オフィス移転時に電話関連で対応すべきこととは？【総務部門向け】

2022年8月4日掲載

【総務部門向け】オフィス移転時に電話関連で対応すべきこととは？

事業拡大、BCP、テレワークとのバランスを踏まえたオフィスの縮小、こういった理由でオフィス移転や改装を決める企業も多いと思います。オフィスの移転・改装はいろいろな手続きが必要ですが、その一つに電話環境の移設があります。

電話環境の移設は移転先でのPBXの検討や電話回線の敷設といったPBXベンダや移転先オフィスの管理会社との調整、さらに電話番号が変わる場合は番号案内などさまざまな対応をしなければなりません。

本記事では、オフィス移転にともなう電話移設で総務部門が対応すべきことを紹介します。

電話回線の契約内容の確認

現在利用している電話回線の契約内容の確認が必要です。具体的には回線名義、電話番号、電話（回線）を設置している住所になります。回線名義は契約をしたときの申込者名であることが多いため、引き継ぎなどが何度もあると、後任者は契約時の申込者名を把握しきれず回線名義が分からないこともあります。その場合はNTTの問い合わせ窓口かNTTの担当営業に確認しましょう。

契約内容を確認したら、利用していない電話機や回線がないか確認しましょう。もし、不要な電話機や回線があるようなら移転のタイミングで整理することをおススメします。

今の電話番号がそのまま使えるか確認

現在利用中の電話回線がNTTの場合は116、それ以外なら利用中の通信会社に、今の電話番号を継続して利用できるかを確認しましょう。
なお、電話番号が変わる場合は以下の対応も必要です。

無料自動音声応答サービス(AIS)による番号変更案内の手配と案内期間の設定
Webサイト、名刺などの電話番号の変更

移転先での対応

移転先の契約日を確認しましょう。電話回線敷設工事や事前の現地調査は契約日以降でないと実施できないので、ベンダとの日程調整の際には事前に確認が必要です。

それとあわせて移転先の回線状況の確認も必要です。具体的にはアナログ回線、デジタル回線、光回線といったメタル回線が自社で必要な回線分の空きがあるかを確認します。これはNTTに工事申請をすると回答してもらえます。工事申請については必要書類を用意すればベンダが対応することもあります。

さらに、移転先でIP電話やクラウドPBXに切り替える場合はインターネット回線の手配と開通日の確認も必要です。そして、部署やフロア単位で段階的に移転を進める場合は、転送設定や回線切り替え日を個別に調整しましょう。

まとめると以下のようになります。

クラウドPBXなら移転先での対応工数を削減できます

前述の通り、オフィスの移転・改装の際には対応すべきことが多数あります。しかも、いずれかの対応ミスにより電話が繋がらなかったり移転先の開通が間に合わないといった状況は避けなければならず、慎重に対応する必要があります。そのためには、少しでも対応工数を減らすことが必要です。

クラウドPBXなら、移転先での電話回線敷設工事が不要なため対応工数を軽減できます。また、運用開始後においても担当者自身がWeb上で電話回線の管理ができるため、従業員の入退職による電話の設定変更なども都度ベンダに依頼することなく、すぐに対応可能です。さらに、オンプレミス型PBXを減らしたりゼロにすることができるため、PBXの保守業務やコストを軽減した上で、テレワーク中の従業員が自宅から代表番号などの固定電話番号で受発信できるようにもなります。そういった点ではBCPとしても有効といえるでしょう。