DXに対する関心の高まりとともに、AIやクラウドなどを利用した新たなシステムが次々に登場しています。業務の効率化やDXを推進するためにこうした新しい技術を導入しても、活用されなければ期待した効果を得ることはできません。むしろ新システムによってIT部門の業務負荷が増えてしまったり、社内の混乱などを招く恐れもあります。本記事ではIT部門の負担を増やすことなく、新たなシステムの導入効果を最大限にするためのポイントを紹介します。

DXはシステムの活用が重要

近年、企業を取り巻く環境の変化に伴い、社員の働き方や業務プロセスが急速に変化しています。例えば、これまでは部署内など限られた範囲の情報をもとに個人の経験や勘を頼りに行っていた営業活動も、今では各営業所などに分散しているデータを集めて分析し、市場動向などを可視化することで客観的事実に基づき行う活動へと変化しています。

このような変化に対応するためには、AIやクラウドといった新たなシステムの活用が欠かせません。

また、生産性向上や業務効率化を実現してDXを推進するためにも、こうしたシステムの重要性が増しています。経済産業省が纏めたレポートでも「各種システムの利用がDXを実現するためのファーストステップである」と紹介されています。

【経済産業省 DXレポート ２ 中間とりまとめ 2020/12】https://www.meti.go.jp/press/2020/12/20201228004/20201228004-3.pdf

IT担当者の課題

このような状況の中で、IT担当者は新たな悩みに直面しています。

業務負荷の増大

新しいシステムを使い始める際は、利用マニュアルの作成や勉強会の開催といった、システムの使い方を社員に説明する業務が発生します。この業務は一度行えば終わりというものではなく、システムのバージョンアップや職場に新人が入ってきた時など、定期的に実施する必要があります。

また、社員から「使い方がわからない」「どこにデータを入力すればよいのか」といった質問が増加したり、システムの使い方に慣れていないことで起こる入力や操作ミスへの対応にもIT担当者は追われることになります。

IT人材の不足

新たなシステムを導入する際は、元々社内で使っていたシステムとのデータ連携や、データ移行なども視野に入れる必要があります。また、情報セキュリティの面で問題はないか、トラブルが発生した時の対処方法は、といった業務の改善効果以外のことも確認しなければなりません。

また、システムを使用するうちに、導入当初よりも高度な機能の検討やカスタマイズが必要になる場合があります。その場合、システム会社と折衝して要件を詰めていく知識や能力が求められます。

しかし、このような点をクリアできるスキルを持った人材は少なく、どの企業でも需要が高いため、新たな人材を確保するのには困難が伴います。そのため、IT担当者は少ない人数で新たなシステムの活用をどのように進めればよいかも検討しなければなりません。

課題を乗り越え、システムの活用を進めよう

こうした課題がある中でシステムを導入してその利用を定着させ、効果を最大限に発揮するためには、IT部門が対応しなければならない業務をいかに減らせるかがポイントです。

ソフトバンクではIT部門に負担をかけずにシステムの利用を促進するためのサービスを提供しています。

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