ITツールを使って業務改善を実践する方法とは

中堅・中小企業の「ファイル共有の壁」と、その解決策は?

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働き方改革が注目される昨今、業務効率や生産性を向上させる活動の重要度が増しています。業務効率を向上させるために必要となるのが業務改善。しかし、業務改善を進めることは簡単ではなく、一般的にはITツールを活用しながら進めることが容易とされています。ここでは、業務改善の概念を解説した上で、その手順や、業務改善に役立つITツールを紹介していきます。

業務改善とは

企業活動は、販売や生産、経理や総務といった機能別に分けて行われます。業務改善とは、こうした個々の業務を効率化するための改善活動のことを指し、業務のやり方を根本から変えるアプローチであるBPR (Business Process Re-engineering)とは異なります。業務改善とは、企業活動全体に及ぶ改善活動ではなく、個別業務における部分最適の意味合いが強い改善活動であると理解してもよいでしょう。

業務の進め方を再設計するBPRの改善活動の範囲は、組織構造、ビジネスルールといった範囲にまでおよび、企業活動そのもののあり方を根本から見直します。これに対し業務改善の場合は、ある一定の業務のみを改善活動の対象とするため、手軽に実施できるものですが、その導入効果は決して小さくはありません。業務を細部にまで見直してみると、現場担当者が気付きにくい無駄は意外と多く、改善活動により劇的に業務効率が向上することもあります。

こうした改善活動を後押ししてくれるのがITツールです。近年では業務課題に応じたさまざまなITツールが登場しており、業務改善を強力に後押ししています。

業務改善の手順

1. 目標の設定
業務改善を進めるための最初の一歩は目標の設定です。その業務のあるべき姿を明確にしないと、現状の業務の改善ポイントを明らかにすることはできません。目標の設定は「処理時間を25%削減する」といったように、できる限り定量的に表すことが望ましいでしょう。

2. 現状分析
現場で行っている業務プロセスを把握します。現場担当者に対するヒアリングを行い、業務プロセスだけではなく、現場担当者が認識している問題点や課題についても確認します。 ヒアリングした結果は、業務フロー図などの形に図式化し、業務改善を進めるプロジェクトチームメンバーで共有することが重要です。

3. 課題の把握
設定した目標と把握できた現状のギャップが解決すべき課題です。このフェーズでは、目標とのギャップを生み出している、より細部な問題点に着目します。例えば、「承認までの時間短縮」が課題であれば、時間がかかる理由として「紙ベースで申請書を提出している」という問題点が浮かび上がってくるかもしれません。より詳細に問題点を把握できれば、次のフェーズで、より有効で具体的な解決策の立案に結び付けることができるでしょう。

4. 解決策の立案
問題点に着目し、それを解決するためのITツールを選定して解決策を具体化します。気を付けるべき点は、ITツールありきの解決策としないことです。顕在化している問題点を常に中心におき、その解決策としてITツールを使うという考え方を持って解決策を立案してください。

5. 導入と評価
せっかく導入したITツールが、蓋を開けてみると現場で全く使われていないことがあります。投資対効果を最大化するために、導入後も放置することなく定期的にモニタリングや評価を実施するとともに、ITツールを現場に定着させるための教育や周知といった、地道な活動が求められるでしょう。

業務改善に役立つITツールを紹介

現在の市場には幅広いITツールが存在し、自社に最適なものを選定することは簡単ではありません。ここでは、多くの企業において業務改善に役立っている代表的なITツールを紹介します。

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)

近年急速に注目度が高まっているデスクワークの自動化を実現するソフトウェアです。RPAは定形業務の自動化を実現します。そのため、一定のルールに基づき業務手順の型を作ることができるのであれば、部署や業務に関係なくRPAを導入して業務を自動化することができます。RPAの導入により、その業務のリソースを他の生産性の高い業務に従事させられるため、費用対効果はかなり大きいと考えてよいでしょう。

ワークフローツール

組織的な活動をする上で必要となる稟議処理。企業内では実にさまざま稟議プロセスが紙ベースで流れ、現場担当者から課長や部長、場合によっては社長の決裁が必要となります。変化が激しいビジネス環境においては迅速な意思決定に勝るものはないはずです。ワークフローツールを使えば稟議処理を早めて、企業活動のスピードアップが実現できるでしょう。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト型の仕事を進める場合に、プロジェクトの成功を強力に支援するのがプロジェクト管理ツールです。タスク管理、スケジュール管理、そしてコラボレーション機能と近年のプロジェクト管理ツールはさまざまな機能を複合的に提供します。プロジェクトの効率は飛躍的に向上するでしょう。

業務アプリケーション

業務に特化した改善を実現するのが業務アプリケーションです。生産管理システム、SFA(Sales Force Automation・営業支援システム)、会計システム、在庫管理システムなど、業務改善をしたい業務にあわせて選定すれば大きな効果が期待できます。

ITツールを使った業務改善のススメ

業務効率や生産性の向上は、業務改善とは切っても切り離せません。BPRとは異なり、特定の業務のみという部分最適を目指す業務改善ですが、それでも適切に進めることは簡単なことではありません。業務上の問題点が明らかになったとしても、解決に導くためにはそれなりの投資も必要になります。そのような背景から、業務改善の効果が高い便利なITツールが数多く登場してきました。業務改善につながる解決策を見極め、最適のITツールを選定することが重要です。

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