Web会議を導入するうえで押さえたいポイントとWeb会議の必要性

Web会議を導入するうえで押さえたいポイントとWeb会議の必要性

(2019年6月3日掲載)

目次

時代の流れとともに、企業も新技術の導入が必要となります。Web会議はそのひとつ。すでに多くの企業が活用しています。PCやスマートフォンの性能が上がり、音声だけでなく映像も見ながら会議ができるので非常に便利です。今回はWeb会議をテーマにメリットや導入するうえでのポイントをお伝えします。

Web会議とは?

Web会議とはインターネット通信を利用して、遠くの相手と会議することを指します。テレビ会議と似たイメージを持つかもしれませんが、テレビ会議は専用回線を利用して通信を行います。また、テレビ会議は専用機の導入が必要なのに対して、Web会議はインターネット通信ができるデバイスや環境があれば、「いつでも・どこでも」行うことが可能です。

なぜWeb会議が必要なのか?

近年はテレワークを導入している会社も増え、同じ場所にいない相手との綿密なコミュニケーションが求められるようになりました。メールや電話でも対応は可能かもしれませんが、細かいニュアンスのやり取りには互いの顔や表情を見ることが必要でしょう。
もちろん、遠隔地の相手との打ち合わせに移動して直接会う必要はなく、移動にかかる時間やコストが削減できます。さらに、多くの企業がWeb会議を注目するのには、インターネット環境やツールが充実している点も見逃せません。

Web会議のメリット

次に具体的なメリットを見ていきましょう。

無料で活用することが可能

テレビ会議の場合は、専用機や専用回線のコストがかかります。しかしWeb会議であれば、Wi-Fi環境を利用するもしくはSkypeやZoomなどの無料アプリを活用することで、コストが不要となります。多機能なツールになると有料になることもありますが、イニシャルコストがかからずにランニングコストが高くないサービスもありますので、用途や使い方を検討したうえで使用してみるとよいでしょう。

PCやスマートフォンで手軽にできる

インターネット環境とPCやスマートフォンのデバイスがあればWeb会議を行うことができます。仮に会議の参加者に外出予定が入ったとしても、手持ちのスマートフォンを利用して外出先からWeb会議に参加することが可能です。「いつでも・どこでも」Web会議ができることは、ビジネスにおけるスピード向上につながります。

録画機能がある

Web会議用のツールの中には、録画機能がついているものも存在します。議事の内容を確認したい場合に便利な機能です。

移動の手間がない

会議へ参加するために移動をすると、その移動時間で取り組めたはずの業務ができなくなります。現在は、業務改革ということで、移動に費やす時間や費用を削減するための対策に試行錯誤している企業がほとんどです。Web会議は一人一人の生産性を上げ、経費削減を可能にするツールなのです。

Web会議を導入するうえで押さえておきたいポイント

Web会議を導入する際には、押さえておきたいポイントがあります。企業規模や働き方などによって注意する点がありますので見ていきましょう。

大規模な企業の場合

大規模な企業の場合は下記2点の対応が必要です。

  • 安定した回線の確保

  • 利用マニュアルの整備

安定した回線の確保が必要な理由として、大規模な企業では、同時に大勢がWeb会議を利用することが想定され、回線が混み合い、反応スピードが遅くなる可能性が高くなるからです。Web会議は画像と音声を送ることになるので、相応の通信が発生します。回線が混み合うと、映像が途切れたり音声が届かなくなったり、会議の進行に支障が出てしまいます。1対1の小規模なWeb会議ではなく、同時に大勢が利用すると想定される場合には安定した回線の確保を忘れないようにしましょう。
また、Web会議の利用方法は、自社でマニュアル化することが大切です。特にトラブル発生時にできるだけマニュアルで対応できるようにしておきましょう。トラブルを解決するのに莫大な時間がかかると、会議が延期、中止となり、業務進行の大きな障害となってしまいます。誰でもスムーズに対応できるように、トラブルシューティングとして想定されることを明記しておくことが大切です。

企業規模に限らないポイント

企業規模に限らず対応すべきポイントがあります。

  • セキュリティ対策を強固にする
  • ビデオチャット以外の機能を確認し、業務に合わせた選択をする

セキュリティ対策について配慮することも大切です。Web会議の通信内容を傍受されてしまい、会社の重要な情報が漏えいしてしまう事態は避けなければなりません。通信を傍受される原因には通信の方法が挙げられます。暗号化されていない、もしくはVPN(仮想プライベートネットワーク)を利用していない場合には注意が必要です。
たとえばソフトバンクのSmartVPNは、セキュリティの安全性が高いことはもちろん、クラウドサービスとの連携にも優れたサービスです。このように信頼性の高い通信事業者のサービスを選択するのも一つの手です。また、Skypeのようにビデオチャットのみができるツールもありますが、ビジネスにはやはり、ビジネスシーンにおいて役に立つ機能を持つツールを選ぶのも重要でしょう。たとえば、Google が提供しているG Suite のハングアウト、これは高度なセキュリティを確保するとともに、G Suite のほかのツールとの連携を図ることができます。

活用例としては、Google カレンダーのスケジュール機能を利用して簡易的なスケジュール調整と情報共有、そして会議参加の確認メールの対応などがあります。G Suite 以外にもビジネスのシーンに特化したツールがあり、それぞれにメリットがありますので、業種、業務に合わせて検討するとよいでしょう。

テレワークのために利用する場合には操作が簡単なものにする

テレワークのためにWeb会議を導入する場合には、理解しやすいもの、操作が簡単なものを選ぶようにしましょう。設定が難しかったり、操作の説明がないものは避けてください。

Web会議は便利であり、活用次第で効率化も図れる

Web会議は、一般的なテレビ会議に比べ低コストで利用でき、誰でも簡単に利用できる点が見逃せないメリットでしょう。現在のWeb会議ツールは、ビジネスシーンにあわせて、さまざまな機能を付与しているものも存在します。業務を行ううえでボトルネックになっていた点の強化やプロセスの簡略化ができる可能性があり、業務効率も図れるでしょう。
Web会議だけの利用のみならず、多機能に、さまざまな場面に役立つツールがありますので、自社で使いこなせるツールを検討してみてはいかがでしょうか。

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