業務効率化で働き方改革を実現!10の手法とプロセスを解説

業務効率化で働き方改革を実現!10の手法とプロセスを解説

(2019年1月31日掲載)

近年、働き方改革の重要性が叫ばれると同時に、業務効率化について注目が集まるようになりました。「業務効率化」は少し漠然とした言葉でイメージしづらいかもしれません。しかし、業務効率化は企業にとって、今後の労働人口の減少の対策になるだけではなく、経費の削減や社会的評価の向上にもつながります。そこで今回は、業務効率化が求められている背景をお伝えするとともに、10の具体的な業務効率化手法について紹介します。

業務効率化が求められる背景とは?

業務効率化とは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を改善して、長時間労働や非効率な働き方を改善することです。なぜ、今、業務効率化が求められているのでしょうか?業務効率化の必要性が叫ばれている背景としては以下の2つの要因が挙げられます。
まずは労働人口の減少です。少子高齢化に伴い国内の労働人口が減少しています。内閣府がまとめた経済諮問会議の資料によると、2030年には2016年と比較して284万人の生産人口が減少すると推測されています。
もうひとつは、IT技術の進化と環境の整備でしょう。IT機器、クラウドサービスなどの普及により、場所や環境にとらわれず、柔軟な働き方が可能になりました。従来手動で行っていた業務の一部を自動化し、効率化できる場面が増えています。

業務効率化のメリット

業務効率化はどのような目的をもって実行されるのか、代表的なものは以下の3点でしょう。業務効率化を実現すれば、従業員に時間的・精神的な余裕が生まれるだけではなく、企業もイメージの向上、人材の確保、コスト削減といった効果が期待できます。

  • 従業員のワーク・ライフ・バランスの向上
  • 人件費の削減
  • 人材の確保

具体的な業務効率化を実現する10の方法とは?

では、業務効率化にはどのような方法があるでしょうか。従業員が個々で取り組む作業効率の改善も重要ですが、ここでは組織として実施できる業務の効率化方法を紹介します。

1.無駄な業務や会議の廃止

業務や会議の洗い出しを行い、行わなくても問題ないものを廃止します。会議はメンバーを絞り込んでスリム化したり、「月に一度」の定例会議を「四半期に一度」へまとめたりすることで、スリム化を図る方法もあります。

2.業務のアウトソーシング

単純作業(梱包作業など)やマニュアル化された業務(経理業務、オペレーター業務など)については、アウトソーシングする方法があります。また、クラウドソーシングを利用して、企業ではなく個人に委託する企業も増えています。

3.クラウドツールやPRAの活用

クラウドツールやRPAなどのITの技術を活用して、業務を効率化・自動化することもできるでしょう。ツールは営業・経理・報告・メール送信など目的ごとにさまざまなソフトが開発・リリースされています。また、RPAはロボットによる業務の自動化のシステムで、業務効率化に目覚ましい成果を上げています。

4.テレワークの活用

ITツールや高速インターネット通信が可能なモバイル端末の普及により、従業員が自宅やコワーキングスペース、移動中でも仕事をすることができるようになりました。無駄な移動時間や待ち時間の解消ができます。

5.ペーパーレス化

営業会議の書類、顧客情報書類、発注書、請求書、社内の稟議書、タイムカードなど、業務において紙ベースで作業・管理をされていることは少なくないでしょう。紙媒体での業務は作業に手間がかかることに加え、保管のための作業時間やそのためのスペース確保、必要な書類を探し出す手間など非効率な部分が多いです。デジタル化することでデータを共有することもでき、業務の質を向上させることができます。

6.残業禁止、ノー残業デーの設定

残業禁止をルール化して、規則として長時間労働を防ぐ方法です。ただし、業務の見直しを行わないまま残業禁止のみを設定した場合、仕事の持ち帰りが発生してしまったり業務の質が低下してしまったりすることがあります。同時に生産性をアップするための対策が必要になるでしょう。

7.フォーマットの統一化

複数部署にまたがる経理書類などを使用するとき、部署ごとに異なるフォーマットを用いているケースがあります。社内でフォーマットが統一化されてないと、ミスが起こりやすく、チェックにも時間がかかって非効率です。

8.業務マニュアルの作成・整備

業務マニュアルが作成されていない場合、判断に迷うたびに業務が滞ったり、誤った判断で行動しクレームを招いたりするケースがあります。また、マニュアルが存在する場合でもかなり前に作ったものがそのまま、業務実態に合っていないこともあります。マニュアルを作成・整備すれば研修の手間を軽減でき、異動や一時的なヘルプなど柔軟な人事体制の実現、新人スタッフのスキルアップなどに役立てることができます。

9.業務の重要度によって仕事のやり方を変える

例えば、書類のチェック業務は不可欠なものですが、業務の重要度によってはある程度省略できます。顧客に提出する提案書類や請求書、自社スタッフへの給与明細など間違いがあれば信用を大きく落としてしまう重要度の高い仕事については細心の注意が必要ですが、社内会議の資料であれば、それほどの注意は必要ありません。

10.従業員一人一人の作業スピードのアップ

従業員の作業のスピードアップも重要です。ただし、従業員の能力に依存するということではなく、一人一人が能力を発揮できる環境を整えることに重点を置くことが重要です。効率よく働く社風を築くには人事部がリーダーシップを取って、管理職から業務効率に関する意識を高く持ち、行動することが重要です。

業務効率化を進めるプロセスとは?

業務効率化を実現するためには、どのようなプロセスを踏めばよいでしょうか。最初に行うべきことは、業務の現状を把握することです。ビジネスプロセス図を作成して業務を可視化し、それぞれの現場担当者にヒアリングを行うことで現状の問題点を明らかにしていきます。それから「残業0」「経費計算に関わる人件費20%削減」などの目標設定と、それぞれの課題に対する組織としての改善策を検討しましょう。最終的な目標と同時に、中間地点の目標であるKPIも設定します。対策ごとにメリット・デメリット、実現可能性などを踏まえて検討したら、最後に実際に改善策を導入し、効果を測定します。業務効率が目標に達しない場合は再度見直し、新たな改善案を検討します。PDCAサイクルを回しながら改善を繰り返すことで、業務効率化を実現しましょう。

業務効率化を実現し長時間労働や非効率な働き方を是正しよう

「ムリ・ムダ・ムラ」を改善し、長時間労働や非効率な働き方を是正するのが業務効率化です。業務効率化は限られた人材を活用するためにも、ワーク・ライフ・バランスが重視される現代の社会情勢にマッチし健全な企業であることを内外にアピールするためにも重要なことです。残業の廃止やアウトソーシングの活用といった従来の方法に加え、近年はテレワーク従業員やクラウドツール、RPAの活用により業務効率化を実現する企業が増えています。ご紹介したプロセスを参考に、業務効率化に取り組んでみてはいかがでしょう。

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