情報共有を促進する文書管理システムとは

情報共有を促進する文書管理システムとは

(2019年6月3日掲載)

目次

企業の中には情報が大量に存在しています。そしてその多くが、紙の文書やデジタル文書。企業内には極めて大量の文書で溢れているといえるでしょう。それらは、紙であれデジタルであれ企業の情報資産であり、ときに企業の競争優位の源泉となります。こうした貴重な情報資産は、適切に管理するだけではなく、より有効に活用しなければなりません。近年のペーパーレス化の促進やテレワークの拡大の流れによっても、情報共有環境を整備することが、ますます企業に求められています。その情報共有環境の整備に欠かせないツールが、文書管理システムです。今回は、文書管理システムが提供する機能や導入事例について解説していきます。

文書管理システムが提供する機能

企業内にあふれる文書を体系的に管理し、重要な情報資産の活用度向上を可能とする文書管理ツール。具体的にはどのような機能を提供するのでしょうか。

文書の検索・閲覧機能

最も基本的な機能が「文書の検索・閲覧機能」です。PCだけではなくスマートフォンからも閲覧可能な文書管理システムも数多く登場しています。
文書管理システムの中には、紙文書をスキャンして容易にシステムに取り込むことができるものや、デジタル文書でも紙文書と同等の操作性を提供するものもあります。

強固なアクセスコントロール

文書管理システムには、極めて重要な情報資産が格納されます。それだけに、閲覧可能なユーザーと閲覧不可能なユーザーを明確に区別しなくてはなりません。部署や役職、役割のほかにも、閲覧するデバイス、IPアドレス、アクセスする時間などに応じて権限を変える必要があるでしょう。付与する権限も、閲覧・編集権限の他に、印刷、コピーなど細かく分類されているものがあります。文書管理システムは、こうしたユーザー属性と権限を組み合わせて、細かなアクセスコントロールを実現したサービスを選択する必要があります。

文書ハンドリング機能

貴重な情報資産である文書をより有効に活用するために、文書に対するハンドリング性能を高めているものが登場しています。その最も基本的な機能がバージョン管理機能。文書を編集した際に、単純に上書きするのではなく、必要に応じて過去のバージョンを表示することができます。そのほかにも、複数人による編集を避ける排他制御や、逆に複数人による同時編集を可能にする機能を提供するものもあります。

文書管理システムのメリット・デメリット

情報共有環境を提供することで、情報活用を促進させる文書管理システムですが、多くのメリットを持つ一方で、デメリットも存在します。ここではそれぞれについて、詳しく解説していきます。

メリット

文書管理システム導入のメリットとして、ペーパーレス化の促進が挙げられます。ペーパーレス化により、紙文書の保管スペース削減による賃料削減や、拡大傾向にあるテレワークを実現しやすいというメリットをもたらします。

文書管理システムは、いつでもどこでも重要な情報を閲覧できる環境を提供します。このため、業務効率向上につなげやすいこともメリットとして挙げられるでしょう。

デメリット

文書管理システムのデメリットは導入コストがかかる点と導入にかかる時間にあります。企業に散在する文書は多岐にわたり、そうした文書のうちのどれを文書管理システムの対象にするのか、そしてどのようなアクセスコントロールを施せばよいのかといった検討が必要になり、多くの場合にはコンサルティングの提供を受けながらシステム導入を進めることになります。膨大な文書を管理対象とするという性質上、大容量ストレージが必要になることも少なくありません。

加えて、従来とは異なるインターフェースで文書を閲覧する必要があるため、従業員に受け入れられず定着しないという可能性もあります。社内に定着させるためには、従業員教育やモニタリングなども必要となります。

文書管理システムの導入事例

どのような活用法があるのか、具体的に見てみましょう。

設計図面のシステム化

受注生産型の事業展開をするある製造業者では、受注のたびに最初から設計図面を起こしていました。しかし、文書管理システムを導入することで、過去図面を検索できる環境が整備されました。これにより、過去図面を参考にしながら設計図面を作成することが可能となり、生産リードタイム短縮につながりました。

契約書類のシステム化

ある事務機器の販売業者は、契約書類が紙管理となっていたため、顧客からの問い合わせや事務機器のリプレイス提案時、該当する契約書を探すのに多くの時間を割いていました。文書管理システムを導入することで、取引先でも契約書を検索することが可能となり、顧客満足向上を実現しました。

マニュアルのシステム化

ある地方銀行では、顧客からの問い合わせに対応する窓口業務マニュアルを整備していました。しかし、紙のマニュアルは検索性が十分ではなく、顧客を待たせてしまうことも少なくなかったといいます。文書管理システムを導入することで、問い合わせ業務の効率性が改善し、顧客満足向上を実現しました。

まとめ:溢れる文書を共有化する仕組みを提供するために

企業が事業を展開していくうえでは、情報の活用が欠かせません。情報の活用度合いが企業の競争力を左右するともいえるでしょう。また、テレワークの広がりなど働き方改革を実現するうえでも、いつでもどこでも簡単に情報にアクセスできる環境整備は、より一層企業に求められています。そこで、文書管理システムは、従業員の情報の活用度合いを高めることができるので、大いに注目されているのです。
さらに、電子帳簿保存法に代表されるように、従来は紙で保管が義務付けられていた文書も、電子文書が認められるようになりました。これは、文書管理システムを活用してペーパーレス化を促進し、情報共有環境を再構築するよい機会であるといえるのではないでしょうか。

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