株式会社酉島製作所様

業種：製造

規模：1,001人～5,000人

導入サービス：G Suite

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産業用ポンプのリーディング・カンパニーとして、グローバルなビジネス展開をする株式会社酉島製作所（以下、酉島製作所）は、海外拠点から既存グループウェアへのアクセスが遅く業務負荷が高まっていたことから「G Suite Business」を導入しました。「G Suite」は世界中にデータセンターを置くことから、海外拠点のアクセスがスムーズで国内外問わず快適に活用できるようになりました。また、社員が使用していた既存グループウェアの文書管理システムを再現するために、Googleドライブと連携したアプリケーションを「Google Cloud Platform」（以下、GCP）上に構築しました。開発ベンダである株式会社ピーエスシー（以下、PSC）が構築を担当し、従来のグループウェアにあった「排他制限機能」や「版管理機能」を実装した文書管理システムを完成させました。

課題と導入の効果

課題.1

既存グループウェアは海外拠点からのアクセスが遅く、利用者に負荷がかかっていました。
効果

世界中にデータセンターを設置する「G Suite」は海外拠点からのアクセスが速く、ストレスのない環境を構築できました。

課題.2

既存グループウェアで活用していた文書管理の機能を再現したいと考えていました。
効果

「GCP」上に、Google ドライブと連携した文書管理アプリケーションを構築することで、既存グループウェアの機能を踏襲できました。

G Suite概要

発電や海水淡水化、化学、上・下水道など、日本国内のみならず世界各国にさまざまなプラントのコアとなるハイテクポンプを提供する酉島製作所では、昨今海外進出に注力し、グローバル展開を加速させています。海外拠点に駐在する社員が増える中で、オンプレミスで運用している既存グループウェアは、海外拠点からアクセスすると動作が遅く、業務に支障をきたすという課題がありました。また更新のタイミングを迎えていたこともあり、新たなグループウェアの導入を検討していました。複数のサービスを検討する中で、クラウドサービスである点、データセンターが世界中に置かれていることから海外からのレスポンスが速い点を評価し「G Suite Business」を選択しました。
導入時に課題となったのは、 Google の「共有」という概念でした。同社で使用していた既存グループウェアは共同編集を不可にする「排他制限機能」や、ファイルのバージョン管理を行う「版管理機能」など、Google ドライブにはない機能がありました。この2つの機能を引き継ぎたいと考え、既存の文書管理機能を踏襲したアプリケーションを「GCP」に構築することにしました。
新たな文書管理アプリケーションの構築は、「GCP」の設計・構築に実績のある PSC に依頼しました。同システムは Google ドライブと連携しており、ユーザが文書管理システムにファイルを格納すると自動でGoogle ドライブに保存されます。格納されたファイルはダウンロードすることで編集可能になりますが、ダウンロード中のファイルには排他制限がかかるためダウンロードおよび編集不可になります。
またファイルのアップロード、ダウンロードの履歴はシステム上で管理されているため、いつでも過去のバージョンへ遡れます。
メール機能や開発した文書管理アプリケーションは Google サイトで作成した社員用ポータルサイトに設置しています。可能な限り既存の環境を再現したので利用者にとっても活用しやすく、トラブルなく利用できています。

お客さまの声

株式会社酉島製作所情報システム室長伊藤順氏

2005年から酉島グローバルチーム、通称TGTという名称でプロジェクトを立ち上げ、海外事業の拡大に注力しています。国内外で事業所を構えているため、生産状況や在庫状況の確認で頻繁に海外拠点とのやり取りが発生します。こうした情報をタイムラグなくやり取りできるコミュニケーション基盤を求めていた中で、「G Suite Business」の提案を受けました。経営層が日々全拠点の売り上げや在庫状況等を確認するのですが、その情報基盤が整備出来ました。今後も国内外で積極的に活用し、社員間の情報共有の活発化、また業務効率化を目指します。

株式会社酉島製作所情報システム室企画・開発課長冨田宏仁氏

導入は以前から検討していたのですが、Googleドライブが既存の文書管理システムに比べ排他制御やスプレッドシートの仕様が大きく異なっていたので躊躇していました。しかし、海外拠点から利用することを考えるとやはり導入が最適と考え既存システムを「GCP」へ構築する計画でシステム開発に踏み切りました。既存環境の使用感に強く拘った理由は、以前受発注を担う業務システムを刷新した際、大幅にユーザーインターフェースが変わり、現場を混乱させてしまった経験があったからです。そうした経験から、インターフェースや使用感を変えないよう開発を進めました。その結果、現場の混乱を招かずに済み「既存環境から大幅な変更がないので使いやすい」と好評を得られました。
オンプレミスからクラウド化するにあたっては、セキュリティの面で不安もありましたが、認証サービスを導入しセキュリティを高めています。その他、「Google Vault」を活用しメールやチャットのアーカイブを保存しています。そうすることで、万一の事態やコンプライアンス監査の際も、いつでもデータを提供できる体制が整えられました。

株式会社酉島製作所情報システム室運用・管理課落合裕二氏

私は IT インフラの運用を担当しています。「G Suite Business」の導入によって生まれたメリットとしては、容量が無制限になったことです。従来は容量を超えてしまいメールの送受信ができなくなるという問い合わせが発生したり、バックアップを取る必要があったりと、利用者、管理者ともに作業工数が増えていました。現在はそうした手間から解放され、業務効率が向上しています。