リモートワークで柔軟な働き方を実現。導入時に注意することは?

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目次

働き方改革の一環として、リモートワークが注目されています。しかし、リモートワークを導入している国内企業はまだ少ないのが実情です。本記事では、リモートワークによる働き方改革を推進するメリットとデメリットを紹介するとともに、リモートワーク導入にあたり企業が注意すべきポイントを紹介します。

リモートワークとは

リモートワークとは、自宅やレンタルオフィスなど、在籍する会社のオフィス以外の場所で業務をする勤務形態のことをいいます。場所や時間の制約にとらわれずに業務を遂行できるため、社員それぞれのライフスタイルにあった柔軟な働き方を実践できる勤務形態として、リモートワークが注目されています。

リモートワークの対象者は?

企業がリモートワークの制度を導入する場合の対象者は、育児や介護と仕事を両立したい社員が多いようです。ただし、育児や介護などの特別な事情を持つ社員に限らず、全ての社員が選択可能とする場合も増えています。

リモートワークのメリットとデメリット

リモートワークの導入を検討する際は、メリットとデメリットを十分理解しておく必要があります。

リモートワークのメリット

  • フレキシブルなワークスタイルの実現
    リモートワークによって場所や時間の制約が軽減されるので、社員のライフスタイルに合わせてフレキシブルなワークスタイルを実践できるようになります。育児や介護をするためだけでなく、ボランティア活動やキャリアアップを目指した勉強に時間を充てるためにリモートワークを選ぶ人も増えています。会社の業務以外での経験が新たなビジネスアイデアを創出するヒントになることもあるでしょう。

  • 体力と時間のロスを回避
    社外での業務が可能になると、往復の通勤で疲弊する必要はありません。また、通勤時間に費やしていた時間を業務時間に充てられるようになるので、効率よく仕事を進めてもらうことができます。

  • オンライン会議の効率化
    海外拠点をつなぐオンライン会議において、時差の都合で業務時間外に出社しなければならなかったところを、自宅などで対応できるようになると、より柔軟に効率的に会議が実施できるようになります。

  • コストの削減
    通勤にかかる交通費の削減になります。それだけではなく、オフィスに空席が増えてきた場合には、固定席をフリーアドレスに変えたり、オフィススペースの使い方を見直したりすることで、オフィスにかかる固定費を削減させることもできます。

  • 事業継続性(BCP)の確保
    リモートワーク環境の整備は、BCPの観点でも有効です。万一、災害の発生などで交通機能が麻痺してしまっても、リモートワーク環境が整っていれば社員は自宅などで通常業務を進められるでしょう。影響を最小限に抑えることができます。

リモートワークのデメリット

  • 対面コミュニケーションが減るので、業務の進捗などが把握しにくい
    同じオフィススペースで業務を進めた場合と比べて、対面コミュニケーションの機会が少なくなる傾向があります。また、現状をリアルタイムで把握しにくくなる場合もあります。そのため、これまで以上に意識的にコミュニケーションをとることが求められます。

  • 情報漏えいリスクへの対策が必要
    社員と企業の双方で、情報漏えいリスクを最小限に抑えるための取り組みをしなければなりません。例えば、社内ITシステムにおける情報セキュリティの見直しや、社内情報の管理ポリシー策定などが挙げられます。

  • 従来の人事評価制度では対応できない
    社員の仕事のプロセスや仕事への姿勢が見られないことで、これまで通りの制度では人事評価が難しいといったこともデメリットに挙げられるでしょう。リモートワークに対応した新しい評価制度の構築が必要です。コミュニケーションに加え、社員の行動を可視化するためのルールやツールも必要になるでしょう。

リモートワーク導入時の注意点

リモートワークを導入する際に次の点に注意して取り組むと、より多くのメリットが享受できるとともに、デメリットの解消につながります。

リモートワーク支援ツールの活用

リモートワークを支援するITツールを活用すると、社外で業務をしても社内にいるときと同様の環境で業務を進められるようになります。リモートワーク制度の導入を成功させるためには、セキュリティ対策を施したリモートワーク支援ツールの導入と運用もあわせて検討することが必要です。

以下に代表的なリモートワーク支援ツールを紹介しましょう。

  • コミュニケーションツール
    リモートワークの制度とあわせて最初に導入を検討したいのが、スピーディーなやりとりができるコミュニケーションツールです。管理機能やセキュリティ機能を強化したLINEのビジネス版「LINE WORKS」は、日頃から使い慣れているLINE同様の操作性で導入しやすいでしょう。

  • グループウェア
    場所やデバイスの種類を問わず、スケジュール共有や各種申請の処理などができるグループウェアも、快適なリモートワーク環境を整備するのに欠かせないツールです。ビジネスに最適な基本機能が全て揃うオールインワンのクラウド型グループウェア「G Suite」や「Office 365」は、スムーズな社内情報共有を実現する代表的なサービスです。

  • ビデオ会議ツール
    ビデオ会議ツールを活用すれば、時間や場所の制約に縛られることなくお互いの都合の良い時間にミーティングやディスカッションを実施できるようになります。前述の「G Suite」には、複数名のビデオ会議を可能にする「ハングアウト」が用意されています。

  • ファイル共有ツール
    業務に必要なファイルの閲覧、複数のメンバーによるファイルの更新管理などを、安全かつストレスなく実施するには、リモートワーク環境に対応したファイル共有ツールの導入が効果的です。大量のファイルをクラウド上で管理するセキュアなオンラインストレージ「PrimeDrive」は、PCやタブレット端末などさまざまなデバイスからアクセスできるうえ、メールには添付できない大容量のファイルをやりとりできます。

評価基準の見直し

社外で業務をする社員についての評価を適正に実施するためには、評価基準の見直しが必要になる場合があります。勤務形態にかかわらず成果をもって評価するなど、明確で公正な評価基準を定めて、リモートワークを選ぶことが人事評価のうえで不利にならないように配慮しましょう。

リモートワークの導入には環境や制度の整備も忘れずに

リモートワークは社員にとっても企業にとってもメリットが大きく、働き方改革の推進施策として有効であることから、今後さらに多くの企業で導入されると予想されます。しかし単にリモートワークの制度を導入しただけでは、十分な効果を得ることは難しいでしょう。

リモートワークを社内に浸透させるためには、自社がリモートワークを導入する目的を、全社員に対して明確に示したうえで、快適で安全な環境が用意できるようITツール整備や各種制度の見直しをしなければなりません。

社員のライフスタイル多様化に対応しながら企業の生産性をさらに高めるために、できる範囲から少しずつリモートワーク導入に向けた取り組みを始めていきましょう。

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