中堅・中小企業が知らなければ損をする「リモートアクセス」の導入効果とは?

中堅・中小企業が知らなければ損をする「リモートアクセス」の導入効果とは?

(2019年6月14日掲載)

目次

業務効率化推進を実現する手段のひとつとして、「リモートアクセス」が注目されています。場所の制約を受けずに業務を行うことができるのがリモートアクセスの最大の魅力といえるでしょう。優秀な人材の確保・定着などの視点からも、中堅・中小企業こそリモートアクセスの導入が重要ともいわれています。

これだけは知っておきたいリモートアクセスの便利機能

リモートアクセスとは、一般的には社外のPCからインターネットを介して自社のリモートアクセスサーバに接続し、社内の自席のPCにアクセスする仕組みのことです。このリモートアクセス環境を導入するには「リモートアクセスツール」が必要です。リモートアクセスツールには基本的に次のような機能が搭載されています。場所と時間の制約を受けず、かつセキュアな業務遂行を可能にしています。

遠隔操作機能

リモートアクセスツールの主要機能が「遠隔操作」です。自宅や外出・出張先のPCから社内の自席のPCを操作できます。

ファイル送受信機能

自宅や外出・出張先のPCと社内の自席のPCとの間で、ファイル文書の送受信ができます。業務に必要な文書を送受信できるので、必要な大量の文書などを鞄に入れて持ち歩く負担を解消できます。

メール操作機能

自宅や外出・出張先のPCから、社内の自席のPCのメール閲覧やメール送受信ができます。営業やアフターサービスなど社外業務が多い社員の場合は業務効率向上と社内外コミュニケーションの迅速化が図れるでしょう。

情報セキュリティ機能

ID・パスワード・指紋認証等による本人確認機能、アクセス履歴を記録するアクセス履歴管理機能、アクセス可能な機器の設定などができるアクセス管理機能などを搭載しています。

リモートアクセスは働き方改革の身近な実現手段

リモートアクセス自体は、以前からデジタル専用回線を介して利用されてきました。しかし、デジタル専用回線を必要とするのは大企業など一部の企業に限られていたので、リモートアクセスの利用も限られていました。ところが近年、インターネットの普及により、中堅・中小企業でも容易にリモートアクセスを利用できるようになりました。外出先や自宅など職場から離れた場所にいながら、社内の自席のPCを遠隔操作できるリモートアクセスは、どこにいようとインターネット環境さえあれば職場とほとんど同じ環境で仕事をできるのが特徴です。
このため、テレワーク可能な業務の範囲拡大や業務効率の向上に役立ちます。リモートアクセス環境を導入すると、一般的に次のようなメリットがあるとされています。

社内と同等の情報システム環境を実現できる

遠隔地からPC操作ができるリモートアクセスは、社内の自席のPCはもとよりアクセス権限さえあれば社内の業務系サーバにもアクセス可能です。したがって、自宅や出先・出張先でも社内と同等の情報システム環境で仕事ができます。

ワークスタイルの幅が広がる

リモートアクセス環境があれば、社員のテレワークが容易になります。在宅勤務、サテライトオフィス勤務など勤務形態が多様化し、社員は自分が働きやすいワークスタイルを選びやすくなるので、社員のモチベーションも上がるでしょう。加えて、それまで活用できなかった移動中やカフェでの時間調整といった隙間時間も活用できるので、業務効率も上がるでしょう。

リモートアクセス導入に失敗しないためのポイント

リモートアクセスの導入は、ある意味で「社員の野放し勤務」に通じるところがあります。その結果、リモートアクセスを導入した企業の中には、企業情報の漏えい、社外業務中の勤怠管理などに悩む企業も見られます。このような失敗をしないためには、次のリモートアクセス導入のポイントを押さえておく必要があります。

1.リモートアクセス導入の手順

リモートアクセスの導入は次の手順が基本になります。まずは、情報セキュリティ対策の検討から始めます。リモートアクセスを導入すると、不特定多数の部外者による不正アクセスを受ける可能性が高まります。このため導入前にリモートアクセスツールに対応した情報セキュリティ対策を検討しておく必要が有ります。この検討は次の手順で進めると良いでしょう。

①情報セキュリティ方針の検討
現行の社内ネットワークと同一レベルの情報セキュリティ対策をリモートアクセスでも実施するのか、リモートアクセス独自の情報セキュリティ対策を新たに策定するのか、どの程度のコストをかけられるのかなどの基本方針を検討します。セキュアで利便性の高いリモートアクセス環境を実現できるか否かを決定づける重要なポイントです。

②本人確認方式の検討
本人確認をIDとパスワード入力でOKにするのか、ICカード式社員証や指紋照合まで行うのかなど、本人確認方式を検討します。当然、高度な本人確認方式にすればするほどセキュリティは高まりますが、コスト増や利便性の低下の要因になりかねないので自社に適したセキュリティレベルに設定しておく必要があるでしょう。

③アクセスを認める範囲の検討
対象業務の検討をしましょう。業務系サーバやPCにアクセスできる社員、部署など、アクセス権限を与える範囲とレベルを検討します。

④アクセスログ設定の検討
情報漏えいがあった際、その原因究明を容易にするため「いつ・どの社員がどのサーバやPCにアクセスしたのか、どの社員がどのファイルを更新したのか」などを時系列で追跡できるよう、アクセスログ設定の検討をします。
続いて、勤怠管理方法の検討へと移ります。リモートアクセスには、それに適した業務と適さない業務があります。このため、リ対象とする業務の絞り込みが重要です。そして、リモートアクセスを導入する上での問題のひとつが、勤務時間の実態把握です。どんな仕組みでリモートアクセスの勤務実態を把握するかの検討が必要です。

2.自社に適したリモートアクセスツールの選び方

リモートアクセスの導入において、もう1つ重要なポイントがリモートアクセスツールの選定です。リモートアクセスツールにはさまざまなタイプがあり、かつ、ベンダ各社がそれぞれ特長を持つリモートアクセスツールを販売しています。リモートアクセスツールの特長によって向いている業種などが変わってくるため選定を誤ると「使い勝手が悪いツール」になる可能性もあります。「自社に適したリモートアクセスツール」は、次のポイントを目安に選定すると良いでしょう。

①課金形態
主に従量制と定額制に分かれます。従量制は利用者数や利用回数に対応して課金されるタイプです。利用者数や利用回数が少ない企業に適したタイプといえます。定額制は利用者数や利用回数が多い企業に適したタイプといえます。このような企業は、定額制の方が経費圧縮効果が高くなります。

②運用管理形態
リモートアクセスツールの運用管理は、情報システム部などユーザ企業側で行うのが普通です。しかし、中にはセキュリティ対策を含め運用・保守も一括で提供しているツールもあります。その一例が、ソフトバンクの「デスクトップサービス」です。このツールは「どんな規模の企業にも柔軟に対応」といった単なる汎用性ではなく、中堅・中小企業のニーズを重視して開発されており、中堅・中小企業のリモートアクセス導入に必要な機能をワンストップで提供しているのが特徴です。中堅・中小企業の場合はリモートアクセスツールを選択する際に、欠かせない候補の1つになるでしょう。

進化するリモートアクセスツール

従来のリモートアクセスツールは、「自席のPCを遠隔操作できる便利なツール」の1つに過ぎませんでした。しかし、現在はICTの進化と相まってテレワークを始めとしたワークスタイルの多様化、業務効率化、BCP対策などのプラットホーム的な役割を果たすツールに進化しています。中堅・中小企業こそ使いやすく、コストパフォーマンスの高いリモートアクセス環境の導入を検討する時期に来ているようです。

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