安否確認とは？ 素早く確実に実施できる安否確認の方法について

近年、地震や異常気象による自然災害は毎年のように発生しており、企業においても従業員の安否確認が重要視されるようになりました。本記事では、なぜ従業員の安否確認が重要なのか、その際に把握すべきことや素早く確実に実施するための方法について解説します。

企業における安否確認とは？

企業における安否確認とは、災害などの緊急事態が発生した際、従業員の生存や現在の状況などを確認することを言います。また、安否確認はBCP（事業継続計画）の一環として位置づけられているように、緊急時における企業の事業継続を目的としても行われます。

災害により企業が被害を受けた際、業務を停止せざるを得なくなってしまえば企業にとってさらなる損害となることはもちろん、取引先にも影響が及びます。特に、経営基盤が脆弱な中小規模の企業にとっては影響が大きく、廃業や事業の縮小などを迫られるリスクも考えられるでしょう。
緊急事態において大切なことは、重要な業務を中断させない、または可能な限り早期に復旧させることです。 緊急の対応や復旧作業にあたることができる従業員がどれくらいいるのか把握したり、今後の指示出しをスムーズに行うためにも、まずは従業員の安全確認が第一となります。
安否確認はBCPの最初のステップとして重要な要素であり、企業でも優先して方法を検討する必要があります。

※BCP（事業継続計画）とは、企業が災害などの緊急事態に遭遇した場合において、損害を最小限にとどめつつ、事業の継続や早期復旧を可能とするために、日ごろから緊急時における行動などを計画しておくことを言います。※参考：中小企業BCP策定運用方針

企業が安否確認で把握するべきこと

では、安否確認を実施する際、具体的に何を把握すればよいのでしょうか。企業は従業員の安全を確認することが第一であると説明しましたが、従業員本人の安否以外にも確認しておきたい点があります。下記の表で災害時に把握するべきことについてチェックしましょう。

従業員本人が無事であったとしても、その家族が被害を受けているかもしれません。家族の手当やサポートが必要であるという理由で仕事を再開できなかったり、しばらく出社できない従業員がいることも考えられるため、従業員の家族や家屋の状況、出社可否についても把握する必要があります。安否確認を実施する際は、事前に報告する内容をまとめ、社内で周知しておきましょう。

安否確認の方法

安否確認にはさまざまな方法がありますが、それぞれに良い点や課題となる点があります。ここでは安否確認の主な方法について、特徴を交えてご紹介します。

【電話】

業員数が少ない企業であれば、緊急連絡網を作成しておくことで電話で安否確認を実施できます。相手の声を聞くことで安心できるほか、状況について口頭で細かく把握できるメリットがあります。ただし、緊急時は電話回線が混雑して電話が繋がりづらくなる可能性があることを覚えておきましょう。

【メール】

メールは従業員へ一斉送信できるので、電話よりも手間をかけずに安否確認を実施できます。ただし、電話と同様、緊急時はメールの送受信が増えてサーバの処理が追いつかなくなるなど、メールを送るのに時間がかかる可能性があります。また、従業員がすぐにメールに気付かないこともあり、リアルタイムに状況を把握しづらいことが課題です。

【災害用伝言版】

災害用伝言板とは、災害発生時に電話回線の利用が集中することで繋がりづらくなった場合に、携帯電話やスマートフォンからメッセージを登録し、伝えたい相手に届けられるサービスです。電話やメールが利用しづらい状況でも安否を伝えることができますが、１つの電話番号ごとに登録できるメッセージの件数やコメントの文字数に制限があったり、管理者は後から１件ずつ内容を確認する必要があるため、従業員数が多いと集計に時間がかかってしまいます。

【チャット】

チャットはグループでのやり取りがしやすく、企業でも日常的なコミュニケーションツールとしてよく利用されています。掲示板機能で情報共有できるサービスもあり、緊急時の安否確認にも活用できます。個人向けのチャットサービスを利用している場合は、仕事に関係のない人への誤送信から情報漏えいにつながる恐れがあるため、導入する場合は業務専用として利用できるサービスが望ましいです。

【安否確認システム】

安否確認システムは、災害時に従業員の安否確認を実施するための専用のサービスです。災害発生時のメッセージの自動送信や、回答の自動集計、回答のない従業員への再送信など、専用サービスならではの機能を利用できます。最も効率的に安否確認を実施できる方法ですが、導入には初期費用や月額利用料がかかるため、既存の連絡手段を利用するよりもコストがかかります。

災害時は電気が使えなかったり社内の設備が故障している状況も想定されるため、確実に安否確認を実施するためには特定の方法に絞らず、状況に応じて複数の方法を使い分けることも必要です。

安否確認の方法を選ぶ際のポイント

安否確認の方法を選ぶ際、緊急時にも素早く確実に実施できる方法を選ぶことが大切です。ここでは、安否確認の方法を選ぶ上でおさえておきたいポイントを５つご紹介します。

安否確認機能が付いた「WowTalk」で、素早く確実な安否確認を実現

本記事でご紹介したように安否確認の方法はいくつかありますが、どれが最適な方法なのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。また、既に何かしらの方法で安否確認を行っているとしても、効率が悪かったり、漏れが発生しやすいなどの課題を感じている場合は、今一度安否確認の方法を見直す必要があります。

安否確認機能と社内コミュニケーションツールがセットになった 「WowTalk」（ワウトーク） は、素早く確実に安否確認を実施したい方におススメのサービスです。通話やチャット、掲示板など複数の連絡手段を利用できる社内コミュニケーション機能に加え、安否確認の自動送信や一斉送信、テンプレートの登録などの安否確認機能を一つのサービスで利用できます。 シンプルな操作性で誰でも簡単に使いこなせるだけなく、社内連絡としても日常的に利用できるため、緊急時にも使い方に困ることなく確実に安否確認を実施できます。また、インターネットに繋がっていればスマートフォンやPCを利用してどこからでも安否確認、情報共有ができる点も「WowTalk」ならではのメリットです。

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