電子契約に移行するメリットとは?~働き方改革、税務、SDGs!?

"電子契約に移行するメリットとは?~働き方改革、税務、SDGs!?"

(2019年11月28日掲載)

目次

日本における電子契約サービス市場は、今後ますます拡大していく予測だ。
なぜ電子契約導入が急増しているのか、以下の3つの視点から、電子契約の導入メリットをみていこう。

【電子契約=働き方改革?】契約締結までの日数が10日から3日に!
電子契約による時間削減効果

まず、契約書の作成から、保管までにかかる時間を思い起こしてみてほしい。契約書の内容について合意したあとの一般的な業務フローは以下の通りだ。

従来の紙と印鑑での契約フロー

1つ1つのフローは大した時間がかからないようにみえても、「押印を依頼した上司が出張で不在」「印紙の要否と金額を印紙管理担当者に確認」「契約書を保管するキャビネット管理者への保管依頼」など、関わる人数が多いほどリードタイムが長くなる。
それが電子契約であれば、以下のように削減することが可能となる。

電子契約フロー

業務フローの項目そのものが減ることもあるが、関わる人数が減るというのもリードタイム削減の1つのポイントかもしれない。相手が不在で帰りを待つ、担当者を探すという時間を削減できることは全体の業務効率化につながる。
電子契約の導入企業では7日~10日かかっていた契約書業務が2~3日程度になったという事例もみられている。毎年800人ほど、アルバイトが入れ替わるという企業も、電子化することで誓約書などの管理工数が大幅にカットできたという。
貴社でも、契約書関連で多くの時間を要している部門はないだろうか?

【電子契約=コスト削減?】1通最大60万円の削減!?
電子契約のコストメリット

電子契約の導入を検討するにあたって、コスト削減も気になる要素の一つだ。
電子契約の場合、収入印紙が不要になることに加えて、1契約につき500円以上のコスト削減ができる。

契約業務のコストは1契約につき500円以上と印紙代が必要

契約書という性質上、特定記録郵便等の方法で郵送するという企業も多いだろう。その場合さらにコストが高くなってしまう。電子契約であれば、クラウド上で送付ボタンを押すだけ。その後の保管も、クラウド上で行い、バックアップも電子契約システムの中で保管されるというサービスもある。
また、電子契約には収入印紙(印紙税)が原則不要(※1)である。請負契約では最大で60万円の印紙税がかかる(※2)ということもあり、企業によってはかなりのコスト削減が見込める。本来、収入印紙(印紙税)が必要なものに、添付を忘れてしまった場合、納付しなかった収入印紙(印紙税)の額とその2倍に相当する金額との合計額(つまり印紙税額の3倍)に相当する過怠税を徴収されるというリスクもあり、リスク回避の観点でも電子契約の導入は有効であると言える。
予算管理部門に印紙税にかかるコストを確認してみる、郵便にかかるコストを確認してみる、というアクションにより自社での電子契約導入がどのくらい効果があるかを実感してみてはどうだろうか?

※1 請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について|福岡国税局|国税庁
※2  国税庁ホームページにおける請負契約の印紙税一覧

【電子契約=SDGs?】CSR部門にも注目してほしい電子契約

電子契約で削減できるものは作業時間やコストだけではない、「紙」もその一つとなる。紙の削減はコスト削減という側面もあるが、資源の消費を防ぐという一面もある。
2015年の国連サミットにて全会一致で採択された SDGs(Sustainable Development Goals)では 、持続可能な世界を実現するための17個のゴールが設定されており、紙の削減・ペーパレス化の推進もSDGsの以下の項目に該当する。

"電子契約が該当するSDGsのゴール"

企業として、具体的にSDGsに取り組む最初の一歩として、電子契約導入によるペーパーレス化を進めてみるのもいいだろう。

電子契約の導入にあたっては、自社で開発をおこなう場合と、クラウドサービスなどを利用する場合がある。いきなり全社導入はハードルが高いという場合、1つの部門からクラウドサービスで試してみる、というケースをおすすめしたい。
まずはソフトバンクなど電子契約のクラウドサービスを提供する企業に相談しながら電子契約の導入を検討してみてはどうだろうか?

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