働き方が変わる!LINE WORKS3つの活用ポイント

"働き方が変わる!LINE WORKS3つの活用ポイント"

(2019年12月20日掲載)

目次

近年、日本企業で進められている、働く環境を大幅に見直す取り組みである「働き方改革」。働き方改革の必要性が叫ばれるようになった背景には、人口減少と少子高齢化による労働力の減少が関係しています。労働人口を増やして生産性を向上させるためには、すべての企業が働く環境を見直し、仕事の質を高める必要があります。

職場にあったツールを導入することも、新しい働き方を生み出す工夫の一つ。今回は、コミュニケーションを活性化するビジネスチャット「LINE WORKS(ラインワークス)」を活用した働き方改革を成功させる3つのポイントをご紹介します。

働き方改革の背景と目的

総務省の報告によると、日本の人口は2008年から減少傾向にあります。現在も多くの企業にとって人手不足は深刻な問題ですが、日本社会では、今後もさらに人口が減って少子高齢化が進み、労働人口が大幅に不足することが懸念されています。

労働人口を増やすには、多様な働き方のニーズに対応して子育てや介護などによる離職に歯止めをかけ、性別や年齢に関係なく働きやすい環境を整備しなければなりません。また、過労死につながる長時間労働や正規・非正規間の待遇格差の改善も必要です。つまり、誰もが自分のペースで長く健康的に働いていける体制を整えることが、企業はもちろん、社会全体の課題といえるのです。

日本政府は、個人が多様な働き方を選べる環境を整えて労働人口を増やし、社会全体の生産力を高めようと、2018年に8つの労働関係法の改正をまとめた「働き方改革関連法」を成立させました。この法律には時間外労働の上限規制や年次有給休暇取得の義務化、同一労働同一賃金(正規・非正規間の不合理な待遇差の禁止)といった項目が盛り込まれており、2019年4月1日から順次施行されています。

LINE WORKSが働き方改革に効く!?

国を挙げての働き方改革により、企業での取り組みも加速しています。働き方改革は一部の大企業だけの問題ではなく、中小企業を含めたすべての企業で対応すべきテーマです。法律で義務づけられた要件を満たすことは当然ですが、それぞれの企業が職場に合わせた取り組みを進めていくことも重要です。

そのなかで、最新のテクノロジーを活用できるかどうかは、働き方改革成功のカギとなるでしょう。多くの企業が、働き方改革の一環で、ICT(情報通信技術)を活用した時間や場所に縛られない働き方であるスマートワークを取り入れ始めています。スマートワークを実現に導くツールの一つとして注目されているのが、LINE WORKSです。

LINE WORKSとは、ビジネス版LINEのことで、管理者から招待されたメンバー同士で画像などのデータを共有しながら会話ができるビジネスチャット。LINEを踏襲した操作性と見慣れた画面で簡単に利用できるため、操作研修などを実施する必要がなく導入も比較的容易です。チャット機能のほかにも、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、ビジネスシーンで活用できる多彩な機能を備えています。

一方で、サービスはすべて日本国内のデータセンターから提供し、ビジネス向けにセキュリティ管理レベルを高めているため、情報の流出を防ぎながら安全に利用できます。また、国際的なセキュリティ標準であるSOC2/SOC3、ISO27001、ISO27017、ISO27018認証を取得しているので、データの安全な保管と利用者のプライバシー情報保護の安全性が保証されています。

LINE WORKS活用の3つのポイント

導入ハードルが低いLINE WORKSですが、働き方改革につなげるにはどう活用すればよいのでしょうか。以下に、LINE WORKS活用の3つのポイントを紹介します。

ポイント1 隙間時間を活用しよう

どんな業種・職種でも、外勤・内勤に関わらず、取り引き先への移動時間やアポイントまでの待ち時間、PCによるアップロードやダウンロード処理にかかる時間など、何かしらの隙間時間が生じるものです。いつどこにいても、そんな隙間時間を利用して、スピーディにチームのメンバーと連絡をとれるのが、LINE WORKSの特長です。

例えば、ある食品メーカのシステム部では、LINE WORKSを導入したところ、それまで主に電話で応対していた社内システムに関する質問や相談が、LINE WORKSのトーク(チャット)を通じて寄せられるように。このスタイルなら、質問する側もちょっとした隙間時間を利用して連絡できますし、答える側も業務の合間に返答できるため、時間を有効活用できます。

そのほかにも、電車を待つ間に上長との面談の日程を決めたり、PC操作の待ち時間中に部署内の全員に業務連絡を一斉送信したりと、隙間時間の使い方は多種多様です。

隙間時間の活用で業務が効率化すれば、社員はプライベートの時間をより充実させられます。結果的に社員のモチベーションが増して仕事の質が上がり、企業の生産性向上につながるのではないでしょうか。

ポイント2 働く場所を広げてみよう

毎日オフィスに出勤して働くという従来の働き方には、他の社員と顔を合わせて直接コミュニケーションをとれるというメリットもありますが、効率や生産性の面でのデメリットもあります。

オフィスで働いていると、電話や誰かに話しかけられることでデスクワークの手が止まってしまうことも少なくありません。さらには、通勤における満員電車のストレス、オフィスにいるだけで仕事をした気分になってしまうことも、オフィスに通って働くことによる弊害といえます。

近年、インターネットの普及で、資料や企画書の作成、経理処理といった主にPCを使う作業は、オフィスにいなくても問題なくできるようになりました。ただ、定例会やミーティングなど、どうしても出社が必要になる場面もあります。

その点LINE WORKSがあれば、グループでの音声通話やビデオ通話(最大200人で利用可能)も可能なので、遠隔地にいても会議やミーティングに参加することができます。グループでの通話の途中で、未参加のメンバーに招待トークを送れる機能も用意されています。

LINE WORKSの導入により働く場所が広がれば、社員の通勤時間や移動時間が削減され、自宅やカフェなど、より集中しやすい環境で作業に向かうことができるようになるでしょう。また、出産や育児、配偶者の転勤、介護などの事情があっても仕事を続けやすくなるので、優秀な人材の離職を防げる可能性も高まります。また、スキルが高くてもさまざまな家庭の事情で働くことができなかった人材も採用できる可能性が高まります。つまり優秀な人材の確保や離職率の低下につながる可能性もあるのです。

大阪府のある自治体では、LINE WORKSのビデオ通話で職員の採用面接を実施しました。このケースは、LINE WORKSを活用して場所に縛られない採用活動を行った結果、求人難のなかでも多数の応募者を集め、遠方に住む人はもちろん、育児中や在職中の人にも受験のチャンスを広げた例として、他の自治体からも注目されています。

ポイント3 スピーディに情報共有しよう

円滑なチームワークには、社員やメンバーどうしの的確な情報共有が不可欠です。しかし実際には、口頭で重要事項を伝達した結果、社内で伝言ゲームのようになって混乱するケースや、一人の社員が受け取るメールの量があまりにも多く、リアクションが遅くなってしまうケースも多々あるはずです。

このように情報共有に問題があると、顧客への対応の遅れや重大なミスにもつながりかねません。LINE WORKSでは、伝えたいことを文章と写真で簡潔に他のメンバーと共有して、スピーディに情報のキャッチボールができます。メンバーのうち誰と誰がメッセージを既読したかを確認することもできるので、返事待ちの時間や催促の手間が短縮されるのもメリットです。

ある大手百貨店では、LINE WORKSの導入後、バイヤーが新商品や小売店の状況などをリアルタイムでメンバーと共有して、迅速に売り場に反映できるようになったといいます。スムーズな情報共有が可能になったことで、業務効率がアップした例といえるでしょう。

まとめ

働き方改革を成功させて、選ばれる企業として生き残っていくには、社員一人一人が心から働きたいと思えるような職場環境を整える姿勢が求められます。幅広い企業や業種にフィットするLINE WORKSを活用して、“働きたい会社”を目指してみませんか?

LINE WORKSを導入しただけでは、働き方改革をしているとはいえません。どう活用していくか、実際に社員のワーク・ライフ・バランスの向上や生産性の向上につなげていけるかがポイントとなります。導入するにあたっては、サポート体制が充実したソフトバンクのような企業に相談しながら進めるのもいいでしょう。

LINE WORKS導入事例

関連サービス

LINE WORKS

LINE WORKSはビジネス版LINEです。LINEの使いやすさと楽しさはそのままに、企業で安心してつかえるセキュリティ機能を備えています。ビジネスシーンでも安心して使えるコミュニケーションツールです。→詳細を見る