クラウド連携の音声サービスとは? 固定電話を定額で、柔軟に利用する方法

"クラウド連携の音声サービスとは?固定電話を定額で、柔軟に利用する方法"

(2020年2月28日掲載)

目次

ビジネスの現場においてもメールやチャット機能などを使うことが多くなっています。その一方で、電話による音声コミュニケーションの重要性も認識されています。特に顧客や取引先との連絡には、音声コミュニケーションがお互いの信頼を深める役割も果たしています。では、法人が必要とする音声コミュニケーションの機能とはどういったものなのでしょうか。そして、利用しやすいサービスにはどのようなものがあるのでしょうか。サービスの特性とメリットについて確認してみましょう。

音声コミュニケーションツール

法人が採用しやすい音声コミュニケーションツールについて、それぞれの違いをふまえて紹介します。

固定電話サービス

以前は、メタル回線を用いた電話サービスやNTT加入電話のみを指して固定電話としていましたが、IP電話やインターネット回線を利用した電話などの普及に伴い、携帯電話ではない設置型の電話のことを固定電話と呼ぶようになりました。 固定電話は、大きく分けてメタル回線を用いたものと、光回線を用いたものに分けられます。 従来のメタル回線を利用した加入電話やISDNサービスには、地域に紐づく0AB~J番号が割り当てられ、FTTH等を利用したIP電話サービスには050から始まる番号が割り当てられておりましたが、一定の品質基準を満たしたIP電話サービスにおいては、メタル回線と同様に0AB~J番号の利用が可能となっております。

FMC

FMCとは、Fixed and Mobile Convergenceの略であり、固定通信と移動体通信の融合を意味しています。 固定電話機と携帯電話間で内線通話ができるほか、固定の電話機で受話した電話を、携帯電話へ転送するなど、携帯電話を固定電話シームレスにつなぐことができるサービスです。

クラウド連携の音声サービス

音声通信を制御・処理するシステムを、クラウド環境で利用する所謂SaaS型のサービスを指します。PC・スマートフォン・タブレットなどのマルチデバイスに対応し、ネットワークがあればどこでも利用できるのが特長です。さまざまな企業がサービスの提供をしていますが、例えば、ソフトバンクが提供する「UniTalk」もそうしたサービスのひとつです。UniTalkは、Microsoft社の提供するOffice 365のMicrosoft Teamsに通話機能を拡張するクラウドボイスサービスです。このサービスはグループウェアと通信インフラを組み合わせて、音声サービスを提供しています。

法人が必要とする音声コミュニケーションの機能と
導入時のチェックポイント

では、法人が音声コミュニケーションにおいて必要とする機能とはどういったものでしょうか。チェックポイントを確認していきましょう。

固定電話番号が利用できるかどうか

固定電話番号があることが信頼性を高め、取引先の安心感につながっているものと考えられます。法人が利用する音声コミュニケーションツールにおいては、固定電話番号が利用できることが要件のひとつになることもあります。

社内通話や受信・発信の自由度はどうか

社内での内線通話はもちろん、外出先にいても内線通話が受けられたり、会社の固定電話番号で発信ができるようになると、どこで業務をしていたとしても、社内にいるときと変わらない音声コミュニケーションが可能になり、場所にとらわれず、顧客や取引先への対応が可能となります。

音声コミュニケーションツールにおけるユーザビリティはどうか

既存の音声コミュニケーションツールと新たに設置を検討している音声コミュニケーションツールを一元化し、効率化が図れるかどうかの確認もしておきましょう。複数のツールや煩雑な機能が存在するようになると、結局使いづらいものになり、効果的に利用されない可能性があります。 利用者目線でコミュニケーションツールを選定し、ツールの移行プランを検討する必要があります。

メンテナンスや維持費用は節約できるか

機能の便利さと同様に確認しておくべきことが費用です。特定の機器を設置したり、回線の設置が新たに必要であったり、定期的なメンテナンスが必要であったりするとその都度費用が発生し、軽視できない出費となりかねません。オフィスのレイアウトや座席の変更に際して、都度専門の会社に依頼してツールの設定変更をする必要があるのかを事前に確認しておくことも重要です。 一方で、新しいツールを導入することで削減ができるコストも考える必要があります。例えば簡単な設定であれば外注が不要となったり、場所にとらわれないシステムであれば、工事そのものが不要となるケースもあります。導入前後の様々なコストをしっかりと把握し、見極めることが重要です。

契約や解約が柔軟に対応してもらえるかどうか

音声コミュニケーションツール利用するためにサービス提供企業と契約することになります。その契約はどのような内容かのチェックも重要です。契約から利用開始までにどのくらい時間がかかるのか、もし都合によって機能の追加や見直しなどが発生した場合の対応はどうなのか、解約には都合に合わせた対応がしてもらえるのか、などの確認もしておく必要があります。

提供されているサービスごとに、メリットをチェック

では、いくつかの音声コミュニケーションツールを使用する場合に提供されるサービス内容を確認しておきましょう。

固定電話

固定電話番号の利用
固定電話番号が提供されます。固定電話は基本的に利用する場所に回線を配して利用することになるので、存在していることを証明するものにもなっています。企業にとって固定電話を持っていることが「信用」を裏付けるひとつの要因ともいえます。

お得な通話料金利用
もちろん契約プランにもよりますが、固定電話の通話料は携帯電話に比べると安く設定されてる場合が多いです。

携帯電話

携帯電話端末
一斉メールの配信や共有の電話帳機能など情報共有がさまざまに提供されています。

携帯電話端末のレンタルサービス
携帯電話は購入するだけでなく、レンタルサービスが提供されている場合もあります。資産計上する必要もありません。

端末管理の合理化
サービス提供企業にもよりますが、携帯端末を契約すると同時に、保守、管理のサービスを受けられるケースがあります。

IP電話

電話番号の使用は種類によって異なる
IP電話は050番号からの電話番号が割り当てられるという印象が強いのですが、光ファイバーを利用しているIP電話やクラウド型で、一定以上の品質が担保されたサービスは、地域に紐づいた固定電話番号が使用できるものもあります。

安い通話料金
旧来の固定電話では当たり前であった、距離に依存した通話料金体系ではなく、「全国一律料金」で提供されている場合が多く、従来の電話料金と比較すると安価に設定されています。

クラウド連携の音声サービス:UniTalk

クラウド連携の音声サービスとしてソフトバンクから提供されているUniTalkは、マイクロソフト社が提供している、Office 365のコラボレーションツールであるMicrosoft TeamsのU/I上から利用できる音声サービスです。

多様なツール
Microsoft Teams 提供される機能は、主に、チャット、音声通話、ビデオ通話、オンライン会議、ファイル共有があり、業務で活用できる機能が揃っています。

ツールの管理が効率化できる
Microsoft Teams には必要な機能が集約されているので、個別に契約しているコミュニケーションツールを使う必要がなくなります。いいかえれば、ユーザビリティが向上し、管理も合理的になります。

固定電話番号の利用
また、スマートフォンからでもPCからでも固定電話番号が定額で利用できます。アカウントごとに付与される固定電話番号が使えるので、社外での営業活動や在宅勤務での業務も利用できるようになります。

回線工事不要
そのクラウドサービスを利用するために固定回線を敷設する必要はありません。ですから、オフィス内のレイアウトを検討したり、工事を手配したり、それらのスケジュールを組んだりする手間や費用が不要となります。

まとめ

携帯電話をほとんどの人が持つようになった現在においても、業種、職種によっては固定電話番号での対応が必須となるシーンがあります。働き方改革など働く環境が多様化した現代においては、固定電話を維持しながら柔軟に利用ことも可能です。今回確認してきたように、場所にとらわれない業務が可能であることや運用コストが下げられること、利用管理が合理的になることなどを考えると、クラウド連携の音声サービスの有用性は明らかです。 導入をする前には提供を受ける企業の選定や、自社にあったサービスの有無などを把握しなければなりません。まずは自社の現状を相談できるサービス提供事業者を選ぶことが重要です。

関連サービス

UniTalk

「UniTalk」は、Microsoft Teamsの通話機能を拡張するクラウドボイスサービスです。お客さまのオフィスに専用の設備や電話回線の敷設工事が不要で、固定電話番号での発着信が可能となるほか、魅力的な通話料金体系でシンプルかつ最適な電話環境を構築することができます。→詳細を見る

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