社用携帯の利用で会社と取引先の信用を守ることができる理由

社用携帯の利用で会社と取引先の信用を守ることができる理由

(2019年1月31日掲載)

目次

社用携帯を導入している企業は近年増えてきています。総務省が通信サービスの契約数などをまとめた「電気通信サービスの契約数及びシェアに関する四半期データの公表(平成29年度第4四半期(3月末))」によると、日本の人口に対する携帯電話の普及率は100%を超え、2018年3月末には133.8%となっています(PHS・BWA除く)。誰もが携帯電話を所持しているのになぜ、会社が独自に支給しなければならないのでしょうか? 社用携帯を導入するメリット、具体的な活用法、導入した際のルール設定などを解説していきます。

社用携帯を導入すべきか?

結論からいえば、社用携帯は導入をおすすめします。今や、ビジネスにおいても携帯電話は欠かせないものとなっています。しかし、社員の私用携帯電話で仕事の連絡や作業を行うと、プライベートとの境界が曖昧になり、セキュリティ上の問題が出てくるでしょう。

ハッカーが社員の携帯電話に侵入し、情報が漏えいする可能性も否定できません。顧客や取引先からの賠償金の請求、企業としての信用度の低下は避けたいところです。社用携帯で、社員一人一人の仕事に用いる携帯電話のセキュリティ対策を確実にしましょう。

社用携帯のメリット

それでは、社用携帯を導入するメリットを細かく見てみましょう。

社員のプライバシーが守られる

社用携帯であれば、公私を切り分けることが可能なので、それぞれの社員のプライバシーを守ることができます。不必要にプライベートを干渉されるリスクが減り、パワハラやセクハラなどに代表されるような、社員同士のトラブルも発生しにくくなると考えられます。

セキュリティ対策になる

PCには多くの人がセキュリティソフトを入れていますが、プライベートの携帯にはセキュリティソフトを入れていない場合が多いようです。株式会社BCNが行った「セキュリティソフト利用者調査」によると、PCは9割以上セキュリティ対策しているのに対し、スマートフォンはiOSで43%、Androidで75.6%という結果が出ています。セキュリティ対策された社用携帯を導入することは、情報漏えいリスクを下げるために大きな意味を持つのです。

パスワードの保護や個人情報の流出を避けるために、社用携帯にセキュリティソフトのインストールは必須です。最近では無料のセキュリティソフトもありますが、メールや電話サポートがある有料版のほうが、万一の際に心強いのでおすすめです。

社員自身のセキュリティ意識の向上も必要です。「無料Wi-fiを利用する際には安全な接続先か確認する」などの基本的なレベルから教育研修を実施してください。

迅速な対応が可能

グループウェアやツールを導入することで、社用携帯でも簡単に社内情報を見ることが可能になります。出先で在庫確認をしたい、業務の進捗状況を確認したいなどの場合に、社用携帯があればすぐに見ることが可能です。社用携帯を持つことでより円滑に仕事がこなせるようになるでしょう。

具体的な活用法の例

社用携帯の活用法や管理するためのツールをチェックしてみましょう。

グループウェアで外出先でも最新社内情報を閲覧

グループウェアとは組織の作業を円滑に進めるためのツールです。メールやチャット、通話、スケジュール機能、ファイル共有など業務に役に立つ機能を搭載していて、代表的なクラウド型グループウェアとして「Microsoft Office 365」や「G Suite 」などがあります。グループウェアのほとんどはスマ―トフォンでの利用も可能です。

社内PCと社用携帯を同一のグループウェアで作業すれば効率化も図れるでしょう。会社の内外問わず、タイムラグなしで最新情報を閲覧できるので、迅速かつ円滑な作業が可能になります。

社員のスケジュールの把握と効率化

グループウェアにはスケジュール機能があり、一人一人が何の作業をしているのか把握することが可能です。スケジュールの見える化はバッティングを減らす効果があり、効率的な作業を促進します。外出先で決定したことをスマートフォンでスケジュール登録すれば、社内にいなくても指示が出せます。

社用携帯を導入する場合はルール設定が重要

社用携帯を社員に与える際に注意したいのが私用での利用です。そのため、ルール設定が重要になります。どのようなルール設定をすべきか見ていきましょう。

丁寧な取り扱い

離職や異動した際の社用携帯は、引き続き次の人が利用することがほとんどです。画面がヒビ割れている、ボロボロで汚い状態では、企業イメージが悪くなります。不測の事態で落としてしまったなどは仕方ないかもしれませんが、保護フィルムを配布するなどの対策をとるとともに、丁寧に扱うように指導しましょう。

携帯のデコレーションは原則なし

キャラクター柄の携帯カバーや、キラキラしたストラップをつけている携帯をよく目にします。着信音を好きな音楽にしたり、壁紙を趣味のキャラクターにしたりする人も多くいます。プライベートだけでなく社用携帯でも自分のお気に入りにしたいと考える人はいるかもしれませんが、企業イメージを守ることを優先させましょう。デコレーションはしない、着信音は落ち着きのあるものにするなど、企業イメージを守れるルール設定をしてください。

企業ロゴを壁紙にしたり、携帯の背面にステッカーを張ったりなど、会社PRのために有用と考えられるものを考慮する手はあるでしょう。

業務に無関係な情報は保存しない

業務に無関係な情報は保存しないように徹底させましょう。同時に、社員が社用携帯をプライベートで使用しないように教育する必要があります。情報漏えいしてしまう可能性が高くなり、業務と関係ない費用を払うことにもなります。

また、アプリケーションソフトのインストールは会社が定めたものに限りましょう。アプリの欠陥により、個人情報が漏えいし、サイバー攻撃されることも考えられます。必要最低限のアプリにすることで危険を事前回避しましょう。

社用携帯には管理システムの導入を

社用携帯を導入する場合はMDMの導入をおすすめします。MDMとはMobile Device Managementの略であり、携帯電話を管理するためのシステムで、セキュリティリスクを回避する役割があります。MDMでできることは下記です。

1.社用携帯の使用状況確認

各端末の情報を収集して、携帯電話が企業の運用ルールに従って利用されているか確認することができます。

2. 遠隔によるロックや消去

盗難や紛失の際に、携帯電話を一時的に使用できないようにしたり、データを消去するといった操作が遠隔で行えます。

3. アプリの管理

業務と無関係なアプリを無効にしたりインストールを禁止したりできます。

MDMはインストールしているアプリケーションや利用状況が一括で把握できるので便利です。盗難や紛失の際にはロックすることで社内情報を守ることも可能でしょう。

社用携帯は会社と取引先の信用を守るための保険

近年はさまざまな原因で企業から個人情報や機密情報が漏えいしています。携帯電話の使用においても、社用携帯にすることでセキュリティ対策のレベルを上げておく必要があります。現在では、社用携帯を管理するシステムもいろいろあるので、情報漏えいのリスクを下げ、顧客や取引先との良好な関係を維持するためにも、管理システムとあわせて社用携帯の導入を検討しましょう。

関連サービス

ビジネス・コンシェル デバイスマネジメント

ソフトバンクのMDMサービス「ビジネス・コンシェル デバイスマネジメント」では、iOS、Androidなどのスマートフォン、タブレット端末だけでなく、4GケータイやPCも含めたセキュリティ対策が可能です。→詳細をみる

Zimperium

ZimperiumのiOS、Androidに特化したモバイル端末向けセキュリティソリューション「zIPS」は、モバイル端末に降りかかる攻撃を瞬時に検知することを可能にします。→詳細をみる

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