生産性向上とは?激化するビジネス環境を生き抜く手法と失敗しないポイント

生産性向上とは?激化するビジネス環境を生き抜く手法と失敗しないポイント

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政府主導による働き方改革のポイントとなるのが「生産性向上」です。少ない労力で高い成果を得られる生産性向上を実現することにより、厳しいビジネス環境の中でも企業が生き残っていけるようになるでしょう。今回は、生産性の向上について概要を解説し、手法や失敗に陥らないためのポイントについて紹介します。

生産性向上とは?

よく見聞きする言葉でありながら、用語の定義が正確に理解されているとは言い難いのが「生産性向上」ではないでしょうか。

生産性向上とは、少ない労力で高い成果(付加価値)を得られるようになることを指します。成果の捉え方は企業によって異なりますが、売上や収益であることが一般的です。そして、「生産性向上」とよく混同して使われる言葉として、「業務効率化」があります。両者の違いは業務効率化が従来の業務をより早く、低コストで行えるようになることを目的としているのに対して、生産性向上は成果を得ることを目的としていることです。業務効率化の結果として生産性が向上することはありますが、元来は全く異なる意味の言葉です。

生産性向上が必要とされる理由

近年、生産性向上の必要性が高まっている主な理由は、少子高齢化による労働人口の減少という社会環境要因に加えて、国内外のビジネスの激化が挙げられるでしょう。

公益財団法人 日本生産性本部が発表している「労働生産性の国際比較 2017年版」によれば、日本の労働生産性は32ヵ国中21位、先進7ヵ国ではなんと最下位でした。残業を前提とした給与体系や業務の割り振り、飲みニケーションをはじめとした労働時間外の拘束のほか、スピードよりも完璧さを重視する姿勢、上司の承認を重視するピラミッド型組織観など、日本の商習慣が労働生産性を低くしている要因として考えられています。経済のグローバル化の加速により、競争力の高い海外の企業との競争を強いられることや、国内の競合他社との価格競争などによる低収益化などの要因に打ち勝つためには、生産性向上が不可欠です。

生産性向上のために必要なこととは?

生産性を高めるために必要なことは何でしょうか?ここでは、代表的な3つのアプローチを紹介します。

1.マネジメントの強化

チームの生産性を高めるためには、個々の従業員の能力を発揮させ、モチベーションを高めるリーダーのマネジメント能力が不可欠です。また、チーム内のメンバー同士や他部署との連携などの従業員間の円滑なコミュニケーションも重要になるでしょう。マネジメント能力の高いリーダーを配置し、風通しのよい組織を作ることが必要です。

2.適正な人事評価制度

従業員のモチベーションを高めるためには、適正な人事評価制度も重要です。評価されている内容が明確にわかり、公正であり、従業員が納得できる評価制度を整えることによってチームのパフォーマンスを高める、すなわち生産性を高めることが可能です。また、残業しないことや有給取得率の高さを生産性の高さととらえて評価することもできるでしょう。

3.ITツールの活用

ITツールはタスクの高速・正確な処理によるコストダウンや収益のアップだけでなく、コミュニケーションの活性化にも役立ちます。中小企業基盤整備機構も「生産性向上特設サイト」にてIT機器の導入を推奨しています。低予算でスタートできるクラウド型のサービスもあり、企業の規模を問わず積極的に活用したいツールです。

例えば、ビジュアルモール ムービーライブラリというクラウド型の動画共有ソフトを利用した場合、動画で瞬時にわかりやすい情報をスタッフ間で共有できます。社内情報の共有や研修・教育などに活用されています。

ITツールはさまざまなサービスがあるため、課題や悩みごとに解決に導いてくれるサービスが見つかることでしょう。

生産性向上に失敗しないための秘訣とは?

生産性向上はすぐにでも取り組むべききものと思えますが、失敗のリスクもあります。実は、生産性向上に取り組んだ結果、反対に生産性を悪化させてしまうケースも少なくありません。生産性向上に失敗しないためにまず重要なことは、業務の「見える化」です。

生産性向上の取り組みが失敗してしまう原因として、業務のブラックボックス化が起こっていることが挙げられます。そのため、チーム全体の業務、個々の従業員の業務を見える化することが、生産性向上の取り組みを失敗させないためには効果的です。見える化によって、現在のチーム内の業務内容、業務量、取り組むべき課題が明確になるでしょう。また、チーム全体の業務の見える化を行うことで、特定の従業員への業務の集中など、生産性向上の取り組みが部分最適に陥らないための対策になります。

「見える化」を実現するためのITツール

生産性向上の取り組みの際だけではなく、継続的に業務を見える化しておくためには、コミュニケーションがポイントになります。そのためにはITツールの活用が効果的でしょう。具体的な活用シーンとして、チャットツールや日報アプリによるコミュニケーションの活性化、営業ツールによる営業の進捗状況や提案資料の共有、「PrimeMeeting」といったWeb会議ツールによる情報共有などさまざまなツールがあります。ツールを活用し、常に業務が見える化された状態にしておくことで、健全な企業体質になることができるでしょう。

生産性の向上のカギは業務の洗い出しと「見える化」

厳しさを増すビジネス環境において、生産性向上は重要なテーマです。日本の企業は海外企業に比べて生産性が著しく低いというデータがあり、早急な対応が求められています。今回は、生産性の向上の方法として、マネジメントの強化、適正な評価制度、ITツールの活用を紹介しました。事前にチームと各従業員の業務の洗い出しを行い、「見える化」を行った上で適切なツールを選択し、生産性向上に取り組みましょう。

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