株式会社ゼロイン 様

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株式会社ゼロイン 様

社内外向け企業イベントの企画運営から、創造的なオフィス空間プロデュースまで。株式会社ゼロイン(以下、ゼロイン)は国内の大手企業を数々顧客に持ち、総務業務に特化したコンサルティング会社として幅広いサービスを提供しています。そんな同社では、旧来の社内情報共有基盤だったグループウェアを刷新し、「Google Apps for Work™」と「PrimeDrive」を導入しました。場所を問わない情報共有と、顧客とのセキュアなデータ受け渡しの環境を構築しています。

  • 2016年9月29日付でGoogle社によるブランド変更が実施されました。一部旧名称が記載されており、新名称へお読み替えくださいますようお願い申し上げます。

業種:サービス

規模:100人以下

導入サービス:Google Apps for Work™・PrimeDrive

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課題と効果

  1. 課題.1

    外出先からメールやスケジュールの確認ができず、顧客対応に遅れが生じていました。

  2. 効果

    社外からも簡単に利用できる「Google Apps for Work™」のおかげで、いつでもどこでも迅速なコミュニケーションが可能になりました。

  1. 課題.2

    動画など大きなサイズのデータのやり取りに際し、メールの添付制限やディスク容量不足などで支障を来していました。

  2. 効果

    「PrimeDrive」の導入で、動画や図面データなどを手軽に、かつセキュアにやり取りできるようになりました。

  1. 課題.3

    オンプレミスのサーバ運用は大きな負担で、メンテナンスが休日に及ぶこともありました。

  2. 効果

    クラウドサービスの利用により、メンテナンス&トラブル対応が激減しました。

背景

長期利用により管理負荷の高まりと、利用者離れの起きていたグループウェア

オフィスの開設・移転や総務系業務のアウトソーシング、各種イベント開催、映像製作と幅広いサービスで顧客のビジネスをサポートするゼロイン。顧客先に常駐してのサービス提供や、顧客ごとの異なる要望に隅々まで対応しながら業務を遂行しており、その情報共有や連絡手段として社内グループウェアを活用していました。

専用サーバを立ててグループウェアを利用していましたが、利用開始から4~5年ほど経過しており、その間に膨大な映像データやオフィス系業務の図面データが蓄積され、サーバ上のディスク容量が限界に達していました。またメールボックスの容量もすぐにいっぱいになってしまい、その場合は送受信が不可能になるため、担当者が毎日監視していましたが、それでもすぐに容量オーバーになる利用者がいて、絶えず削除依頼が来る状況でした。

外出の多い営業担当者は、社外での利用に支障を来していました。モバイルパソコンを使って社内ネットワークに接続していましたが、速度の問題から実用的ではなく、もっぱらスケジュールは各個人の手帳で管理、という状態でした。外出先ではメールも確認することができず、顧客への対応が遅くなるといったこともしばしばあり、何か打開策はないかと探っていました。

選択のポイント

保守性、機能、コストを慎重に検討し、バランスの取れた「Google Apps for Work™」を採用

こうした状況を打開すべく、同社の中島 浩太氏は、代替となるシステムの構築を検討していました。「ほかのグループウェアを探したところ、どれもサーバの設置が必要だったため、それまでの運用状況が劇的に改善される期待が持てませんでした。このまま我慢しながら使い続けるという選択肢も出始めていました」と語ります。

そこに浮上したのが「クラウドサービス」という選択肢でした。「クラウドならサーバ設置などの費用も掛からず、運用の負担も少なくなると予想し、保守とハードウェア切り替えまで含めたコスト比較を行いました。リプレイス費用や必要な手間、それにメール容量の増加など現状より機能が向上する点などを考慮するうちに、『Google Apps for Work™』が選択肢としてあがりました」とその過程を話します。

そこでソフトバンクテレコムが開催する「Google Apps for Work™」活用セミナーに出向き、機能や使い勝手などの具体的な検討が始まりました。「検討しているさなかにもGoogle は次々と機能追加を行っていきました。これは将来的にも安定したサポートが続くという安心感にもつながり、最終的に必要な機能が盛り込まれていると判断し、導入を決定しました」と中島氏は語ります。

活用効果

即時性のあるやり取りと、セキュアなストレージシステムで顧客満足度が向上

2012年3月より5ライセンスほどの試験導入を経て、全社員97人(アルバイト含む)にIDを付与しての運用が始まりました。社内外の情報流通の共通プラットフォームとして、Gmail とGoogle カレンダー、それに社内文書の共有場所としてGoogle サイトの利用が日常的に行われています。 「外出先でも利用できるのが以前との大きな違いです。特にスマートフォンとの併用がとても便利で、スケジュールが簡単に確認できたり、メールへの返信も円滑にできるのがメリットです。また、お客様先に常駐している総務のアウトソーシング部隊との連絡が密に取れるようになりました。以前は電話連絡が主流でしたが、忙しいときなどに手を止めずに済むメールは重宝しています」と中島氏は言います。

Gmail から起動できるチャットを活用しているのもポイントです。顧客先でネットワーク障害などが起きたとき、いち早く原因を切り分けるため関係部署とチャットで情報収集を行い、事態の収拾に努めています。「ネットワークに依存しているビジネスのお客様もいらっしゃいますので、迅速な対応は必須です。その点で、いろいろな手段で情報を共有できる『Google Apps for Work™』は最適です」(中島氏)。

現場からもいろいろな声が聞こえています。パソコンからWebブラウザで利用する場合は、ファイルをドラッグするだけで、スピーディに添付ファイル付きのメールが送信できたり、名簿を都度開いて入力していた宛先も、いくつか文字を入力するだけで候補が自動的に補完される点などが評価されています。また自動的に下書きメールが保存される点など、全ての作業時間が短縮され、業務の効率化に役立っているということです。

中島氏はシステム担当者として、毎週チェックしていたサーバ容量を気にしなくても済むようになり負荷が軽減したと言います。「前システムの一人当たりのサーバ容量は1GBでしたが、今ではおよそ25倍の容量となりました。運用も含めメールのトラブルはほぼ皆無です。以前は週に一度は対処依頼があり、1週間分のメールを消去するだけでも1時間ほどの時間がかかりました。週末に容量をチェックして帰るのですが、状況によっては容量に達してしまい送受信ができないといった状態になり、休日に出社して作業していましたが、そういったこともなくなりました」と語ります。

また、同社は顧客と図面データや映像データのやり取りをする場面も多くあり、その安全性と利便性を高めるために、セキュアなオンラインストレージサービスの「PrimeDrive」を導入しました。「200~300MBの映像を受け渡しするために、無料のオンラインストレージサービスを利用したり、データを保存したCD-Rをバイク便で送ったりしていました。セキュリティ上の問題もあり、より安全で確実にファイルを送受信できる手段として『PrimeDrive』を採用しました。お客様の中にはセキュリティポリシーとしてメールへのファイル添付を禁止しているところもあり、ダウンロード時にファイルをZip(圧縮)化してパスワードを設定できる『PrimeDrive』を活用しています。このように『PrimeDrive』は当社の業務にマッチしており、使い勝手の良さと、お客様のデータに対するセキュリティを考慮すればリーズナブルだと思います」と中島氏は語ります。

図解:導入の概要と効果

今後の展開

安否確認など企業の基幹システムとしての標準的活用を目指す

今後の展望としては、まず運用面で会社から正式に貸与したデバイスでセキュリティを担保しながら各個人の活用を広げていければと考えているそうです。「現在は外出時など、個人所有のスマートフォンから参照していますが、運用ルールを決めた後、最終的には管理されたデバイスで利用することになると思います」と中島氏は計画を話します。

また中島氏は活用の方向性として次のようなことも計画していると言います。「先の震災時には、各キャリアによる通信制限がありました。当社でも携帯電話を使った安否確認のシステムを利用していましたが、つながらずに苦心した経験がありました。一方、「Twitter」などネットワークを使った通信手段は震災当時も機能していたので、『Google Apps for Work™』を用いた安否確認システムなども予定しています」(中島氏)。 さまざまな活用の始まった「Google Apps for Work™」。ゼロインの新たなビジネス基盤として、その成長をサポートしていくでしょう。

導入企業情報

株式会社ゼロイン

会社名:株式会社ゼロイン
本社:東京都中央区銀座7-4-12 ぎょうせいビル4階
設立:1998年2月
資本金:2140万円
従業員数:97名(2012年4月現在) ※非正規社員含む
事業概要:組織の生産性を最大に近づける施策を提供するコミュニケーションサービス事業と、オフィスデザインとファシリティマネジメントによる働きやすい職場環境の提供ならびに総務業務効率化の提案と総務業務のアウトソーシングを行うオフィスサービス事業。
URL:http://www.zeroin.co.jp/

  • 記載内容は、2013年2月現在のものです。
  • サービス名称は一般的に各社の商標または登録商標です。
  • Google Apps は Google Inc. の登録商標または商標です。

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