RPAを導入するときのポイントとさまざまな支援サービス

RPAを導入するときのポイントとさまざまな支援サービス

(2019年8月1日掲載)

目次

少子高齢化が進み、労働人口の減少が問題となる中、日本政府が推進している働き方改革によって、家事、育児、介護、仕事のそれぞれに余裕をもって携わることができ、個々人の能力を活かせる社会を実現しようとする動きも出てきています。そうした取り組みを受けて、多くの企業では業務の見直し、効率化はすぐにでも対応しなければならない課題となっています。今回は業務効率化への取組のひとつとして注目されているRPAについて導入時のポイントと支援サービスについて紹介しましょう。

RPAってなに

RPAとはRobotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略で、今まで人が行っていた作業をPCにインストールしたソフトウェア型ロボットが代行するシステムおよび、その技術のことを指します。

AI、機械学習などの認知技術を搭載したロボットといえば、工場などの産業用ロボットが知られていますが、RPAはオフィスで日常的に人が行っていたデータ入力などの業務をソフトウェア型ロボットが代行してくれるというものです。

業務効率化の3段階

RPAを含め、こうしたソフトウェア型ロボットのレベルには3つがあります。

  • RPA(Robotic Process Automation)

本記事で紹介しているのがこのレベルです。今まで人が行っていた業務の中で単調な作業をルールに従って自動的に行う技術です。

  • EPA(Enhanced Process Automation)

このレベルは機械学習やAIの導入によってRPAよりもさらにレベルの高い業務を処理することができるシステムです。人が行っていた業務においても、想定外のことが発生することはあり得ます。そうしたイレギュラーな業務に対応するレベルの技術であるといえます。たとえばチャットボットなどがそれに当たります。

  • CA(Cognitive Automation)

このレベルは状況判断や意志決定も可能なシステムを指します。膨大なデータをAIやディープラーニング(深層学習)を使って最適と考えられる作業の選択肢を選び、実行するのがこのレベルだといえます。

RPA導入が加速する背景

RPAを含めた業務効の率化を実現する技術を導入しようとする動きが加速されているのには、どういった理由があるのでしょうか。大まかに3つの点から見てみましょう。

  • 人員不足解消

一つ目はさまざまな現場における人員不足が挙げられます。少子高齢化にともない、家族ひとりあたりにかかる育児、介護のための負担は大きくなっています。そのため業務を効率化し、時間を削減するための取り組みとしてRPAに注目が集まっています。

  • 人為的ミス解消

二つ目には、人の手によって定型的な作業を行ううえで、人為的ミスは避けられません。とくに人員不足のなか、ひとりの担当者が負担する業務は増えることはあっても減ることは考えにくい状況です。つまり限られた時間のなかで多くの作業をこなすことになり、ミスが発生しやすい状況になっているといえます。RPAは決められた手順で正確に作業を進めるので、ミスの発生が抑えられます。

  • 稼働率の向上

三つ目には、働き方改革の一環として労働時間削減への対応が考えられます。今までなら業務のなかでも時間制限のあるものを優先し、残業などで定型作業に対応していた状況であっても、残業が制限されると業務が積み残されてしまうことになります。RPAを活用すれば、時間外であっても作業を進めることができるため、業務の積み残しは無くなります。つまり稼働率が向上することになるのです。

RPA導入の流れ

ではRPAを導入するにあたり、どのような手順で進めていけばよいのでしょう。

スケジュールは以下を参考にしてください。

1.課題の洗い出しをする

いきなり自社の全てのデスクワークでRPAを導入しても業務の効率化が図れるとは限りません。RPAを導入して業務の自動化をすることで人の労働負担や労働時間が削減できるものは何であるのかを選定することが重要です。そのためには、現状の課題を洗い出しましょう。

2.RPA導入に最適な業務の選定をする

RPAが得意な業務を把握しておくことが大切です。RPAが得意としているものは、経理や人事に関わる事務作業、データ分析、ビッグデータを活用した予測処理などです。こうした業務からRPAを導入しましょう。

3.小さく始める

1.2.で課題を洗い出し、その中からRPAが得意とする業務を選び、導入をするわけですが、RPA利用にノウハウが最初から全ての業務に導入するのではなく、他の業務のモデルケースとなるようなものを選び、小さく始めることが大切です。

4.導入後の効果を分析し、定着させる

選定した業務に導入したあとは、どのくらい業務が効率化されたかを分析しましょう。労働時間がどれくらい短縮できたか、処理作業がどれくらいミス無く完了できたかなど、数字で表しておくことは重要です。分析をしたら更にRPAのシナリオに改善を加えるなどして、RPAでの作業を定着させましょう。

5.対象業務を拡大する

いくつかの業務でRPAを導入し、活用の仕方が理解できてきたら、対象業務を拡大しましょう。それぞれの部署、業務において、RPAのシナリオ作成には工夫が必要になりますが、ソフトバンクのような専門知識があり自社でも導入実績のある企業と連携をし、自社に最適な方法を構築していくことが大切です。

最適な導入を支援してくれるサポートとツールの数々

RPAを導入するとき、いくつもあるRPAツールのなかからどれを選ぶのか、自社にとってどれが最も適しているのかを判断するのは難しいことです。全体的な業務状況やどのくらい対応できる人員がいるのかによっても異なります。そうした判断は専門的な企業に相談するのがよいでしょう。

RPAのツールとサポートを提供している企業の一部を紹介しましょう。

WinActor

NTTデータが提供しているツールです。PC1台から導入することができ、今までの業務システムを大きく変更する必要もありません。サポート体制も整っています。

BizRobo!

RPAホールディングスの子会社であるRPAテクノロジーズ社が提供しているツールです。国内での実用実績も多く、RPAをはじめて導入する企業でも安心して使えます。

SynchRoid

ソフトバンクが提供しているRPAサービスです。利用環境に応じて2つのメニューが用意されており、有償でRPA導入から開発、トレーニングまでトータルにサポートが受けられます。

まず現状を把握し、課題を見つけることから

今後、業務効率化はますます企業にとって大きな課題になります。さまざまな対策も提案されている中、何がもっとも自社に効果をもたらすのかを知るためにも、業務の現状を把握しておくことが大切です。

日常的にあるいは特定の季節によって、大きく業務効率が落ちることがあるとか、残業が減らないなどの実態を洗い出し、その背景になる問題点を見つけましょう。

そのうえで、RPAを導入して効率化が図れる業務がどれかを検討しましょう。導入にあたっては検討する段階から専門の企業に相談をし、サポートしてもらうのがよいでしょう。

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