株式会社フロンティアコンサルティング 様

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企業のオフィス移転にともなうレイアウト設計からインテリアデザイン、内装工事、インフラ工事、什器備品の用意、引越しまでをサポートする株式会社フロンティアコンサルティング(以下、フロンティアコンサルティング)は、全社員が使えるグループウェアとして「Google Apps for Work™」を採用しました。営業担当者に好評な「Gmail 」のほか、「Google カレンダー」を使ったタスク管理や「Google ドライブ」によるドキュメント共有も行っています。

  • 2016年9月29日付でGoogle社によるブランド変更が実施されました。一部旧名称が記載されており、新名称へお読み替えくださいますようお願い申し上げます。

業種:サービス

規模:100人以下

導入サービス:Google Apps for Work™

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課題と効果

  1. 課題.1

    無料のカレンダーアプリケーションを使っていましたが、サポートやセキュリティなどに不安があり、信頼できるグループウェアを探していました。

  2. 効果

    「Google Apps for Work™」をソフトバンクテレコムから導入することで、サポートやセキュリティの不安が解消しました。

  1. 課題.2

    営業担当者は外出が多く、顧客からの問い合わせメールに、帰社後でなければ対応できませんでした。

  2. 効果

    外出中でもタブレット端末からGmail でメールを確認したり、Google カレンダーを使ったスケジュール確認が可能になりました。

  1. 課題.3

    海外拠点(ベトナム)との業務連携において、ガイドラインの確立に苦心していました。

  2. 効果

    Google ドライブのドキュメント共有機能により、メンバーの提案した改善点コメントを時系列で残せるようになり、ガイドラインの質が向上しました。

背景

カレンダーアプリケーションのリプレイスを機にメール対応の課題も同時解決

オフィスファシリティを支援する企業として2007年に設立されたフロンティアコンサルティングは、オフィスの設計、施工マネジメント、デザイン、什器手配などを手掛けるWPS事業部、オフィスの原状回復工事に特化したBC事業部、さらにオフィス賃貸仲介業を行うグループ会社(株式会社フロンティアキューブ)の3部門体制で事業を展開しています。

同社には25名(フロンティアキューブを含めると30名)ほどの営業担当者が在籍しており、契約前および契約後の案件を常時10件弱も抱えています。契約後から営業担当者の手を離れるまでの平均期間は3~6ヵ月ほど。このため営業担当者は顧客先に出向く時間が非常に長く、日中はほとんど社外で過ごします。以前は社内のパソコンからでないとメールを確認できず、タイムリーな顧客応対が難しいという課題を抱えていました。

さらに、無料のカレンダーアプリケーションを使っていたのですが、事業拡大による社員数の増加にともない、セキュリティ対策を強化する必要に迫られ、複数のグループウェア製品を検討していました。

選択のポイント

「Google Apps for Work™」ならではのカレンダーとメールの使いやすさを重視

少ないリソースでも運用可能にしたいというニーズからクラウド化が検討され、「Google Apps for Work™」の導入が決定しました。保守の負担が軽減できるという点だけでなく、セキュリティ面の機能も評価されています。

クレオグループでは従前のシステムで「社外秘」という単語がメールタイトルに記載されていた場合、社外(クレオグループのドメイン以外)にメール送信できない運用にしており、これを継続したいというニーズがありました。

Gmail の管理機能「コンテンツコンプライアンス」では、事前に定義した一連の単語、フレーズに基づいてメールをどのように処理するかを指定でき、このニーズに応えることができました。「このオプションサービスは導入検討開始当初はリリースされていませんでしたが、検討を進めていく途中でサービス開始となりました。オンプレミス商品と違い、追加コストなしで新たなオプションを利用可能なのもクラウドサービスのいいところです」と、クレオネットワークスICTサービス事業部事業部長の岩崎英俊氏はメリットを実感しています。

活用効果

タブレット端末との併用で外出先でのメール対応が可能に

同社では2010年12月、全営業担当者にタブレット端末を配付し営業ツールとして活用しています。施工実績の写真やデザイン部材の質感などは、紙カタログで見せるよりタブレット端末の高精細なディスプレイの方がイメージがわきやすく、結果として商談時間の短縮化につながっています。さらに「Google Apps for Work™」を導入したことで、外出中でもタブレット端末からのメール送受信が可能となり、顧客へのレスポンスも格段に速くなりました。

複数の営業担当者で顧客訪問する際も「Google カレンダー」を使って外出先から同僚のスケジュールを確認し、訪問日程を調整できることも営業効率の向上につながっています。また、以前のカレンダーアプリケーションに比べ、「Google Apps for Work™」の方がタブレット端末との相性が良く、操作性は向上しています。

一方、内勤者が多い設計部においてもGoogle カレンダーの活用が進んでいます。各個人の業務に使うカレンダーのほかに、部署内の割当業務を管理するカレンダーを運用しています。

「誰がどれだけの仕事を抱えているか、仕事が完了するタイミングはいつか、といったスケジュールを設計部全員で共有しています。何時から何時まで作業して、ここの時間が空いているといった詳細を視覚的に確認できるので、業務効率も格段に向上しました」と執行役員の稲田晋司氏は語ります。

「『Google Apps for Work™』の利用開始にあたって、ソフトバンクテレコムが作成したマニュアルを配布した程度で、特別な研修は実施しませんでしたが、操作に関する問い合わせはほとんどありません」とAdmnistration Divisionの粟村みさき氏は語ります。こうした敷居の低さは「Google Apps for Work™」の大きな特長のひとつですが、使いこむほどに便利な機能が多数埋め込まれていることに気付きます。誰かが偶然“新発見”した便利な機能を社員同士で教え合う光景も頻繁となり、「Google Apps for Work™」の利用方法が日々進化しているとのことです。

今後の展開

グローバル展開で生じた意思疎通の難しさにGoogle ドライブを活用

建築パース制作の一部をアウトソースする同社は、ベトナムのハノイに駐在所を開設し、現地採用したスタッフに業務を委託しています。言葉や文化の違う日本とベトナムで、円滑に業務を遂行していくには、関連するスタッフが共同して業務ごとのガイドラインを作り込む必要がありました。

「Google ドライブのドキュメント共有機能を使い始めています。ガイドラインは日々の業務で気付いたことを盛り込み、時間をかけて良いものに仕上げていく必要があります。Google ドキュメントを使えば、共有するスタッフ全員のコメントを時系列ですべて記録できるので、ガイドライン資料の改良にはとても便利です」と稲田氏は語ります。

このほか、名古屋、大阪、ハノイ、東京といった各拠点を結んだテレビ会議に、相手の顔を見ながらオンラインで会議できる機能Google+ ハングアウト*の利用も始まっています。ハングアウトには最大10名が参加でき、画面の内容を共有したり、Google ドキュメントの共同編集やプレゼンテーション資料の同時閲覧も可能なので、グローバル化した企業の情報共有に有効だといいます。

順調に事業規模を拡大している同社は、社員数の増加を受けて2012年11月には新オフィスに移転しました。急激なアカウントの増加や頻繁なオフィス移転にも最小限のコストで対応できるクラウド型グループウェア「Google Apps for Work™」が同社のこれからの発展を支えていきます。

*Google+ ハングアウトは、ソフトバンクテレコムのサポート範囲外です。

図解:導入の概要と効果

導入企業情報

株式会社フロンティアコンサルティング

会社名:株式会社フロンティアコンサルティング
本社:東京都千代田区九段南 1-5-5 Daiwa九段ビル8階
設立:2007年2月
資本金:2000万円
従業員数:73名(グループ会社およびパートを含む、2012年11月1日現在)
事業概要:オフィスの物件探しから設計・デザイン、オフィス家具やネットワークの整備、退去後の原状回復工事など、オフィス移転のトータルプロデュースを展開する。
URL:http://www.frontierconsul.net/

  • 記載内容は2012年12月現在のものです。
  • サービス名称は一般的に各社の商標または登録商標です。
  • Google Apps は Google Inc. の登録商標または商標です。

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