唐津農業協同組合 様

唐津農業協同組合 様 各事業所・支所への監査業務に「Surface 3」を活用、さらに膨大な関連資料をOneDriveで共有することで業務時間の大幅な短縮に成功

業種:農林・水産

規模:501人~1,000人

導入サービス:Surface 3

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信用事業(JAバンク)、共済事業(JA共済)、営農・経済事業などを手掛ける唐津農業協同組合(以下、JAからつ)は、年に数回実施する各事業所・支所への監査業務に「Surface 3」を活用しています。それにともない、これまで紙で行っていた監査報告書の確認および修正業務を、OneDriveを利用してファイル共有する方法に切り替えたことで、報告書作成にかかる時間が以前の3分の1に短縮できました。

課題と導入の効果

  1. 課題.1

    監査報告書の作成は、監事と監査室職員の間で紙の資料でやりとりしていたため、修正のたびに受け渡しが発生し手間と時間が掛かっていました。

  2. 効果

    監事と監査室職員に「Surface 3」を配布。監事が作成した報告書は、OneDriveを活用して離れた場所にいる監査室職員へ提出可能になり業務負担が大幅に軽減されました。

  1. 課題.2

    監査は、重くて分厚い定款・規定類などを参照しながら実施しますが、持ち運びの手間や監査時の参照に時間がかかっていました。

  2. 効果

    定款・規定類をPDF化して「Surface 3」に保管し参照可能にしたことにより、重い資料を持ち運ぶことがなくなりました。PDFの資料内を文字検索することも可能になったため資料の参照時間も短縮されました。

導入後の構成概要

JAからつでは、年に数回実施される監査業務に「Surface 3」を導入し、さまざまな場面で役立てています。監査は、監事と本所の担当職員が同行して実施します。監事は主に業務執行状況の確認や事務処理の不備などがないかの監査を行い、監査現場で記録した調査内容を「Surface 3」を活用し報告書にまとめます。OfficeツールのMicrosoft Wordなどを使い、完成した報告書はマイクロソフト社が提供する無料のオンラインストレージサービス「OneDrive」を使って本所の監査室職員へ提出します。これまでの監査業務は、すべて紙で行われてきたため、監事が手書きした報告書を監査室職員が受け取りPCで書き起こし、印刷した資料を監事が再度確認して修正内容を校正、さらにPCで修正という流れを繰り返していたため、何度も校正・修正が発生し受け渡しにも時間がかかっていました。

また、監事に同行する本所の監査職員が、事務所や支所の現場運用について事務手続きの不備や間違いを調査する際に、Microsoft Excelで制作したチェックシートを持参し、「Surface 3」を活用してその場でチェックをしながら監査が可能になったことで、本所に戻ってからの報告書作成作業が容易になり、業務効率が向上しました。

お客さまの声

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唐津農業行動組合監査室室長 石井英市氏

「監査は細かい手順が記載された定款を参照しながら進めますが、膨大な情報量がある定款・規定類は分厚い冊子のため持ち運ぶのに苦労していました。その定款をすべてPDF化してSurface 3に保存したので、手軽に持ち運びが可能になりました。さらに、該当する案件を調べたいときも、PDF資料なら文字検索で瞬時に見つけ出すことができ、膨大なページの中から探す手間がなくなり利便性・業務スピードが向上しました」

唐津農業協同組合総務部コンプライアンス対策課所長 田中仁浩氏

「以前は別のWindowsタブレットを導入してOneDriveを試していたのですが、機器本体や通信系のトラブルが多かったのであまり活用が進みませんでした。今回「Surface 3」に切り替えたことでOfficeツールがノートPCの使用感とほとんど変わらず使えるため活用が進んでいます。以前は、監事への連絡事項は電話などでやり取りしていましたが、今はグループウェアで情報共有しています。既読・未読状態も確認できるので未読の方にのみ連絡するなど、コミュニケーションツールとしても役立っています」

導入企業情報

唐津農業協同組合

組合名:唐津農業協同組合
本所:〒849-5131 唐津市浜玉町浜崎598-1
設立:2006年4月
URL:http://www.ja-karatsu.or.jp/business/index.html
役職員数:役員34人、職員585人(平成27年3月末現在)

  • 記載内容は2016年2月現在のものです。

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