契約締結は紙+印鑑で本当に万全!?電子契約のトレンドと安全性を知ろう

"契約締結は紙+印鑑で本当に万全!?電子契約のトレンドと安全性を知ろう"

(2019年12月25日掲載)

目次

紙+印鑑は本当に安全?疑問視される『印鑑安全神話』

印鑑を利用して紙で契約を締結するのが日本の文化である。その安全性が、いま疑問視されている。
記憶に新しいのが、『地面師』事件。詐欺グループが、偽造した印鑑証明書等の証憑で大手企業と数十億円にものぼる契約を締結した事件である。AIでの正確な画像解析など技術の進歩が著しい現代、印影のデータさえあれば、かなり精巧な複製が出来ると言われている。技術のコモディティ化とともに、情報セキュリティの対策も進化していかなければならない。

偽造の書類をすぐに見抜ける自信はありますか?
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情報セキュリティの三要素、『契約書』業務で満たしていますか?

契約内容が記載され、当事者の署名・記入押印がされた『契約書』は重要な情報資産である。

経済産業省と日本ネットワークセキュリティ協会が提唱している『情報セキュリティの三要素(CIA)』はご存じだろうか?紙での契約締結で、その情報セキュリティの三要素は守られるのかーー以下の図を見て欲しい。

"情報セキュリティの三要素を紙の契約書でクリアするのは困難"

紙の契約で情報セキュリティの三要素を満たすには、かなりのコストをかける必要があることが分かる。コストをかけてきちんと実施している企業も、そうでない企業も、どちらの課題も解決につなげていくのが『電子契約』なのである。

電子契約の場合

電子契約による情報セキュリティ三要素への対応をみてみよう。

"情報セキュリティの三要素は電子契約だと容易にクリア"

電子契約の場合、履歴を残すことやアクセス制限をかけることが容易で、検索もしやすいことが分かる。では、そんな電子契約は日本でどれくらい導入が進んでいるのだろうか?

周りはもう始めている?!日本国内の電子契約導入事情

国内企業の間でも徐々に電子契約への移行が進み始めている。日本情報経済社会推進協会のレポートによれば、2018年時点で43.1%の企業がすでに電子契約を導入済みで、導入を検討している企業を含めると、63.7%に上ることが明らかになっている。
下のグラフにあるように、一部の業務で電子契約を導入してから、複数部門に広げていくという企業も多いようだ。

電子契約の利用状況の経年比較 電子契約の利用状況の経年比較
JIPDEC「企業IT利活用動向調査2018」P23 電子契約の利用状況の経年比較
(2016年~2018年調査)

貴社はいくつ当てはまる?電子契約への移行オススメ度をチェック!

電子契約の導入が進んでいるのはなぜだろうか?安全性はもちろんだが、メリットが感じられるから、という点もあるだろう。電子契約の導入を検討しているのであれば、まずは以下のチェックシートを試してみてほしい。

◻︎稟議が承認されてから、契約締結までに1週間以上かかる
◻︎先方に送付した契約書をなかなか回収できない
◻︎先方内での契約書の承認状況が把握できない
◻︎上司の不在で、押印申請が止まる
◻︎NDA締結に時間がかかりプロジェクトが先に進まない
◻︎契約書の保管スペースに限界がきている
◻︎契約書の保管スペースから契約書を探すのに時間がかかる
◻︎契約書をスキャンしてPDF化するのに時間がかかる
◻︎スキャンしたPDFファイルを検索しても、なかなか見つからない
◻︎ペーパーレス化を進めたいが、何から始めればいいか分からない
◻︎収入印紙のコストがかさんでいる
◻︎契約書印刷・製本→押印→締結先への発送→保管に時間がかかっている
◻︎各種書類の郵送代が高い(返送用封筒含む)

当てはまる項目が多いほど、電子契約への移行の効果が大きいといえるだろう。 この機会に、電子契約導入を検討してみてはどうだろうか。

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