株式会社カオルコーポレーション 様

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課題と導入の効果

1. 課題.1

   クライアントから得た情報の伝達や社内共有に携帯電話を利用していたが、その利用頻度が高く、コストを削減する手法を探していた。

2. 効果

   ソフトバンクモバイルの携帯電話を導入したことで、通話にかかる費用が削減でき、より迅速かつ大量の情報伝達が可能になった。

1. 課題.2

   外出先でスケジュールや制作物の確認が必要な場面があったが、従来の携帯電話では不便なことも多かった。

2. 効果

   スマートフォンを利用することで、グループウェア上の情報閲覧、特に制作物などの確認がどこでも行えるようになり、業務効率向上に貢献した。

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導入の背景

タイムリーな情報伝達とコスト削減、その両立を目指す

株式会社カオルコーポレーションさまは、広告のデザインやプロモーションを中心に、Webサイトの企画・構築・運営、紙媒体広告の企画・デザイン・クリエイティブ制作などを手がける総合広告デザインプロダクションです。特に住宅・不動産関連の広告デザインを数多く手がけており、著名な住宅提供企業や不動産会社のプロモーション実績をお持ちです。

最近では、インターネットを利用して住宅を探したり購入したりする手法も一般的になり、またネット世代も住宅を購入する年齢層に差し掛かりつつあるなど、Web広告の効果が特に高くなっているそうです。

こうした広告を制作しているカオルコーポレーションさまでは「クライアントとの徹底したパートナー主義」を理念に掲げ、『プロモーション＝見る側に伝わること』の効果を最大化する工夫を施した活動を行っているそうです。その1つが、携帯電話を利用した社内の情報伝達です。

広告企画・制作などの業務は、クライアント企業からの案件依頼から始まります。クライアント企業から営業担当者、そして社内の制作チームへと情報を伝達していく。いわばクライアントの想いをどれだけ素早く正確にバトンタッチしていくかが、デザインプロダクションとしての実力の見せ所になってきます。

案件をスタートさせるにあたり、社内のミーティング前にどれだけより多くの情報を共有化できているか。これによってその案件のプロジェクトがうまく進むかが決まるといっても過言ではありません。全員が同じ絵を頭に描けるか。これが時間の無駄を省き、業務効率のアップにもつながることになります。

このためカオルコーポレーションさまでは、営業がお客さまから得た情報を制作チームに伝えたり共有するための手段としての携帯電話が、とても重要な役割を担っています。情報を得た営業はすぐに社内の制作チームに電話をして、概要はもちろん時には詳細な事柄までをあらかじめ伝えてしまい、初回のミーティングにはプロトタイプが出来上がっていることもあるそうです。

この手法をとることで、当然携帯電話による社内コミュニケーションの回数や時間は多くなります。そうなるとそこにかかるコストをどのように処理していくべきかが１つの経営課題となっていました。また、情報共有をより効率的に進めていくための手法についても同時に模索していました。

導入の内容

通話料金のメリットのほか、最新のIT技術にも対応できる コミュニケーション環境づくり

作業のスピードアップと効率化を目指した、携帯電話による社内情報共有ですが、そのコストをどのように削減していくかの検討が始まりました。けれども、「単に携帯電話の通話料が無料になるということだけでは選択できませんでした」とカオルコーポレーション 代表取締役の香取敏之さまは振り返ります。

検討当時、すでにグループウェアなどの利用を進めていたカオルコーポレーションさまでは、ITによるさらに先進的なオフィス環境の構築も視野に入れていたそうです。具体的には、情報共有の基盤上で、デザインのイメージデータなどをいつでもどこでも確認できる仕組みでした。「『メールにPDFを添付して各メンバーに送信』といった運用では、ノートPCが必要になってしまいます」と語るのは、情報管理室 室長の戈丸大介さまです。「これでは使い勝手、コストの両面からも現実的ではありませんでした」（戈丸さま）

こうした社内の要請に加え、最近ではクライアントにもこのようなIT技術の説明をする必要に迫られることが多くなりました。「広告会社の人間が最新技術を知らない、トレンドを把握できていない、そんなことでは存在価値がありません」（香取さま）

「触れないと覚えない」、「使っていないと顧客に説明できない」ということを認識し、社員が自発的に利用できるような仕組みを探していたところ、スマートフォンとクラウドサービスを利用した情報共有の手法に出会いました。

「タイムリーな情報共有を可能にし、コスト面は抑えられる。かつ世の中の進化に合わせたサービスを利用できる。これらを可能にできたのはソフトバンクさんだけでした」（香取さま）

営業のほか制作スタッフの分もスマートフォンを導入したことで、よりスピーディな情報共有が可能となりました。営業スタッフは本来の業務である営業活動に注力することができるようになったので、いろいろな面で効果が出てきたと感じると戈丸さま。手っ取り早さ、即時性、口頭でのニュアンス伝達といった電話の特性を生かしつつ、コストの低減と情報共有を実現したソフトバンクのスマートフォンやタブレット型携帯端末。今ではメンバー間のスケジュール確認なども含めて、プロジェクトには欠かせないツールとなっているそうです。

今後の展開

スマートフォンやクラウドサービスを武器に商機創出

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  記載内容は2011年6月現在のものです。

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