LINEなどのチャットを業務で使う際のビジネスマナー

プロフィールの適切な設定

ビジネスアカウントでは、適切なプロフィール写真や自己紹介を設定することが重要です。プロフィールはビジネス関係者にとって第一印象となりますので、丁寧に掲載しましょう。

適切なタイミングでメッセージを送信する

ビジネスアカウントでは、勤務時間内にメッセージを送ることが望ましいと言われています。相手のプライバシーや仕事への影響を考慮し、深夜や休日に送ることは避けましょう。

相手を気遣うコミュニケーション

返信の速さと適切な対応

相手が返答を待っていることが考えられるので、可能な限り迅速に返信するように心掛けましょう。
すぐに返答ができないときは「午後に確認します」と一言を返信しておいたり、「ありがとうございます」や「よろしくお願いいたします」のようなスタンプでクイックに反応します。
なお、スタンプは気心の知れた人とのやりとりには便利ですが、そうでない人には多用しない方が賢明です。特に砕けすぎた表現のスタンプに「馴れ馴れしい」と感じられてしまう場合があるので、ビジネスでは避けたほうが良いでしょう。

グループチャットの適切な利用

一つのチャットグループに複数のメンバーを招待することで、効率的な情報共有が可能になります。プロジェクトの進捗、スケジュールの共有、緊急連絡などを、関係者全員に同時に通知・連絡できる便利な機能です。
しかし、グループチャットを使う際には、適切なメンバーを選び、テーマや目的を明確にする必要があります。情報の範囲を制限したり、必要なメンバーのみが参加することで、混乱を避けた効果的なコミュニケーションが可能です。

セキュリティとプライバシーの保護

チャットの内容にはビジネス情報や個人情報が含まれる可能性があるため、情報の送信や取り扱いには十分な注意を払いましょう。「〇〇さんには特別にお知らせします」と営業情報を安易に書き込んでしまったり、軽い気持ちでシェアした写真や動画から情報が漏えいする場合もあります。
チャットを使う企業では、機密情報が漏れないように情報管理ルールやセキュリティを確保するよう努めましょう。

これらのマナーを守ることで、チャットをビジネスで効果的かつ効率的に活用できるでしょう。