法曹界がDX(デジタルトランスフォーメーション)に斬り込む!弁護士が作った電子契約「クラウドサイン」とは!?

"法曹界がDX(デジタルトランスフォーメーション)に斬り込む!弁護士が作った電子契約「クラウドサイン」とは!?"

(2020年1月28日掲載)

目次

電子契約の導入が拡大している。矢野経済研究所によると、国内市場規模は2023年に353億円(※)に拡大すると予測されている。
今後、最も電子化の伸び代をもつ領域のひとつである。
※参考:(株)矢野経済研究所「リーガルテック市場に関する調査(2019年)」

電子契約の導入を検討している企業の担当者は「電子契約 サービス 比較」といったキーワードで検索しているケースも多いのではないだろうか。何を基準に選べばよいのか悩ましい中、クラウドサインの「国内シェア85%(※)」という実績は、サービスを選定する上で魅力のひとつだ。加えて、「クラウドサイン」が注目を集めているポイントは、運営しているのが弁護士ドットコム株式会社だという点である。
※参考:電子契約サービス主要12社に置いて、有償・無償を含む発注者側ベースでの利用登録者数 (株)矢野経済研究所調べ 2019年7月末現在

クラウドサインを作ったのは、弁護士ドットコム クラウドサイン事業部長の橘大地氏。そのきっかけは橘氏が法律事務所に勤務していた時、契約締結に対して課題を感じていたことであった。

株式会社弁護士ドットコム クラウドサイン事業部長 橘大地氏‬‬

「諸外国ではサイン文化で簡単に契約締結がなされているにもかかわらず、日本では、契約交渉がまとまっても、その後の締結作業に膨大な時間がかかってしまい、業務生産性の点で問題がありました。そこで、契約締結をスピーディにすることで、業務生産性を上げたいと感じていました。

また、印鑑は、いつ誰が押したかの特定が難しく、法的にもセキュリティ的にも安全性が担保できないという課題もあります。そこで、電子署名技術を使って安全かつスピーディに契約締結ができるように、『クラウドサイン』を作ろうと思いました」(橘氏)

「クラウドサイン」による電子契約締結までの流れ

「クラウドサイン」での契約書のやりとりはスムーズで、初めて利用する人でも簡単に締結を進めることができる。

① 「クラウドサイン」に契約書などのファイルをアップロード

「クラウドサイン」による電子契約締結までの流れ 契約書などのファイルをアップロード

② 相手のメールアドレスを入力し、送信

「クラウドサイン」による電子契約締結までの流れ 相手のメールアドレスを入力し送信

「クラウドサイン」による電子契約締結までの流れ 相手のメールアドレスを入力し送信

③ 受け手側は、受信したメールから、「クラウドサイン」上の契約書を開く

「クラウドサイン」による電子契約締結までの流れ 契約書を開く

「クラウドサイン」による電子契約締結までの流れ 契約書を開く

④ 契約書を確認し、「この契約書に同意しますか? はい/いいえ」というボタンから、「はい」を押す

「クラウドサイン」による電子契約締結までの流れ 同意する

以上で締結完了だ。

誤ったメールアドレスへ送ってしまったら?

クラウドサインでは、送り手から受け手へ、電話、SMS、メールでパスワードを通知し、受け手側の本人しか知り得ないパスワードを入力しないと契約書を開けない、といった設定ができる。
もし誤ったメールアドレスに送ってしまった場合には、送信後に却下ボタンを押せば、相手先が受け取って開いても「存在しません」と表示されるような制御をかけることが可能だ。

「クラウドサイン」による電子契約締結までの流れ 誤ったメールアドレスに送ってしまったら

万が一、そのまま契約同意まで至ってしまった場合には、あとから「同意解除」して正しい承認者が改めて同意し直すこともできる。

電子契約締結以外に、クラウドサインができること

「クラウドサイン」は契約締結の容易さが注目されがちだが、メリットはそれだけではない。
ワークフローシステムとの連携、過去の契約の保存、管理といった、契約に関わるプロセスすべてが「クラウドサイン」で完結できるのも大きなメリットである。

・契約書作成
自社のテンプレートを設定できるだけでなく、氏名、金額、支払期限、個別条件といった契約ごとに異なる文言をCSVデータで読み込むと、大量の契約書を瞬時に自動作成する一括作成機能がある。

・契約の承認プロセス
社内の契約ワークフローと連携させ、社内稟議が通らないと相手先へ契約書を送付できないといった制御が可能。

・多言語化対応
送る相手が日本語を理解できない外国人の場合、英語や中国語のインターフェースで書類を送ることが可能。

・契約を管理する
過去の契約書を保管できるだけでなく、閲覧権限の設定、満了が近い契約書のアラート通知といった、さまざまな機能が備わっている。
電子契約の導入は、契約を締結する企業すべてにメリットがある。
いわゆる秘密保持や業務委託だけではなく、申込書や発注書も「合意」にあたるため、数多くの注文書や請求書などが発生する企業の業務効率化にも貢献できるソリューションと言える。
電子契約はIT企業や大企業向けといったイメージや先入観があるかもしれないが、業種や企業規模に関係なく契約締結や書類のやりとりは発生するため、中小企業でも積極的に検討すべきではないだろうか。

橘氏も効率化の視点から電子契約を勧めている。「『クラウドサイン』で解決できる課題で、一番大きいのは業務効率化です。人材業界、不動産業界、建築業界やIT業界という、契約締結の数が特に多い業界でさえ、まだまだ紙文化が根強く業務負荷が残っています。ぜひ電子契約の導入をご検討いただきたいですね」(橘氏)

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