テレワークをいますぐ導入したいときに見る実践ガイド

"テレワークをいますぐ導入したいときに見る実践ガイド"

(2020年4月27日 掲載)

目次

企業活動を行う上で、さまざまな状況において事業継続できる環境を想定しておくことは重要です。その取り組みのひとつがテレワークの導入と実践です。

実際に効率よくテレワークが導入できているのか、また継続的に実施できる環境が整えられているのかを考えると、急場しのぎの取り組みでは意味がありません。今回は、テレワークの導入段階から、継続的に実施できる環境も整えておくために参考となる実践ガイドをまとめました。

各導入期に直面する課題をクリアしておこう

テレワークを導入するとしても、いきなり今日から本格実施というわけにはいきません。一般的には「テスト導入期」「一部導入期」「拡大普及期」の3時期が考えられます。そして、それぞれの時期において想定される課題をあらかじめクリアしておくことが、短期間でスムーズな導入へつながると考えられます。ここでは、各時期に起こりやすい課題とその対策について見ておきましょう。

導入前の課題:環境と体制の確認

テレワークを導入するには、ネットワーク環境が整っているか、ITツールが利用できる状態になっているか、また労務管理は対応できるのか、などを確認しておく必要があります。具体的には以下の点を確認しておきましょう。

テレワークを利用する従業員と社内で業務に当たる従業員のコミュニケーションや情報共有がスムーズに行えるようにITツールを用意する、また使い方のルール設定をしておくことが必要です。顧客対応も社内で業務に当たる場合と同様に行える環境を整えておかなければなりません。

さらに、労務管理においては、テレワークをする従業員の仕事の状態を目視できるわけではないので、長時間労働になる可能性もあります。例えば、介護や子育てと仕事を両立したいためにテレワークを活用する従業員の場合、実際に遂行できた業務やその内容を確認して判断・評価をする体制を作っておく必要があります。

テスト導入期の課題1:経営層・現場ともにテレワークのメリットを理解し、納得する

経営層がテレワークに対して深く理解できていないことによる導入の遅れは発生しがちなことです。まずテスト導入期の間に経営層とのコミュニケーションを重ね、テレワークの効果を定量的な数値目標で示し、本格的な導入へと繋げる必要があります。通勤時間の削減、柔軟な働き方への満足度、生産性向上など、指標を作成しておくことが重要です。

一方、経営層がテレワーク導入に積極的であっても、現場(従業員)がテレワークのメリットを理解できていないため、取り組みへの協力的な対応や意識が低く、制度を導入しても実際に利用されないケースも少なくありません。例えば、一部にテレワークに批判的な従業員がいると、利用したいと考えている従業員も利用しにくい雰囲気が社内に作り出される、あるいは部下の仕事の様子が目視できないと不安でテレワークに反対している上司がいるなどがこうしたケースに当たります。このような状況を防ぐためにも、例えば中間層からテレワークトライアルを実施してみるなど、制度として利用しやすい雰囲気を作っておく必要があります。

テスト導入期の課題2:テレワーク関連ツールの導入コストを捻出しておこう

上記の課題をクリアするためにも、テレワーク導入の際に、労務管理ツール、Web会議ツール、セキュリティ対策など各種のシステム整備が必要ですが、システムを整えるためのコスト増が懸念となってテレワークを導入できないケースがあります。そうした課題をクリアするためには必要なコストを捻出できる手立てを構築しておく、あるいは無償で利用できるソリューションを探しておくことも必要です。

例えば、ソフトバンクが提供しているテレワーク支援ソリューションを利用するのもひとつの方法です。

ソフトバンクはパートナー企業各社とともに、テレワーク導入を検討している企業に対して無償で利用してもらえる、あるいは、無料トライアル制度のあるソリューションをまとめたサイトSoftBank Telework Supportをスタートさせています。

クイックに、かつ、コストをかけずにテレワークを実現できるツールを導入することが可能です。

一部導入期の課題:現場や接客担当従業員の不公平感の解消

テレワークを導入したからといって、すべての従業員が一律に活用できるとは限りません。例えば、現場作業に従事している従業員や接客部門の従業員は職場を離れた業務を行うことは難しいと言えます。こうした従業員の業務条件やテレワークのルール、運用方法などを相互に考え、不公平感の解消に努める必要があります。例えば、テレワーク利用可能な時間や回数を決める、部署やチーム内でテレワーク利用者の調整を図るなどそれぞれの従業員の立場を理解した上で、運用方法を検討するようにしましょう。

拡大普及期の課題:テレワーク浸透度の向上・従業員の自律性、マネジメントスキルの育成

テレワークを実施するとそれぞれの従業員が対応している業務状況が見えにくくなります。そのため従業員個々が自律的で主体的に活動できるスキルを持つ必要があります。例えば上司(管理職)はテレワーク活用中の従業員が長時間労働をしたり、仕事に集中していないのではと懸念し、従業員は上司が正当に評価してくれていないのではないか、業務がこなせないのではないかと不安になったりする状況が続くとテレワークは拡大普及できません。そこで、コミュニケーションツールを十分に活用して定期的に面談をしたり、業務内容の相談できる体制をチームで構築しながら、従業員の意識とスキルを向上させることが重要です。

具体的な導入に向けて活用を検討したいツール

テレワークを導入する際に意識しておくべきことは「職場と同じ環境を社外で整え、時間や場所にとらわれない働き方を実現すること」です。職場と同じ環境を社外で整えるために

  • 従業員全員が社内で仕事をしているのと同様に公平な管理ができる環境を整えること
  • コミュニケーションが取りやすい環境を整えること
  • 情報セキュリティに不安なく運用ができる環境を整えること

これらを実現するためにツールをうまく活用しましょう。

例えば、ソフトバンクでは次のようなツール、サービスを提供しています。それぞれのツールの検討を含め、どのツールを活用するのが効果的であるのかを相談するのも自社に適したツールを選ぶ方法でしょう。

コミュニケーションを充実させるためのツール

社外においても社内と同様の環境を整え、コミュニケーションを活発に行えるようにするには、スマートデバイスやアプリケーションの高機能、多機能を活用することを検討してみましょう。

社員どうしのコミュニケーションLINE WORKSDialpad

管理機能やセキュリティ機能が優れている「LINE WORKS」は近年ビジネスチャットや社内SNSに広く利用されています。
クラウド音声サービスの「Dialpad」にはWeb会議機能があるので、テレワーク利用従業員とのミーティングにも便利です。

ビデオ会議ZoomミーティングGoogle ハングアウト(G Suite)

ビデオ会議ができる環境を構築するなら、さまざまなデバイスに対応しメッセージのやりとりが可能な「Zoomミーティング」や、共同作業も高いセキュリティで安心して活用できるG Suiteのビデオ会議サービス「Google ハングアウト」などが有用です。

ファイル共有PrimeDrive

さまざまなビジネスの場でファイル共有をするためのツールとして使いやすいのが「PrimeDrive」です。操作がシンプルで大容量のファイルの送受信が可能。ユーザ管理機能やアクセス権限など細かく制限をすることもできるので、安心して利用できます。

リモートアクセスデスクトップサービス

多様なデバイスを使って、時間や場所にとらわれずに、社内と同様のデスクトップ環境に接続できるようにするサービスとして「デスクトップサービス」があります。小規模の構成でも利用が可能なプランが用意されているほか、高いセキュリティ機能でテレワーク先からも安全に社内システムへアクセスすることが可能です。

ネットワーク環境整備、セキュリティ強化を実現するためのツール

テレワークをしている従業員がストレスを感じることなく、安心して情報共有ができ、またコミュニケーションを図るために整えておきたいのがネットワーク環境とセキュリティ強化です。検討しておきたいツールを紹介しましょう。

セキュリティソリューションzIPSCybereason

「zIPS」 はiOSやAndroidに特化したモバイル端末向けのセキュリティソリューションです。脅威となるさまざまな攻撃に対して、その侵入経路を問わず瞬時に検知することができます。
クラウド型のデータ解析プラットフォームである「Cybereason」は侵入したマルウェアのサイバー攻撃の兆候を即時的に検知します。

ネットワークインターネットVPNアクセス

「インターネットVPNアクセス」はPC、iPhone など多様なデバイスから社内システムへのセキュアなリモートアクセスを可能にします。セキュアな環境を構築することで、テレワークをしている従業員とのコミュニケーションや情報共有などもスムーズに行うことができます。

まとめ

テレワークをいますぐに導入するにしても、導入の段階でどのような課題があり、どう対応していくかを理解し、計画しておくことで、スピード感をもって本格的な導入、拡大普及へと結びつけることができます。

また、自社にあったテレワーク環境を充実していくためのツールを検討しておくことも重要です。自社の環境を分析し、まずは専門知識のある企業に相談するところから始めるのが、もっとも短時間で導入を成功させる方法です。

関連リンク 

SoftBank Teleworl Support

テレワーク導入を検討している企業に対して無償で利用してもらえる、あるいは、無料トライアル制度のあるソリューションをまとめたサイトです。

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