コスパの高い社内SNSを導入するには?

コスパの高い社内SNSを導入するには?

(2019年6月12日掲載)

目次

SNSを社内コミュニケーションツールとして利用する「社内SNS」の導入が加速しています。社内SNSは社内コミュニケーション活性化のツールとして、どこまで有効なのでしょうか。

社内SNSがコミュニケーションツールとして注目される理由

社内SNSとは、個人利用のソーシャルネットワーキングサービスを、法人向けに特化したツールのことです。メールよりさらに気軽に情報共有ができるので、社内コミュニケーション活性化と情報共有の迅速化による業務効率化ツールとして導入する企業が増加しています。社内SNSが注目されているのは、次の変化が背景といわれています。

コミュニケーション形態の変化
かつては対面や集合での会話が主だったコミュニケーション形態が時代の変化とともに電話、テレビ会議、グループウェア、社内SNSと多様化してきました。言い換えれば、現代は状況に合わせてコミュニケーション形態を使い分ける時代といえるでしょう。

勤務形態の変化
ICTの進化に伴いテレワーク勤務が容易になるなど、勤務形態が多様化してきました。反面、これにより社員が対面や集合で会話する機会が減り、社内コミュニケーションの希薄化が懸念されています。この状況を打破する手段として、テレワーク社員や外出・出張の多い社員も気軽に社内コミュニケーションができるツールが必要になってきました。

これらの変化を背景にした社内SNS導入のメリットとして、業務の効率化が挙げられます。例えばプロジェクト業務の場合、チーム内の連絡はメールが一般的に多用されています。しかし、社内SNSならメールのように宛先・CC・BCC・件名・前文入力と煩雑な「送信準備」が不要で、操作画面を開いたら直ちにチームメンバーとテキスト会話ができます。情報連絡・共有が迅速化し、ナレッジマネジメントの効率が上がります。

その社内SNSには、基本的に次の機能が搭載されています。

チャット機能
1対1あるいは複数の社員間でリアルタイムのテキスト会話ができます。電話と異なり、会話内容がそのまま文字で残るので、「言った」「聞いていない」などの思い違いやすれ違いをなくすことができます。

グループチャット機能
部門・プロジェクトなど機能別にグループを作り、そのグループ内でのチャットができます。チャットでやり取りした内容は、相手が読んだ(既読)か否か(未読)の確認ができます。これによりチームメンバーの誰がチャット内容を確認していないのかもリアルタイムで分かるので、確実で緻密な情報共有が可能になります

ファイル共有機能
チャットをしながら、図表、画像、PDFなどのファイル送受信が随時できます。テキストと視覚データの両方を使ったチャットができるので、コミュニケーション効率が上がります。

社内コミュニケーションの課題と解決策

人事・労務専門研究機関のHR総研が、上場・非上場企業の人事担当者を対象に2016年8月に実施した「社内コミュニケーションに関するアンケート調査」によると、企業規模を問わず80%近い企業が「社内コミュニケーションに課題がある」と回答しています。

中堅・中小企業の場合、その具体的な内容として、

◾︎一見コミュニケーションが取れているように見えるが表面的な話が多い。
業務を進める上での本質的なコミュニケーションが取れていないように感じる

◾︎他部門の業務分担、体制が分からず、部門長に作業依頼を行っても誰が担当するか不明で、期日までに実施されないことがある

◾︎ベテランから若手への暗黙知の継承が少ない

◾︎ほとんどの会議が報告会と化している

などが挙がっています。

社内コミュニケーションの阻害要因に関しては、「組織風土・社風」54%、「対面コミュニケーションの減少」50%、「コミュニケーションスキルの低下」48%が上位3要因を占めています。また、「コミュニケーション不全の防止・抑制策」に関しては「社内報」34%、「レクリェーション」31%、「従業員アンケート」30%が上位3項目を占めています。

社内コミュニケーションに課題があると認識している企業は、上記の防止・抑制策のほか、クラブ・サークル活動奨励、社員旅行、懇親会の開催などさまざまなコミュニケーション活性化策を講じています。ところが「実施しても成果が見えない」と悩んでいる企業が大半といわれます。成果を出すためには、従来の社内全体的な施策に加え、日常業務を通じたコミュニケーション活性化が重要な時期に来ており、これが社内SNSを導入する企業増加の背景にもなっているようです。

これには実際、次のメリットがあるようです。

情報共有の場を容易に形成できる
電話でのコミュニケーションは1対1が基本。複数の社員と意思疎通を図ろうとすると、一人一人に電話をかけなければならないので時間がかかります。またグループメールは、基本的に業務連絡を目的にしたツールなので、グループメールを受信した社員の中には、当事者意識の希薄な社員も出てきます。

一方、社内SNSは1対1あるいは複数の社員間でのテキスト会話を目的にしたツールなので、自ずと参加者全員の当事者意識が高くなり、業務を通じた情報共有の場が容易に形成できます。

部門を超えたコミュニケーションが取りやすい
社内コミュニケーションの阻害要因のひとつが「組織の縦割り意識」です。この意識が全社一体感醸成の芽を摘み、組織力低下の一因になっています。社内SNSを活用すると、グループチャット機能を利用して連絡をとることになるので、他部門も関与する業務のグループチャットでは組織の縦割り意識の壁を越えた部門間コミュニケーションが取りやすくなると考えられます。

また、社内SNSには投稿機能があるので、仕事上のちょっとした思い付きや閃きなどを短文で投稿すれば部門外の社員からも「いいね」などの反響が得られたり、仕事上での成功体験や業務改善案などを投稿すると、それを読んだ他部門の社員が触発されてモチベーションが高まります。社内SNSのこうした機能が部門を超えたコミュニケーションを取りやすくします。

ノウハウの共有と蓄積がしやすい
社員個々のノウハウは会社の貴重な知的財産です。この財産を有効活用するためには、業務をともに遂行するメンバー同士のノウハウ共有が欠かせません。社内SNSは個々の社員の気付きやノウハウの共有・蓄積をスムーズに進めるツールになります。

社内SNSの導入に失敗しないためのポイント

社内SNSと個人利用のSNSとの違いは何でしょうか。個人利用のSNSはインターネットを介して交友関係を構築するWebサービスの総称。一般には個人プロフィール、ライトな話題を綴った短文、自分が撮影した写真などの公開に広く利用されています。代表的なSNSには「Twitter」「Facebook」「LINE」「Instagram」などがあります。このSNSでよく発生するのが情報漏えいです。

個人利用のSNSは不特定多数のユーザが利用するツールです。利用者は個人情報漏えい、不正サイトへの誘い込みによるクレジットカード情報漏えい、SNSアカウント乗っ取りなどのリスクに常にさらされているといわれています。中には、私用PCに保存していた社内情報がSNSから漏えいしたケースもあります。また、マスメディアで度々報道されるリスクが「炎上」です。

これに対して、社内SNSの場合は、基本的に社内という閉域ネットワーク環境で利用するツールなので、情報漏えいが発生しにくいといえます。さらに社内SNSはさまざまなセキュリティ対策がされていているのが、個人のSNSとの最大の違いです。

さて、コストパフォーマンスの高い社内SNSを導入するには、まず導入前の準備として導入目的、既存コミュニケーションツールとの使い分け、社員の利用メリットなどの明確化が重要です。

次に社内SNSツールの選び方ですが、これは

・導入目的に合致したツールか

・社員の利用メリットを十分満たせる仕様になっているか

・自社事業の発展や組織拡大・変更にスムーズに対応できる柔軟性があるか

・ベンダのサポート体制は充実しているか

などをポイントにすればよいでしょう。

使うほど価値が高まる社内SNS

活発な社内コミュニケーションは風通しの良い和気藹々とした社風を醸成し、企業全体を活性化させ、社業発展のエネルギーになります。業務を通じた気付きやノウハウの共有・蓄積は仲間意識を強め、社内コミュニケーションを活性化します。社内SNSはこの促進ツールといえます。社内SNSツールは使えば使うほど価値が高まります。社内SNS導入の検討を始めたら、まずは信頼できるICTベンダに、自社に適した社内SNSツールの導入提案を求めるとよいでしょう。

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