通話・転送機能の見直しから考える、中小企業の通信費削減

通話・転送機能の見直しから考える、中小企業の通信費削減 (2021年7月26日掲載)

現在、1人1台の携帯電話は当たり前になりました。しかし、企業の固定電話を完全になくしたという話はあまり聞きません。 企業の多くは社外向けWebページやコーポレートサイトだけでなく、名刺にも固定電話の代表番号を載せており、固定電話は「会社の番号」として信頼性を担保する役割を今でも果たしているといえるでしょう。

一方、テレワークが普及しつつある現在、従来通りに固定電話を使い続けていると通信費が高騰してしまう可能性があります。 本稿では、現状のまま固定電話の利用を続けた場合に発生するコストを洗い出すことで、これからのニューノーマル社会で中小企業が通信費を削減するための方法を考えます。

従来通りの電話環境を続けた場合に発生するコスト

1.転送サービス費用

1点目は、電話の転送サービス費です。一般的に、固定電話で転送を行う場合には、ソフトバンクの「おとくライン 多機能転送サービス」などを利用することが多いかと思います。転送サービスには、当然ですが月額費用と転送費用が発生します。

<サービス例>

ソフトバンク「おとくライン 多機能転送サービス」:月額800円/1番号

他社サービスを利用した場合でも、同様に料金が発生します。 そこまで高額ではない利用料ですが、毎月固定で決まった料金が発生するため、回線数が多かったり利用が長期にわたる場合にはそれなりの金額になってしまいます。 テレワークのためオフィス外へ電話転送する回線数が増えた場合、電話の転送費用が予想よりも高額となり頭を抱えている企業は、実は多いのではないでしょうか。

2.転送元の電話に発生する通話料

2点目は転送通話料です。通常電話の通話料は発信者にかかりますが、転送の場合には転送通話料が発生します。通話の転送中は転送元から転送先の間で転送通話料がかかるのです。

f:id:SB_kaori_matsushima:20210721232251j:plain

つまり電話を転送すると、受電した電話の場合でも通話料金が発生してしまうということです。テレワークなどでオフィス外で電話をとる機会が増えた現在では、気づいた時には非常に高額な通話料金が請求されてしまう、という可能性があります。

一方で、固定電話機から例えばクラウド型電話システムに変更した場合、この転送通話料はどうなるでしょうか。

クラウド型電話システムの場合は通話転送をしているわけではないため、転送元から転送先への通話料が発生しません。

クラウド型電話システムなら、転送機能を使わなくても会社電話番号への着信をオフィス外で受けられます

さらに、クラウド型電話システムの場合、内線どうしは通話料が無料です。内線の通話料は国内だけでなく海外でも無料なので、海外出張が多い企業などは通話料の大幅ダウンが期待できるでしょう。

<転送通話料>

固定電話機の転送機能を利用した場合:転送元から転送先への通話料が発生
クラウド型電話システムの場合:通話転送でないので無料、更に内線間の通話料も無料

新規に回線を設置する場合

これまでとは少し違った状況として、新規に電話回線を設置する場合ではどうでしょうか。

ある企業の事例を紹介したいと思います。

保険外看護サービスを提供している株式会社Super4は、新オフィス設立にあたり新規で固定電話の回線を設置し転送設定を行う想定でした。 ところが、固定電話回線を新規設置する場合、通話転送サービスにかかる費用などで合計約130万円必要という試算がでてしまいました。
そこで株式会社Super4は代替サービスを検討、クラウド型電話システム「Dialpad」の導入にいたりました。コストは、従来通りの固定電話回線を新規設置した場合に比べて、約100万円安かったと言います。
従来型の固定電話にとらわれないことで、通信にかかる費用を大きく削減できた事例といえるでしょう。

通信費削減のために、まずは通話転送の見直しを

ここまで、従来型の固定電話の利用を続けた場合のリスクとして、主に通話転送にかかるコストの面から考えてきました。 通話転送は、オフィスで常に誰かが固定電話対応ができれば必要ないものですが、事業継続性の観点からも、オフィス外でも電話対応できる環境を整えることは、どのような規模の会社でももはや必須です。 塵も積もればである通信費の削減にむけて、まずは通話転送の観点から電話環境を見直してみてはいかがでしょうか。

(文:松島)