福島県浪江町役場 様

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課題と効果

1. 課題.1

   被災により2拠点に分かれて業務を行う浪江町役場は、往復4時間の移動時間を要する両拠点間での会議方法を検討していました。

2. 効果

   「Google+ ハングアウト」導入により、ビデオ通話での会議が可能になり、拠点間の移動が不要になりました。

1. 課題.2

   ビデオ会議システムの導入を検討していましたが、導入費用が高価なため導入に躊躇していました。

2. 効果

   「Google+ ハングアウト」は、短期間でアカウントの発行が可能なうえ、既存のパソコンとネットワークですぐに利用可能なので気軽に導入を試みることができました。

背景

東日本大震災による被災により全町避難、分裂した町役場の業務効率化を検討

2011年3月11日、東日本大震災による津波と福島第一原子力発電所事故の影響を受け、全町避難を余儀なくされた福島県浪江町。「町民21,434名（震災時）は、今も県内外でばらばらに暮らしています」と語るのは、副町長の渡邉氏。避難の間、浪江町役場は同県内二本松市に事務所を設置し、避難している町民への行政事務対応を進めてきました。「しかし、2013年4月に立ち入り禁止区域の見直しが行われ、2年ぶりに浪江町内での業務再開が許可されました」（渡邉氏）。

業務再開を許可されたものの、行方不明者の捜索やがれきの撤去、汚染土壌の洗浄処理など復興業務が山積みです。早速、浪江町内の浪江町役場本庁舎を再建し、復興事業にあたる部署を移転することにしました。一方、町民向けの行政サービスは引き続き浪江町役場二本松事務所で行います。その際問題となったのが両拠点の距離でした。「庁議や災害対策本部会議といった役場の重要な会議は管理職全員が集まって開催するため、定期的に本庁舎と二本松事務所を行き来する必要がありました」（渡邉氏）。高汚染地域を迂回するため往復に約4時間、会議に出席するだけで1日が終わってしまいます。「管理職が総出で現場を空ける状況が定期的に発生するのは業務上マイナスですし、往復に係る負担や冬場の事故など労務管理上も問題です。復興業務を全力で行わなくてはならない中で、業務効率が悪くなる事態は何とかしなければと考えました」（渡邉氏）。

選択のポイント

導入時のフットワークのよさと、安心のサポートが決め手

そこで浪江町が着目したのがビデオ会議システムです。無線技士の経験持つ渡邉氏は、離れた場所でのコミュニケーションに通信が有効だと認識があり、これを使えば双方の拠点を行き来することなく会議を行うことができ、業務効率化と職員の安全確保が実現できると考えました。

同時期に、Google が主催する「東日本復興支援プログラムInnovation Tohoku」を紹介され、「Google+ ハングアウト」の存在を知り、復興地域に1年間無料で「 Google Apps for Work™ 」のアカウントを貸し出すというこのプログラムを利用して導入を決意しました。

「『 Google Apps for Work™ 』のアカウントがあれば無料で利用できる『Google+ ハングアウト』は、ほかのサービスと比べて低価格なのにサポートもきちんとある点が安心できると判断しました」と情報システム担当の山田氏は評価します。

協賛リセラーには、ほかの復興支援プロジェクトで交流があり、身近で相談しやすかったソフトバンクテレコムを選定しました。「ソフトバンクテレコムは、設定方法やセキュリティ面、今後の活用方法についての提案など、さまざまな面でサポートがあり、技術的な面でも安心して相談できます。先日も会議直前に『Google+ ハングアウト』がつながらず、サポートセンターに連絡したところ、即座に対応策を教えてくれたので無事に会議が行えました」と山田氏は満足感を示します。

活用効果

2拠点間に「Google+ ハングアウト」導入で臨場感ある会議が実現

現在浪江町では、「 Google Apps for Work™ 」を3アカウント利用し、浪江町役場本庁舎・二本松事務所で活用しています。

「双方を移動する無駄な時間が不要になり、職員は各自の仕事に集中して取り組むことができています。また、浪江町本庁舎は今も地震や津波がある、最前線の現場です。その現場で起こっていることを、離れた二本松事務所へきちんと伝えられるのかという懸念もありましたが、『Google+ ハングアウト』のおかげで離れていても現場のリアリティを伝え、きちんと意思疎通しています。導入してよかったと、大変満足しています」と渡邉氏は語ります。

町議会や本部会議の招集・開催を担当する吉田氏も、「最初は、離れた場所で本当にまともな会議ができるか心配でしたが、2回3回と実際に会議を重ねることにより、きちんと議論ができることを実感し、便利に活用しています」と「Google+ ハングアウト」の使用感を語ります。

導入時のフットワークの軽さも大きな利点だと山田氏は言います。通常、専用の機材を購入するには予算確保から入札による業者選定、システム構築など最短で3～6ヵ月かかるのですが、今回は渡邉氏の指示からわずか3週間で導入できました。「『Google+ ハングアウト』は、既存のパソコンとネットワークさえあれば、専用の機材は不要です。拠点を増やそうという場合にも、追加で機材を準備する必要もなく、IDを発行してもらえば1週間程度ですぐに使えるようになるので重宝しています」（山田氏）。

今後の展開

IT技術を利用して町民への情報発信力を高める

「Google マップ」のストリートビュー、フォトビジョン、Webページ、メールマガジンを利用して町民への情報提供を続けている浪江町。「避難している町民に対し、今後も可能な限りの方法で情報提供を行っていきたい」と渡邉氏は言います。「今回の震災でも、携帯電話、メールなどで被災後すぐに連絡が取れ、情報共有が可能でした。10年前ならお互いの安否確認に数ヵ月かかったかもしれない」（山田氏）。今後も災害対応にIT技術を積極的に取り入れ、離れた町民どうしの情報共有に役立てていきたいと山田氏は語ります。2014年で3回目となる慰霊祭・追悼式は、浪江町で行います。震災以来立ち入り禁止だった地元での初開催は、多くの町民の参加が予想されます。そこで、会場に入りきらない町民のためにサテライト会場を設け、「Google+ ハングアウト」で中継する構想を進めています。

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  掲載内容は、2014年1月現在のものです。

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