株式会社不動産工房様

業種：不動産・住宅

規模：100人以下

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全国の月極駐車場に特化した検索専門サイト「月極駐車場どっとこむ」を運営する株式会社不動産工房（以下、不動産工房）では、業務効率化への取り組みとしてソフトウェアロボットで業務を自動化するRPAソリューション「SynchRoid」を導入。すでに10種類ほどの業務を自動化して効果を上げています。営業スタッフが入力した個別データを全社共有データに再入力する日次業務は1時間から3〜5分に、月末に駐車場オーナーへ提出する明細書作成は半日かかっていた業務を約1時間に短縮するなど、目覚ましい業務効率化を達成しています。

課題と導入の効果

課題.1

業績拡大に伴って事務処理業務が増大し、内勤スタッフの負荷が高まっていました。
効果

単純業務を「SynchRoid」で自動化した結果、人にしかできない業務にリソースを集中できる環境が実現しました。

課題.2

アナログ的な既存システムに慣れてしまい、さらに業務を効率化させるという発想が生まれにくい環境でした。
効果

人とロボットの業務を線引きする作業を通して、業務効率化に対する社員の意識が高まりました。

不動産工房ではWebサイト「月極駐車場どっとこむ」を通して月極駐車場の物件情報を提供するほか、既存の駐車場オーナーに向けた契約者を見付けるための支援、土地所有者から委託を受けての駐車場運営など、月極駐車場に関する総合サービスを展開しています。
「月極駐車場どっとこむ」はユーザの支持を集め業務が急激に拡大し、社員数も増加しています。名古屋を中心に事業を展開してきましたが、今後は東京への進出を皮切りに全国へ事業所を拡大する計画もあります。一方で、不動産業界は少数社員による紙を中心としたアナログ的な業務が一般的で、急成長する同社にとっては従来の業務をどのように効率化するかが大きな課題となっていました。

同社代表取締役の伊藤維雄氏がAIやロボットといったテクノロジー活用を積極的に推進するというビジョンを強く持っていたこともあり、ソフトバンクの人型ロボット「Pepper」に可能性を感じ導入検討を始めました。しかし、ソフトバンクの営業担当者と商談を進めるうち、RPAソリューション「SynchRoid」の方が業務効率改善に効果があると判断し、短期間で導入を決定しました。一般的なソリューションに比べ、「SynchRoid」は導入しやすい料金であったことも決定を後押ししたといいます。

ソフトウェアロボットに任せる業務の選定は、業務改革担当スタッフ（コーポレートデザインチーム）がソフトバンクのSEとミーティングを重ねてアイデアを練り、導入しやすい業務を3〜4つに絞り込んでから制作を進めました。これらを実際の業務に投入し、検証、改良を加えて完成度を高めていきました。初回に制作したソフトウェアロボットが順調だったことから、さらに6〜7つのソフトウェアを追加しました。

現在運用しているソフトウェアロボットは、営業スタッフが当日収集した情報を自身のPCでExcelに入力、それを内勤スタッフが集約し別のExcelに再入力、全社共有データとするという毎日の業務を自動化したものです。これにより1時間かかっていた業務を3〜5分に短縮できました。ほかにも、月末に駐車場オーナーへ送る明細書の作成も自動化、半日かかっていた業務が30分で完了しています。さらに、出退勤表の作成といった短調で繰り返しの多い作業も「SynchRoid」で自動化でき、創出できた時間を人にしかできないクリエイティブな業務に集中させることが可能になりました。

お客さまの声

マ株式会社不動産工房名古屋オフィスコーポレートデザインチームディレクター土性万貴氏

当社ではソフトウェアロボット専用のPCを1台用意して「SynchRoid」を稼働させています。初めてソフトウェアロボット制作した際には、起動させた後に自席に戻って別の業務をしているといつ作業が終わったのか、正常に終了したのかが分からず不便だったので、終了時に担当者へメール送信するように改良しました。こうした細かい使い勝手の修正やチューニングを施しながら運用を進めています。

今後はアカウントを追加して社内に2系統あるシステムを「SynchRoid」で連携させられないか検討しています。バックエンドのシステムでは契約情報や空き情報を管理しており、現在はこれを手動でWebサイト「月極駐車場どっとこむ」に反映させているのですが、ソフトウェアロボットを活用できれば10分ごとなどの短いサイクルで最新情報を反映できるようになり、機会損失の回避につながるのではないかと期待しています。

「SynchRoid」導入をきっかけに、どの業務ならソフトウェアロボットに任せられるかといった議論をする機会が生まれ、アナログ的な考え方からテクノロジー活用へと社員意識の改革が進んだのは大きな成果だったと受け止めています。人とソフトウェアロボットが適材適所で業務を分担する環境は、当社が今後全国に事業を拡大する際には、より大きな導入効果を生むと信じています。