企業の成長戦略に貢献するオフィス移転の秘訣とは?

企業の成長戦略に貢献するオフィス移転の秘訣とは?

(2019年7月8日掲載)

目次

企業がオフィスを移転する理由や目的はさまざまです。今回は、オフィス移転を検討する担当者に向けて、オフィス移転を成功させるヒントとともに、オフィス移転決定後のプロセスについてもご紹介します。さらに、新たなオフィス移転の選択肢として注目を集めているコワーキングスペース活用ポイントもあわせて見ていきましょう。

なぜオフィスを移転するのか

オフィス移転を成功させるためには、オフィスを移転させる理由を明確にし、目的に合わせて移転先を考えていくことが重要です。以下に代表的なケースを見ていきましょう。

1.オフィスの建物や敷地による理由
老朽化や公共事業への協力にともなう建て替えなど、オフィスがある建物が原因で、オフィス移転の必要が生じる場合があります。社内の理由によらず移転が必要になるケースですので、移転を機に今後の動向(企業規模の拡大を目指すなら今より大きなオフィス、コストを抑えたいなら地価の安い場所にあるオフィスなど)に合わせた移転先を探すのがよいでしょう。

2.組織体制の変更
社内の機構改革や営業管轄エリアの見直しといった組織体制の変更が、オフィス移転の契機となることがあります。他社との業務提携や合併、事業譲受が発生したときも、オフィス移転を検討する機会となります。営業管轄エリアや業務提携先との利便性を重視して選ぶことが肝要です。

3.業績の向上
業績向上によってもたらされた利益などを元手に、「より広い空間」「より利便性が高い場所」「より企業ブランドをアピールできる立地」を求めてオフィス移転を検討する場合もあります。とはいえ移転には決して少なくないコストもかかります。業績の伸び率や今後の予測に鑑みて、勢いで選ぶのではなく将来的に無理が生じないよう冷静に判断しましょう。

4.今後の組織拡大・事業拡大を見越しての移転
近年では、自社の中長期的な展望を見越してオフィス移転を検討する企業が増加傾向にあります。オフィス移転を自社にとって意義ある施策とするためには、経営課題解決の視点から日々の運用に立った視点まで多角的にオフィス移転の効果を考えたうえで、最適な移転先を選定する必要があります。

オフィス移転の際のプロセスとポイント

オフィス移転が決まったら、移転準備を始めましょう。一般的なオフィス移転のプロセスとそれぞれのチェックポイントを以下にご紹介します。

新オフィスの物件を探す

新オフィスに求める要件を整理したうえで、実際に物件情報を収集します。

オフィスレイアウトを考える

以下のポイントを押さえて、オフィスレイアウトを検討します。

  • 執務スペースの部署・チームごとへの割り当て
  • 執務スペース以外の空間の配置(エントランス、会議室、応接室、倉庫など)

上記の2つのポイントを考えた上で、全体を見て、レイアウトに無理がないか再度確認しましょう。

オフィス家具やOA機器を選定・発注する

以下の観点から、必要なものの洗い出し・選定・発注します。

  • 新たに購入する家具やOA機器
  • リースする家具やOA機器

移転先で使わない家具やOA機器の廃棄処分も忘れないようにしましょう。

オフィス移転計画を作成する

オフィス移転予定日から逆算して、オフィス移転計画を作成します。

  • 現オフィス退去までのスケジュール策定(原状回復工事、鍵の変換など)
  • 新オフィス入居までのスケジュール策定(電気工事、通信関連の工事、内装工事など)
  • 引越し会社の選定、および事前打ち合わせ
  • 取引先、協力会社などへの移転通知
  • 従業員への移転計画説明と準備への協力依頼

移転作業の準備から当日の作業

従業員にもオフィス移転作業に協力してもらう必要があります。荷物の梱包やデータのバックアップ、共有スペースの移転準備などについて、具体的な指示系統を明確にしておき、スムーズに進めましょう。また移転担当者が旧オフィスと新オフィスの双方に立ち会えるよう、スケジュールを調整しておくことも忘れないようにしましょう。

移転にともなう各種変更・届出

関係する役所への届け出や移転にともなう印刷物の発注(社用封筒、名刺など)も必要です。適切なタイミングで実施しましょう。

オフィス移転先としての「WeWork」の魅力

オフィス移転の新たな選択肢として近年注目を集めているのが、2010年にニューヨークで創業したWeWork(ウィーワーク)の活用です。日本では2018年2月に、国内初となるWeWork拠点がオープンしました。以来登録ユーザーを増やし続けており、2019年1月時点での国内登録ユーザー数はおよそ1万人にのぼっています。

日本国内のWeWork拠点はどこにある?

日本で稼働するWeWork拠点は2019年7月時点 で21ヶ所。その内訳は、東京15ヵ所(西池袋、虎ノ門、京橋、乃木坂、六本木、丸の内、日比谷、渋谷神宮前、銀座、新橋、神保町、四ツ谷)、横浜1ヵ所、名古屋1ヵ所、大阪2ヵ所、福岡2ヵ所となっています。

WeWorkを新たなオフィスにすることで得られる5つのメリット

WeWorkを新たなオフィスとすることで、企業と従業員は次の5つのメリットを得ることが期待できます。

1.オフィス移転のコストを抑えられる
WeWorkには、業務をするうえで必要な設備や家具など全て揃っています。一般的なオフィス移転では敷金や内装工事費、機器購入などの費用が発生しますが、WeWorkではこうした費用が一切かからずオフィス移転にかかるコストを抑えることができるでしょう。

2.事業の規模や成長に応じてフレキシブルな利用が可能
WeWorkは月額制の契約となるので、従業員数の増減や自社の成長フェーズに合わせて最適な規模の拠点を持つことができます。多拠点での事業展開をするようになったら、国内外のWeWork拠点をサテライトオフィスとして活用することも可能です。

3.働き方改革を推進しやすい
2019年4月から働き方改革関連法の段階的施行が始まることを受けて、これまで以上に多くの企業で労働環境を見直す動きが出てきています。会議室や大画面モニタがあるテレビ会議スペースなど、多様なオフィス環境が整っているWeWorkは、リモートワークやフレックス通勤といった新しい働き方を実現する場としても有効に機能するでしょう。

4.WeWork入居企業や個人事業主との協業がしやすい
WeWorkのスペースの多くは、入居企業の従業員ならば誰でも使える共用ワークスペースになっています。そのため、日常的に入居企業のビジネスパーソン同士のコミュニケーションが自然発生しやすい環境となっています。オフィス間の隔たりを感じない空間の中で、雑談から今後の事業戦略の話まで、オープンに語らうことができます。

5.イベントやセミナーの会場としての利用が可能
WeWorkにはイベントスペースも用意されています。このスペースでは、WeWorkメンバーの交流促進を目指すイベントから、入居者以外の人も気軽に参加できるセミナーまで、多種多様な催し物の開催が可能です。

企業の中長期的な成長を見越したオフィス移転を

近年のオフィス事情を考慮すると、オフィス移転を単なる「場所の移動」で終わらせてしまうことは非常にもったいないといえるでしょう。オフィス移転の機会は、「企業の中長期的な基盤を作るチャンス」と捉えて慎重に計画を練るのがおすすめです。

企業戦略のひとつとして、移転コストや時間を削減し、かつフレキシブルなオフィス環境を手に入れるための選択肢として、WeWorkに代表されるコワーキングスペースの活用も検討してみてはいかがでしょうか。

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