しい勤怠管理、できていますか?

2022年6月16日掲載

正確な勤怠管理の重要性

正確な勤怠管理の重要性とは。そのために欠かせない項目や企業がいま注意しなければいけない点を解説します。

目次

そもそも勤怠管理の目的とは?

適正な賃金の支払い、過剰労働の早期発見や防止効果、従業員の健康維持のために勤怠管理は重要です。法令遵守という意味でも勤怠情報を正確に収集して管理しなければなりません。

労働基準法に違反しないように違反をしないように適切な労働時間管理を行いましょう

割増賃金の未払いや過重な長時間労働といった従業員とのトラブルが多くあるだけでなく、1日8時間、週40時間の法定労働時間が適正に守られていない場合には労働基準法に違反することになります。その場合、事業者は労働基準監督署から指導や是正勧告が入り、懲役または罰金が科せられる場合があるため、企業として「知らなかった」ではすまされません。適切な勤怠管理を行うためには、重要なポイントを知っておく必要があります。

企業に求められる適切な労働時間管理とは

厚生労働省のガイドラインでは「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置」として、「始業・終業時刻を確認し、適正に記録」「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録」を原則としています。

労働時間管理はタイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等が原則

やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合、申告された労働時間と、入退場記録やパソコンの使用時間等から把握した在社時間との間に著しい乖離があれば、実態調査を実施し労働時間の補正をしなければなりません。36協定で延長ができる上限時間数を超えて労働しているにもかかわらず、記録上これを守っているようにすることが慣習的に行われていないか確認する必要もあります。また、「労働安全衛生法」においても、時間外・休日労働時間が1ヵ月80時間を超えた場合には対象者に通知が義務付けられていることから、厳重な確認が求められます。

勤怠管理で欠かすことのできない項目

労働基準法に労働時間、時間外及び休日の労働、時間外、休日及び深夜の割増賃金についての規定があります。そのため、以下の項目は必ず把握しておく必要があります。

●労働日数、出勤・退勤時間、休憩時間

労働時間を正確に把握したり、賃金算定のために必要な項目です。賃金台帳にも労働時間の記録を記載しなければなりません(労働基準法第108条)。

●時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間

時間外労働や深夜残業、休日出勤には割増賃金を支払わなければなりません(労働基準法第37条)。それぞれ異なる割増賃金率が適用されるので、正確に時間を把握する必要があります。また、原則の1日8時間、1週40時間を1分でも超えて残業する場合は「36協定」を労働基準監督署に届け出る必要も生じます。

●有給取得日数・残日数

企業は従業員に対して休暇の取得推進を図ったり、規定日数取得できているかを確実に把握をしなければなりません。現在は年次有給休暇の取得が義務化され、年次有給休暇管理簿を作成し3年間保存する必要があります(労働基準法第109条)。
※参考:厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得」

年に5日の休暇を取得しやすくするために、前もって年次有給休暇取得計画表を作成することも推奨されています。

●休日出勤日、振替休日や代休取得の状況

労働基準法に休日手当は35%の割増賃金を支払う規定があり、給与計算に影響します。
また、休日出勤があった際に振替休日や代休を取得できているかの情報は従業員の健康確保を図る上でも欠かせません。

振替休日とは
予め休日と定められていた日を労働日とし、そのかわりに他の労働日を休日とすることです。休日と労働日が入れ替わっただけと解釈されるため、休日手当(割増賃金)を支払う必要はありません。

代休とは

休日出勤し、その分の休みを事後に取得することです。労働基準法に則り、35%の割増賃金の支払いが必要です。

もし勤怠管理が正しくなかったら?

法律に違反すると労働基準監督署から是正指導が入ります。厚生労働省の発表によると、令和2年度に監督指導を行った企業は1年間で1,062企業、支払われた割増賃金の合計額は69億8,614万円にもおよびました。支払われた割増賃金は1企業あたり平均658万円、労働者一人あたりでは平均11万円です。

実態と乖離のある労働時間を記録すると企業責任を問われます

割増賃金未払いの事案の要因として、労働者の自己申告による労働時間管理、退社の記録後も労働を行っている、出勤記録を行わず休日労働を行っている、残業を「自発的な学習」とみなしてしまう、といった実態が挙げられます。

従業員がよかれと思って自主的に働いていたとしても、企業が労働時間を適切に管理していないとみなされ、責任を問われることになります。トラブルの芽を摘む対策として、実態と乖離のない勤怠管理が必要不可欠です。

勤怠管理で企業がいま注意すべきポイント

労働時間を正しく集計するためには法律の理解も必要となり、誤った集計をしてしまうと賃金未払いのトラブルにつながりかねません。

法制度にも自社の就業ルールにも対応できる勤怠管理システムを導入しましょう

働き方改革関連法により多様な働き方に対応した勤務管理が求められる時代です。
社員・パート・アルバイト・契約社員それぞれの雇用形態や、夜勤や訪問サービスなど勤務形態に合わせた時間管理だけでなく、フレックス制度を導入したり、育休の取得推進や分割取得も考慮することになります。頻繁にインクリボンを交換しなければならないタイムカードや、多くの項目にミスなく入力する必要があるExcelでの勤怠管理では、複雑化した就業ルールにもう対応しきれないのは当然です。

今の法制度に対応しつつ自社の方針にもマッチした勤怠管理の仕組みを考えなければなりません。
おすすめの解決策は勤怠管理システムを導入することです。勤怠管理システムのメリットは「早さ」と「正確性」です。旧来の方法での集計業務にかける人件費(時間コスト)、集計ミスによる遅延回避や未払賃金回避という点において、勤怠管理システムを導入したほうがコストメリットがあるはずです。自社に合った解決策を探すためにも、具体的なサービスの詳細をご確認ください。

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