株式会社毎日新聞デジタル 様

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課題と効果

1. 課題.1

   速報性の高いニュースはスピードが重要です。取材先にいる記者からの原稿を、より素早くデスクが確認し、サイトにアップできないかと考えていました。

2. 効果

   「 Google Apps for Work™」の「Google ドキュメント」とチャットを活用し、記者とデスクが原稿をクラウド上で即座に共有。編集の作業効率が上がり、記事掲載までのスピードアップを実現しました。

1. 課題.2

   各サイトの更新状況は、Excelで作成した管理表をファイルサーバで共有していました。しかし、ファイルの更新版が複数存在するなど、運用に問題がありました。

2. 効果

   管理表を「Google ドキュメント」で共有。常に最新ファイルがクラウド上にあるためバージョン管理を確実に行えます。また「Google カレンダー」を利用することで、取材日程管理の仕組みが強化されました。

1. 課題.3

   専任のIT担当者がいない状況で、複雑なシステムを導入することはできませんでした。

2. 効果

   「 Google Apps for Work™ 」なら、メンテナンスフリーかつ低コストで利用できるため、グループ会社のシステムに縛られることなく、自社の用途にあわせて使いこなせます。

背景

タイムリーな情報伝達・共有が困難

アニメやゲーム、映画などのエンターテインメント情報を紹介する「MANTAN WEB」、ビジネス情報サイト「BizBuz（ビズバズ）」、毎日新聞社のニュースサイト「毎日jp」など、さまざまなWEBサイトのコンテンツ制作、運営を担う毎日新聞デジタル。同社の業務では、コミュニケーションツールが非常に重要な役割を担っています。
「ニュース記事は、記者が取材先や移動中に原稿を執筆し、メール添付で送信。デスクが即座にチェックしたうえで、各サイトにアップしています。また、各サイトの更新状況は、Excelで作成した管理表をファイルサーバで共有するなど、コミュニケーションや情報共有のための仕組みは当社の業務に欠かせません」と同社の猪狩 淳一氏は話します。
しかし、メールやファイルサーバを中心とする環境では、タイムリーに情報を伝えられない、社外での利用に制限がある、大容量のファイルを扱いづらいなど、さまざまな制限がありました。「そのため、より便利な方法がないか、常に模索していました」と猪狩氏は言います。

選択のポイント

「 Google Apps for Work™ 」で、新しい業務プロセスを構築

そこで同社が目を付けたのが「 Google Apps for Work™」です。
「クラウドサービスなので、インターネットに接続できれば、いつでも、どこでも利用できます。私の場合、1日に数百通のメールが届きますが、これらもスマートデバイスを使って、自在に閲覧できるようになります」と猪狩氏。また、「Gmail 」だけでなく、クラウド上でのドキュメント作成、編集、共有が可能な「Google ドキュメント」、スケジュールを共有できる「Google カレンダー」などを業務にあわせて応用することで、新しい業務プロセスを構築できると考えたのです。
例えば、従来、外出中の記者はメールで原稿を送付していましたが、「Google ドキュメント」を使って、クラウド上で記者とデスクが原稿を共有。不明点があれば、記者が電話できない状況でも「Gmail 」からチャットを起動して、デスクが記者に問い合わせながらスピーディーに修正、編集作業が行えます。
「Google Apps for Work™」の導入にあたっては、「ソフトバンクテレコムとのこれまでの取引の中で感じていた安心感に加え、各種クラウドサービスや、スマートフォン、スマートパッドを一括して提供しており、今後のITの強化・拡充にも柔軟に協力してもらえるとの判断から、同社に依頼しました」と猪狩氏は話します。

活用効果

各機能を活用して業務プロセスを改善

同社では、「 Google Apps for Work™ 」を全社員に導入。各機能を活用して、業務プロセスを改善し、大きな成果を上げています。
例えば、「Google ドキュメント」を活用した記者とデスク間の原稿のやりとりでは、メーリングリスト機能を備えた「Google グループ」も併用。記者が原稿をアップすると、デスクのスマートフォンにメール通知するようにして、見落としのミスを防止しています。さらに、「Google ドキュメント」は原稿の修正履歴を残しながらドキュメントを共有できるため、新人記者の教育にも役立っているといいます。
また、ファイルサーバを用いていた各サイトの更新状況の管理にも「Google ドキュメント」を活用。いつ、だれが、どの原稿を作成し、サイトにアップされたかをスプレッドシートで管理しています。「以前は、ファイルの更新版が複数存在するなどの問題がありましたが、現在はそうした心配もありません」（猪狩氏）。
加えて、勤怠管理にも「Google ドキュメント」を活用。「勤怠の記録からデータ収集・管理まで、すべてをドキュメント上で実施。非常勤アルバイトの勤怠などを外から記録することができ、大変便利です」（猪狩氏）
このほか、記者たちに対する取材先の割り振りには、「Google カレンダー」を利用して効率化。具体的には、イベント情報などをデスクが「Google カレンダー」に登録。そのうえで、記者たちに、そのイベントへの対応を促すための「招待メール」を送り、取材先を指示しているのです。
このように「 Google Apps for Work™ 」は同社の業務プロセスを、より効率的なものへと革新しました。「これまで使っていた毎日グループ共有のシステムに依存することなく、自社の業務に最適な仕組みを構築できました。しかも、専任の技術者を置く必要がなく、メンテナンスフリーで利用できる点も大きな魅力です」と猪狩氏は話します。

導入したサービス

Google のクラウド型アプリケーション「 Google Apps for Work™ 」。迷惑メール防止フィルタなど高度なメールセキュリティを施したビジネス向け「Gmail 」、スケジュール管理、ドキュメント共有機能などが利用できます。また、ソフトバンクグループの総合力を活かし、ネットワーク、モバイル端末、データセンターを組み合わせたサービスをワンストップで提供できるのも強み。導入・移行・運用支援などもトータルにサポートします。

今後の展開

スマートデバイスでビジネスプロセス変革をさらに加速

「 Google Apps for Work™ 」の利便性やポテンシャルを高く評価している猪狩氏は、取引先や協力会社にも利用を勧めています。さらに利用が拡大すれば、複数の企業が参画するような共同プロジェクトでの情報共有、運営に役立つと見て、すでに複数の企業が導入しています。
また、同社はソフトバンクテレコムからタブレット端末を導入し、より利便性の高い環境を構築することを検討しています。「スマートフォンやタブレット端末などのスマートデバイスは、『 Google Apps for Work™ 』ととても相性がいい。より利便性の高い環境を構築するため、ソフトバンクテレコムのノウハウを活かした提案にも大いに期待しています」と猪狩氏。豊富なアイデアで「 Google Apps for Work™ 」をビジネスに利用している同社の新たな活用法が注目されます。

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  記載内容は2011年10月現在のものです。

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