業務フローとは?業務効率向上を実現させるための業務フローの書き方を解説

業務フローとは?業務効率向上を実現させるための業務フローの書き方を解説

(2019年7月5日掲載)

目次

ITツールを使った業務効率向上を実現するためには、現場業務の把握なくして始まりません。一般的には、現場業務に携わる従業員に対するヒアリングで現状を確認するケースが多いでしょう。ヒアリングした現場業務を可視化するためのツールが、業務フローです。今回は、ITツールを使った業務効率向上を実現するために重要な役割を果たす業務フローについて解説します。

業務フローとは

業務フローとは、現場で行っている業務のプロセスを可視化するために作成するフロー図のことです。業務プロセスを見える化するためのツールととらえてよいでしょう。一般的にスイムレーンと呼ばれる枠で部門を表現し、業務を記号で表したうえで各業務を矢印でつなぎ、業務プロセスを図式化します。

企業で業務改善を進める場合、チームを組んで現場業務の分析や課題の洗い出しを行い、必要となるITツールの選定を行なうことが多いでしょう。チーム内でヒアリングした現場業務を共有するために業務フローは極めて重要です。チーム内で業務フローを共有することで、解決するべき課題を漏れなく抽出しやすくなるからです。

業務改善にITツール導入をともなう場合は、RFP(Request For Proposal、提案依頼書)をベンダに提示し、提案書を出させることも多いはずです。こうした場合でもRFPの中に業務フローを盛り込んでおくことで、ベンダー側と正しく現場業務を共有し、効果の高い解決策の提案を受けることができるようになるでしょう。

近年注目されているRPA(Robotic Process Automation)を導入して業務の自動化を行う場合にも、ロボットを作成するために業務フローの作成は欠かせません。

組織的に業務フローを根付かせるためのポイント

業務フローの作成方法には、こうしなければならないという明確な決まりはありません。しかし、作成した人によって記号の使い方が異なると、業務フローの有効活用が難しくなります。そのため、業務フロー作成のルールを社内で統一する必要があります。

業務フローの表現方法にはいくつかの規格があります。その代表例は、日本工業標準調査会(JISC)(外部リンク)が定める日本工業規格(JIS)と、日本ビジネスプロセス・マネジメント協会(外部リンク)が定めるBPMN(Business Process Model and Notation、ビジネスプロセスモデリング表記)です。こうした規格から自社に最適なものを選定し、会社で業務フローを作成するときの統一規格として採用するのがよいでしょう。

必要に応じて教育を実施することで、業務フローを根付かせましょう。日本ビジネスプロセス・マネジメント協会では定期的にセミナーを実施していますので、こうしたセミナーを利用するのもひとつの手です。

業務フローを上手に書くためのポイント

業務フローを作成する目的は、あくまで業務プロセスの見える化にあります。しかし、業務フローのなかには、作成すること自体が目的となってしまい、肝心の業務プロセス自体が把握しづらいものも散見されます。それでは、業務フローはどのような点に注意して作成すればよいのでしょうか。

標準フローチャート記号を使う

業務フローを作成するにあたり、業務を表すフローチャート記号をどう表現すればよいのか迷うこともあるかもしれません。日本では、"JIS X 0121:1986"「情報処理用流れ図・プログラム網図・システム資源図記号」でフローチャート記号が標準化されています。独自ルールがない場合にはこちらに倣うとよいでしょう。

書籍から学ぶ

業務フローを体系的に身につけたいのであれば、書籍を読むことをお勧めします。将来的にRPAなどのITツールを効果的に活用するためにも、業務フローの知識は必ず必要になります。書籍をいくつか紹介しておきますので、参考にしてください。(いずれもアマゾンのサイトへ移動します)

  1. 7つの要素で整理する業務プロセス

  2. 業務改革、見える化のための業務フローの描き方

  3. システム分析・改善のための業務フローチャートの書き方 改訂新版

習うより慣れろ

業務フローは手を動かすことで上達します。細かい記号やルールにこだわらず、まずはヒアリングした業務を図式化することから始めてみましょう。記号やルールがよく分からないのであれば、MicrosoftのOffice製品に標準的に含まれるアイコンなどを活用すればよいでしょう。重要なことは第三者が見て、業務プロセスを把握できること。それさえ実現できれば、最初は記号やルールにこだわる必要はありません。

業務効率化を実現したいなら業務フローを作成せよ

業務効率化を効果的に実行に移していくためには、最初に現状の把握が必要となります。そして、より効果的な現状把握を実現するためのツールが業務フローです。RPAなどを使った業務効率化が強く求められている今こそ、業務フローを組織的に活用するべきではないでしょうか。

業務効率化の実現は生産性向上を通じた収益力強化や、働き方改革の実現による従業員満足度の向上など、多くのメリットを企業に与えてくれます。業務フローの活用度合いが企業の競争力をも左右する、そういっても過言ではないかもしれません。

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