PBXとは?基本用語を理解して、自社に合った音声通話サービスを導入しよう!

"PBXとは?基本用語を理解して、自社に合った音声通話サービスを導入しよう!"

(2020年3月31日 掲載)

目次

「PBX」や「ビジネスフォン」といったキーワードを聞いたことはあるけれど説明できないという人は意外と多いのではないでしょうか。ビジネスチャットが普及した現在でも、音声通話はビジネスに必要不可欠なコミュニケーション方法です。本記事では音声通話システムにおける基本用語を確認したうえで、自社にあった音声通話サービスの選定方法について考えてみます。基本用語をしっかりと理解して、自社に合った音声通話サービスを導入しましょう。

PBXとは

メールやチャットがビジネスにおいて活用されるようになった現在でも、企業が業務を行ううえで欠かせないコミュニケーション手段として音声通話が活用されています。つまり、社内の内線通話や、外部からかかってくる電話を関係部署に取り次ぐことや転送するなどの機能を備えておく必要があり、そのために設置されているのがPBX(構内交換機)と呼ばれるものです。

PBXの基本機能

ではPBXの基本的な役割とはどういったものでしょうか。

外線を担当者へつなぐ

会社の代表電話番号に電話をかけた場合、多くはPBXに着信する仕組みになっています。PBXは受信した通話を設定されたルール則って、配下の内線番号を有した電話機(以下、内線電話機)を呼び出します。また、それぞれの部署の内線電話を使って外部に電話をかけた場合は、PBXを介して通話先の電話につながるという仕組みになっています。

内線をつなぐ

社内で社員どうしが内線を利用して通話をする際もPBXを介して行われています。

着信制御

電話回線を契約するとひとつの電話回線に対して電話番号が割り振られます。例えばこの電話番号を企画部の電話番号として利用する場合、該当の電話番号の呼び出し先として企画部の内線番号を紐づける設定をPBXで行います。そうすると、外部から企画部に電話がかかってきた際に、企画部の内線電話機を呼び出すことができるようになるのです。事前に設定された宛先に応じて電話をつなぐ役割をすることを着信制御といい、この機能をPBXが担っています。

発信制御

PBXの機能を使うと、部署ごとに発信する電話番号・電話回線を任意に選択することが可能となります。例えば、総務部の内線電話機からは総務部の電話番号で発信し、経理部の内線電話機からは経理部の電話番号で発信をするような設定が可能です。
多機能な内線電話機を使えば、1つの内線電話機に複数の部門を割り当て、発信ごとに相手先へ通知する部署の電話番号を手元のボタンで任意に変更することも可能です。PBXを選定する際には、内線電話機として利用する電話機も検討する1つのコンポーネントとなります。

ビジネスフォンとの違い

機能の違い

PBX・ビジネスフォンはメーカー、機種ごとに細かな機能に差異はありますが、発着信の制御や、保留・転送機能など一般的な機能については基本的に網羅されております。
スマートフォンとの連携や、PCを端末とするソフトフォンへの対応など、利用ニーズに併せて各社の機器を比較してみることが重要です。

接続数の違い

接続できる数に大きな違いがあります。
PBXの場合、機種により接続できる数は異なりますが数百台~数千台の内線電話を接続できます。そのため、大規模な拠点や複数拠点を跨った内線ネットワークを構築することが可能です。
一方、ビジネスフォンは規模が小さく、数台~数百台程度を接続できる機種が一般的です。また、多くの場合は社員数が数名程度の企業で、複数拠点を持たない環境、つまりひとつのオフィス(営業所などの拠点)での内線ネットワークを作る場合に活用するのが基本的な使い方です。

PBXの耐用年数

次に、具体的な費用を確認していきましょう。まず、耐用年数をめどにメンテナンスや買い換えなどを想定して予算を組む必要があります。また、減価償却分として計上することで、節税への対策にもなります。
PBXはデジタル構内交換設備として扱われ、法定耐用年数は6年です。しかし実際には機種や使う環境にもよりますが、法定耐用年数の6年以上使い続けているケースがほとんどです。
万が一、PBXが故障に見舞われると、日々の通話業務ができなくなり企業活動への影響はかなり大きいことが想像できますし、顧客からの問い合わせが受けられない状態では、企業の信頼にかかわります。
定期的なチェック以外に、機種の変更は6年を目途に予定しておくようにしましょう。

PBXの価格

PBXの価格相場を確認しておきましょう。PBXはオフィス内に設置するのが前提のため、設置工事が必要になります。
PBXは代表的なところで、NEC、日立製作所、富士通、沖電気工業などが製造しておりますが、それぞれ機能が異なり、対応想定規模も違うため価格も違います。規模の大きな企業を対象として機種を導入した場合は数百万円から数千万円になります。中小企業向けに提供している機種では、数十万円と導入しやすいものもあります。
電話業務の効率化や電話経費の削減効も見込めますが、初期投資やランニングコストなども含め検討しておく必要があるでしょう。

次に、IP-PBXとクラウドPBXについても確認しておきましょう。IP-PBXもクラウドPBXもPBXの一種です。つまり構内交換機としての役割を担うものです。
最近流通しているPBXのほとんどIP-BPXで、従来のPBXはレガシーPBXと呼ばれています。

IP-PBXとは

レガシーPBXは、より通信効率のよいIP(Internet protocol)に対応したIP-PBXに進化しております。その違いを仕組み、種類などから見ておきましょう。

IP-PBXの特長は、固定電話機としてIP電話機を使用できるほかに、PCを電話機として使用できるソフトフォンやスマートフォンを内線電話機として使用することができます。
また、IP-PBXはレガシーPBXに比べると小型化されています。

種類

IP-PBXには2種類があります。ひとつは交換機としてのハードウェアが必要なタイプ。もうひとつはIP-PBXのソフトウェアをインストールして使うタイプです。

  • ハードウェアタイプ:レガシーPBXと同様に専用機器の設置が必要です。拠点事業所で使用するIP電話の数を増やす場合には、そのハードウェアの容量を大きなものに変更するか、あるいは、同じハードウェアを追加することが必要です。また、ライセンスの追加購入が必要になる場合があります。
  • ソフトウェアタイプ:IP-PBXのソフトウェアをインストールして使用するものなので、PBX専用の装置は必要ありません。設置工事や電話工事も必要がないのですぐに利用開始が可能です。ソフトウェアをアップデータすることでシステムをアップグレードすることができます。

メリット

  • 固定電話も不要になる:スマートフォンを代用して、固定電話の代替機としてIP電話を使用することも可能です。さらにPCに電話機能が使えるソフトウェアをインストールするとPCを電話機として利用することもできます。
  • LANの有効活用:事務所内で利用しているデータ通信用のLAN設備を利用することができます。データ通信と同一のLANを使う場合は通信トラフィックの再設計など、複雑な構築が必要となりますが、余っているケーブルやポートを使う場合は、資産を有効に利用することができます。

VoIPとは

VoIPというのは、Voice over IPの略称で、通信効率の高いIP(インターネットプロトコル)の上で、音声データを伝送する仕組みを指します。
電話で話された音声データをIP回線で利用できるデータに変換して相手先に届け、再度、音声データに変換して聞き取れるようにするという技術です。
この技術を活用して通話できるようになっているのがIP電話です。

クラウドPBXとは

ではクラウドPBXとはどういったものでしょうか。レガシーPBXやIP-PBXと何が違うのか確認しておきましょう。

クラウドPBXの仕組み

クラウドPBXの大きな違いは、物理的な機器としてのPBXがないことです。拠点事業所内に設置していたPBXをクラウド上に置いて使用するのがクラウドPBXなのです。
つまりインターネットやVPNサービスなど、ネットワークを用いて電話交換サービスを利用するというものです。ネットワークにつながっていれば、PBX機能をどこでも利用できます。海外に営業拠点があったとしても、あるいは企業規模の大小によらず、ネットワーク環境さえあれば電話環境が構築できるのです。
クラウドPBXを利用するにあたっては基本的には毎月のサービス使用料が必要ですが、比較的低いコストで導入できる可用性の高いシステムだといえます。
さらに、モバイル端末の内線化機能を提供しているサービスが多いので、ご利用中の携帯電話をそのままPBXの内線電話機として利用できます。これにより初期費用の低減や利便性の向上が見込めます。

オンプレミスとクラウドの違い

ここで改めてオンプレミスとクラウドの意味と違いを確認しておきましょう。

  • オンプレミスって何?:データ通信に必要なサーバやネットワークシステム、ソフトウェアといった設備をすべて自分で導入して運用するという意味です。
    オンプレミスの特長は自社で設定運用するので、自由にカスタマイズすることができます。つまり自社の特化したシステムを構築することが可能です。
    また、自社内のネットワークシステムなので他人が利用することはなく、セキュリティも高いといえます。
    ただし、自社ですべて設置するために初期コストは高額になります。さらに構築までの時間や構築するにあたっての専門知識なども必要です。メンテナンスも自社で対応することになるので、専門のスタッフを用意できる企業でない場合は、ベンダーへ運用を委託する必要があります。また、オンプレミスのシステムは前記の通り、定期的な更新が必要となりますので、数年おきにシステムの検討が発生いたします。
  • クラウドって何?:必要なものを自社で用意するのではなく、ネットワーク経由で提供されるサービス契約して利用する形態のものです。
    クラウド上に提供されているサービスを利用するためにはネットワークを経由して、所定のサーバにアクセスをします。
    サービス利用開始までの時間が短時間であること、初期コストが抑えられることがメリットとして大きいといえます。また障害が発生してもサービス提供者が対応してくれるので、利用者側がトラブルの対応をする必要がありません。また、オンプレミスのシステムと違い、サービス提供者が機能拡張を行うことで、新たな機能を手軽に利用できることもメリットです。
    一方、サービスを自社向けにカスタマイズしにくいといえます。さらに、自社のシステムとの連携についても、柔軟性は低いと考えられます。

クラウドPBXのメリット

レガシーPBXを進化させたIP-PBXをさらに進めたクラウドPBXという位置づけですが、そのメリットを確認しておきましょう。

  • コスト:設置に必要な初期コストが大きく削減できることです。クラウド上に提供されているPBXサービスへの申し込みと使用料のみで利用可能となります。
    ハードウェアの設置を必要としないので、定期的な機器のメンテナンス費用や老朽化対策も必要ありません。
  • 業務拡大による拡張が簡単:事業規模が大きくなり既存拠点の規模を拡張したり拠点が増えたとしても拡張は容易です。新しいシステムを購入する必要はなく、ライセンスの追加契約とネットワーク環境を準備すれば、クラウドPBXを利用することができます。
  • モバイル端末との連携が可能:モバイルを内線端末として使えるクラウドPBXを利用していれば、在宅勤務中でもモバイル端末でオフィス勤務と同様に社内の内線や、外部からの着信を受けることが可能です。同様に外出が多い営業担当者にとっても、社内にかかってきた取引先からの電話をどこでも受けられるため、時間の有効活用やテレワークのツールとして利用することが可能です。

    自社に合ったPBXの選定方法

企業活動に不可欠な音声によるコミュニケーション。拠点事業所での電話での業務を効率化するために多くの企業がPBXシステムの導入しています。自由にカスタマイズができるオンプレミスのPBXか、初期費用が抑えられるクラウドPBXか。あるいは、自由度の高いクラウドPBXが最適なのか。自社に最適なPBXとはどれなのでしょうか。
最適なPBXを選ぶ前に、いくつか自社がPBXに求める要件を確認しておく必要があります。
ひとつは、オフィス環境です。ひとつの拠点事業所で業務を行っているのか、海外にも拠点があるのかなどの違いは選択に大きく影響します。または、コスト、追加機能、セキュリティなど、自社にとって譲れない条件を事前に洗い出しておくことで自社にあったPBXが選定しやすくなるでしょう。
そのような視点で、選ぶときの項目を確認しておきましょう。

環境

  • 規模:拠点事業所の規模はどうでしょうか。社員数や事業所の数はどうでしょうか。オンプレミスのPBXを選択する場合、規模に応じた機種を選択する必要があります。
  • 事業展開の可能性:これから事業規模を大きくしていく可能性が高いのであれば、拡張性を考えた機種・サービスを選択する必要があります。クラウドPBXはオンプレミスPBXに比べて容易に拡張が可能ですが、今後の事業拡大の予測に応じて拡張性を確認するとよいでしょう。
  • 業務状況:在宅勤務をするスタッフも多く、また、サテライトオフィスなど、事業所に通勤して勤務するばかりでなく、さまざまな場所で業務をこなすスタッフが多いのであれば、オンプレミスのPBXよりもクラウドPBXを選択するほうがよいと考えられます。

コスト

導入する際に事前に確認しておく必要があるのがコストです。初期コストは見落とすことは少ないでしょうが、ランニングコスト、メンテナンス費用なども忘れずにチェックしておく必要があります。
またハードウェアとしてのPBXが必要な場合は、買い換えの時期などを含め、ある程度の期間を想定した費用を計算しておくようにしましょう。

機能

自社が電話システムに求める必須な機能をしっかりと把握し、最終的に求める形を具体的に検討する必要があります。昨今、欠かせないテレワークへの対応など、社内だけでなく在宅時での電話運用なども視野に入れて検討をするとよいでしょう。 自社に必要な機能や、どういったことを改善したいと考えているのかを整理すると見えてきます。

スケーラビリティ

機能とも同じ視点での確認が必要になるのがスケーラビリティの違いです。どれくらいPBXの機能やできることに拡張性の高さを求めるかを考えておきましょう。これは将来どういった企業活動を展開する予定であるのかを含めた確認が必要になります。
あるいは、事業展開なども含め、変化が前提になっているなら、最初からスケーラビリティの高いクラウドPBXが最適解ともいえます。

セキュリティ

セキュリティを重視し、通話内容などが外部に漏れないような環境を構築するなら、オンプレミスのPBXを選択するのが適しています。クラウドPBXでは、停電時や災害時などネットワーク接続が途切れると、通信できなくなることも考えておきましょう。

FMC

ここで、FMC(Fixed Mobile Convergence)というサービスについて確認しておきましょう。FMCというのは、固定電話と携帯電話を融合させるといった意味合いで使われている言葉で、携帯電話を固定電話の子機として使えるようにするシステムのことを指します。
電話番号を共通にすることもできるので、携帯電話を拠点事業所の内線電話として使えば、そのまま拠点事業所の外でも内線通話ができることになります。
FMCサービスを利用すると今使っているPBXはそのままにシステムを構築できるので、設備投資コストが必要ありません。こうしたFMCサービスはソフトバンクなどが提供しています。

ConnecTalkのご紹介

ソフトバンクが提供しているクラウドPBX・FMCサービスが「ConnecTalk」です。
FMCとクラウドPBXをひとつのサービスで提供しているもので、このコミュニケーションサービスを利用すると、固定通信と移動通信(携帯電話)を融合させ、携帯電話を内線電話として使うことができるようになります。例えば、外出先から携帯電話を使ってオフィスの固定電話との間で内線通話ができたり、外部から事業所にかかってきた電話を受けたりすることができます。
そのほか、クラウドPBXも統合することで、PBXの有無に関係なく、あるいは各拠点で設置しているPBXの状況が異なっていても、すべての拠点でFMCが利用可能になります。
また、オフィスの固定電話と各携帯電話との設定はWeb上の管理画面から実施できます。PBXを設置して設定するような手間や費用は必要なくなります。

費用の目安

「ConnecTalk」を利用するための費用を確認しておきましょう。
月額料金制で基本料金は1契約につき10,000(税抜)円です。
そのほか、サービス利用料金として、携帯電話で利用するモバイルタイプなら1回線につき900円、固定電話を利用する場合なら1台ごとに500円の固定電話ラインセンス(PBXタイプ)が必要です。
また事業所内の電話回線と接続する場合と事業所内のPBXと接続する場合は、それぞれ1CHにつき400円で利用できます。
自社でどのような利用をするのかによって、契約も異なるので、事前にソフトバンクとの相談をし、サービスの概要を確認しておきましょう。

ConnecTalkの導入事例

では、具体的に「ConnecTalk」が活用されている事例を見ておきましょう。導入を考える上でのヒントになることが見つかると思います。
製造業の企業が、FMC機能を持った「ConnecTalk」を導入した例です。
この企業が次のような課題を抱えていました。

① 国内に4箇所ある拠点事業所・工場への移動が頻回である状況で、各拠点にPBXを設置して、構内PHS網を構築して内線通話をしていたが、拠点内でしか通話ができない構内PHSを使用することに限界を感じていた。
② オンプレミスのPBXでは内線電話番号管理をその都度ベンダに依頼をして対応しなくてはならなかったので、手間がかかっていた。
③ 海外にある拠点との内線環境を維持するために、今まで使っていたオンプレミスのPBXが変更できない状況にあった。
これら大きく3つあった課題に対して、「ConnecTalk」を導入することでどのような効果が見えてきたのかを確認しておきましょう。

  • まず①の課題に対しては
    「ConnecTalk」の内線通話はソフトバンクのモバイル網を利用することになるので、社外でも内線通話ができるようになりました。そのため、移動中の従業員に取引先からかかってきた電話をすぐに受けることも、また従業員どうしのやりとりも場所に拘束されることなく、内線通話ができるようになりました。
  • 課題②に対しては
    「ConnecTalk」を導入すると、内線番号管理は担当者がPCに表示される管理画面で行うことができます。そのため、都度ベンダ企業に内線番号の追加や変更などの作業を依頼する手間も、コストも削減できました。
  • 課題③に対しては
    「ConnecTalk」はクラウドPBXを利用しているため、構内に設置するタイプのPBXの有無に関係なく導入ができます。海外の拠点との内線通話環境を維持しながらでも、国内4カ所ある拠点の内線通話環境を新たに構築しなおすことが可能になりました。

まとめ

PBXは多くの企業にとって通話環境を快適に保つために必要なシステムであることが理解できます。しかし一方でコストがかかること、スマートフォンなどを活用して、社内・社外を問わず内線通話が利用したいという希望など、さまざまな課題を考えると、従来のようなPBXでは対応しきれない場合もあることも見えてきました。
新たな通話環境を構築し、業務の効率化やコスト削減を図るためには、まず、自社がどのような環境で、どのような使い方を期待しているのか、また、今の課題が何であるのかを洗い出すところから始める必要があります。さらに、こうした課題の発見やそれを解決するための方法は、最初の段階から専門知識と実例を持っている専門企業に相談をすることが最適だと考えられます。最後に紹介したソフトバンクが提供する「ConnecTalk」を初めとした多様なサービスから自社に最適なサービスを見つけるためにも、まずは専門企業との相談からはじめてみましょう。

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