業務効率化を実現するITツールの実力

業務効率化を実現するITツールの実力

(2019年6月6日掲載)

目次

企業が長期的に成長を維持するためには、業務効率化を避けて通ることはできません。業務効率化を繰り返すことで、企業は競争優位を獲得し成長戦略を描くことができます。しかし、業務効率化は決して簡単なことでありません。業務効率化を進めていくためには、現状を正しく把握し、課題を明らかにしたうえでその課題を解決するための改善策を立案しなければなりません。
このように決して容易ではない業務効率化ですが、現在では、中小企業でも簡単かつ手軽に導入できるクラウド型のITツールが数多く登場し、業務効率化を後押ししています。本記事では、業務効率化が求められている背景に加え、実際の導入手順や検討したいITツールを紹介していきます。

業務効率化が求められる背景

業務効率化が求められる背景に、深刻な人手不足が挙げられます。労働人口の減少は、日本が直面している構造的な問題で、もはや避けることはできません。事業戦略を組み立てる際には、人的資源が減少することを前提とする必要があるのです。そうなると当然必要となるのが業務効率化です。企業を成長させるためには、業務効率化がもたらす生産性向上が強く求められるといえるでしょう。

業務効率化は働き方改革とも無関係ではありません。従業員の雇用を維持するためには、長時間労働の是正やワークライフバランスの実現が必要不可欠な要素となっています。人手不足であれば、従業員の労働時間を伸ばそう、という安易な考え方は全く通用しません。働きやすい環境を整備しないと、雇用の維持だけではなく新規採用も難しいといえます。仕事量はそのままに残業時間を抑制し、有給休暇の取得率を上げるとなれば、業務効率化が必須です。

業務効率化が注目される背景に、AIやRPAといった導入効果の高いITツールが登場していることも挙げられるでしょう。そうしたITツールがクラウドサービスとして提供されていることも見逃せません。
従来、業務効率化のためにITツールを導入するには、ERPに代表されるような巨額の投資が必要でした。それはときに億単位の投資を企業に迫るものでもありました。しかし現在は、AIやIoTといったテクノロジーを使った効果の高いITツールを、クラウドサービスとして安価で手軽に利用できる環境が整備されているのです。

業務効率化の手順

効果が高いITツールが多数存在しているとはいえ、ITツールありきの業務効率化対策では、業務効率の十分な効果は期待できません。ここでは、効果の高い業務効率化を実現するための手順について解説します。

1.現状分析

業務を効率化する以上、現場業務を把握したうえで、非効率になっている問題点を明らかにしないと改善策は見いだせません。いくら優れたITツールを導入しても、現状に問題がなければ業務効率の効果は期待できないのです。

現状分析は、業務の現場にて担当者に対するヒアリングや、現場の査察を通じておこないます。複数の関係者間で現場業務を見える化するためにも、業務フロー図を作成するのが効果的です。

2.問題点の洗い出し

現状分析結果から、改善可能な問題点を洗い出していきます。なかには、現場では問題として認識していないけれど、事業活動全体のあるべき姿という観点から見れば、当然改善すべき項目というものもあります。例えば、勤怠データを集計して給与計算する作業を従業員が行っている場合、その作業をシステム化し作業をしていた従業員を生産的な業務に配置転換したほうが遥かに効率的です。現場での問題点洗い出しに際しては、総合的な視点に立ち、丁寧に見ていきましょう。

問題点の洗い出しができれば、抽出した問題点に優先順位をつけていきます。一般的に優先順位は、その問題点を解決することで得られる効果を加味して高い順につけていきます。

3.改善策の立案

洗い出した問題点に対し、解決可能な改善策を立案していきます。このとき改善策の有力候補としてITツールを積極的に検討します。ソフトバンクの「働き方改革」ページでは、さまざまなソリューションを課題ごとに調べたり事例を確認することができます。こうしたサイトも参考にしながら、業務改善につながるITツールを絞り込んでいきます。

4.業務改善策の導入とモニタリング

実際に業務改善策を業務の現場に導入します。業務改善策としてなんらかのITツールを導入する場合、現場に定着しているかどうかを、定期的にモニタリングしましょう。ITツールの導入は、今までの仕事のやり方を変えることが求められるケースも少なくありません。そのため、現場がITツールの利用を拒否することもあり得ます。業務効率化の効果を高めるためにも、モニタリングを徹底しITツールを現場に定着させる活動も重要になります。

業務効率化に役立つITツールを紹介

RPA(Robotic Process Automation)

デスクワークの自動化により、単純作業からの解放を図るのがRPAです。デスクワークのなかには、一定のルールにもとづく単純作業が少なくありません。RPAはこうした単純作業を正確に、そして昼夜を問わず連続して行うことができます。業務効率化の効果が高いITツールであるといえるでしょう。

グループウェア

Google社のG Suite やMicrosoft社のOffice 365など、オフィスに必要な機能を統合的に提供するグループウェアも業務効率向上に貢献します。特に効果が期待できる機能が、働く場所を選ばすに業務ができること。移動時間の有効利用やテレワークの実現にも貢献してくれる可能性のある、実効性の高いITツールであるといえるでしょう。

Web会議システム

人と人が直接会う会議は、移動時間も考慮に入れると非効率であるといわざるを得ません。しかし、最近ではWebブラウザひとつあれば会議ができるようになりました。多くの場合、Web会議なら資料を共有したり、カメラと通して相手の表情を見ることができるため、参加者が一同に会する会議と同等の会議を実施することが可能です。移動時間を本来業務にあてることができることに加え、出張費や交通費も削減できるため費用対効果が高いITツールであるといえます。

まとめ:持続的な成長を支える業務効率化

今後、企業は深刻な人手不足に直面します。企業が長期的な成長を維持するためには、業務効率化は避けては通れません。業務効率化が達成できると、働き方改革にもつながるだけではなく、優秀な人材確保や企業収益力の強化を実現します。企業の競争優位の決め手は業務効率化にあると言っても過言ではありません。
現在、業務効率化に有効なITツールが数多く登場しています。AIやIoTの進展により、そうしたITツールの有効性もさらに高まるものと期待できます。業務効率化を実現するためには、ITツールを積極的に導入することを検討してみましょう。

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