テレワーク導入に必要な準備を知ろう

(2020年5月12日 掲載)

目次

テレワークへの注目は依然として高い状況です。働き方改革の手段としても有効な仕組みであることは多くの人が認識をしています。また事業継続や緊急時の対応としてもテレワーク導入の必要性を実感している企業も多いでしょう。こうした意識の高まりがある中で、テレワークを効果的に導入し、運用するために必要となる準備や、テレワークの導入効果の参考となる事例を知りたいという企業も多いです。今回は、改めてテレワーク導入によって得られるメリットと、導入の際に注意しておくべき点や課題となることを確認しましょう。さらに、効率的にテレワークを導入するためにはどんな準備が必要となるのかを見ていきます。

テレワークを導入するメリットと課題

テレワークを導入する大きな目的は、情報通信技術(ICT)を利用してシステムを構築し、いつどこにいても、社内で行う業務と同等の業務が行える環境を整えることで、より柔軟な働き方ができるようにすることです。一方でテレワークを導入しようとすると、既存の環境だけでは対応できないことがあります。特にオフィス外から社内の各種システムにアクセスできるようにするためには、セキュリティの強化が必要です。また、従業員それぞれの業務に適したデバイスの準備もしなくてはならないでしょう。では具体的に確認していきます。

テレワークで得られるメリットとは?

最も大きなメリットとして認識されているのが、「柔軟な働き方」ができるようになることでしょう。在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィスといった施設を利用して仕事をすることも可能になります。

また、こうした環境が整うことによって、さまざまな状況の人が勤務を継続できる可能性が広がることもメリットです。例えば子育て中で仕事と育児の両立を図りながら自分なりのペースで仕事を継続したいと考えている人、家族の介護が必要な人、身体障害によって通勤には困難を伴うが自宅や自宅近くのサテライトオフィスを活用すれば作業ができるという人が仕事に従事できる可能性が高くなります。

さらに、社外での仕事が多く、事務処理のために会社に戻って作業することが合理的でないと感じる人にとっても有効な手段となるでしょう。

オフィスとは異なるエリアの人材を採用することも可能になります。例えば、地方を生活や仕事の拠点にしたい優秀な人材を東京にオフィスがある企業でも採用対象として考えられることは、人的資産を確保できるチャンスを増やします。

このようにテレワークがもたらすメリットは企業側にも働く側にもあります。

テレワーク導入による8つの効果

次に企業側にとってテレワーク導入で得られる具体的な効果を8つご紹介します。

1.事業継続体制の強化
地震や台風をはじめとした自然災害が発生した場合でも事業継続がしやすくなります。オフィスが被災をして、オフィス内での業務ができないような状態になったとしても、従業員が無事であれば、互いに情報共有しながら事業を継続することが可能です。

2.優秀な社員の採用、雇用創出による労働力の確保
前項でも紹介したことですが、オフィスとは異なるエリアに住んでいる人など、時間的制約がある人や通勤が困難な人も採用することが可能です。言い換えれば、テレワーク導入前には採用の対象にできなかった優秀な人材や事情があって退職を選んだ従業員を継続して雇用できる可能性が高くなるのです。こうした場所や時間の制約によって雇用が難しかった人材が採用の対象とできることは、企業活動拡大への効果が期待できるといえるでしょう。

3.「次世代育成支援対策推進法」への対応
深刻な問題と捉えられている少子化への対策を講じるために次世代の社会を担う子どもが健やかに生まれ、育成される環境整備を目的に定められた法律が「次世代育成支援対策推進法(平成17年)」です。この法律によると101人以上の労働者を雇用する事業主は「一般事業主行動計画」を策定し届け出なければならないことになっています(100人以下の企業は努力義務)。(平成23年4月以降義務づけ)テレワークの導入がこの計画に含めることのできる項目として挙げられています。

4.生産性の向上
例えば、営業職で社外に出ている時間が多い従業員が顧客への対応をする場合、外出先から対応ができる環境が整っていれば迅速な対応が可能になります。また、顧客先で得た情報を社内の関連スタッフとすぐに共有することで、次のアクションを的確かつ迅速に実施することができます。こうしたことが取引の拡大や生産性の向上につながると考えられます。

5.環境負荷の軽減
環境省が公表している平成30年版「環境・循環型社会・生物多様性白書」によると、テレワークによって会社に出勤する必要がなくなれば通勤時間の減少や交通渋滞の緩和なども期待されるとされています。そうなることで消費電力の削減をはじめとした環境負荷の軽減が期待されます。

6.業務コストの削減
従来から取り組んできた経費削減の中で、オフィスの賃料や採用費、通勤費など固定費として必要であったものが、テレワークを導入することで削減できる可能性があります。例えば、従業員の通勤が当たり前でなくなるので、通勤費の負担は軽減されます。また必ずオフィスで業務をしなければならない従業員以外は出社する必要がないので、オフィス面積も下げられ、賃料も従来より安い物件に移ることも可能性として出てきます。

7.ワークライフバランスの実現
テレワークが浸透することで、従来なら子育てのために休職あるいは離職を選択せざるを得なかった従業員も継続して働ける可能性が高まります。また、子育て以外にも、家族への介護が必要な状況になった場合でも、仕事を諦めるのではなく柔軟な働き方によって、キャリアを継続させることができるようになります。こうした従業員の働きやすさは、企業にとっても優秀な人材を確保できることになります。

8.地域コミュニティの活性化
場所や時間に縛られずどこでも業務を遂行できる環境が整えられると、オフィスは都心にあるけれど地方に居住を考える従業員がいても仕事を続けられるようになります。また定年後にも在宅勤務で仕事を続けたいと考えている従業員が働ける可能性も高まります。こうした働き方が定着することで地域コミュニティへの参加もしやすくなり、その活性化につながるほか、人口流出が課題になっている地方での定着者も増えていく可能性がでてきます。

テレワークを導入する前に知っておきたい5つの課題

テレワーク導入が有効な手段であり、早急な取り組むべきとの認識が高まっている一方、なかなかテレワークが浸透しないのも現実です。そこにはテレワーク導入における課題があると考えられます。

1.コミュニケーションの取り方
日本の企業においてはグループあるいは部署、組織で業務にあたることが多いと考えられます。その場合、組織内、グループ内でのメンバー間の意識統一は重要です。言い換えれば互いの情報共有やコミュニケーションの取り方が確立されていなければなりません。活用するツールやルールの選定も含め、コミュニケーションをどのように取るのかを決めておく必要があります。

2.勤務状況の把握
従業員が会社に出勤して仕事をしている場合なら、出勤・退勤の管理はタイムカードで行うことができます。また社内での様子を上司が把握することは難しいことではありません。一方、テレワークにおいては、いつどのような働き方をしているかを上司が把握することは容易ではなくなります。またテレワークをしている従業員もオンオフの切り替えが難しくなり、長時間仕事をしてしまう可能性もでてきます。こうした超過勤務になることも想定して、業務の開始と終了の際に電話やメールで上司に連絡するなどのルールを作っておく必要があります。

3.労務管理と評価の仕方
社内で仕事をしている場合なら、目の前の仕事がうまく進まず、担当している業務が遅れている場合であっても、周りの従業員や上司が気づいて適切にスケジュールの見直しを行うことができます。しかし、テレワークの場合は進捗状況が把握しづらいこともあり、業務の進行が滞り、結果、全体の業務進行が遅れる可能性もあります。また、テレワークを活用して仕事をする従業員と会社に出勤して仕事をする従業員の公平性を確保した人事評価を設定しておく必要があります。例えば、職務目標を上司と部下の相談のもと決めておき、その達成状況を見て評価につなげる「目標管理制度」の採用が考えられます。

4.ツールや環境(PC、携帯電話、タブレット端末、データ通信カードなど)の準備
ICTを活用してテレワークを進めていく上で考えておくべきことは、さまざまなワークスタイルに対応できるモバイルデバイスが必要になるということです。それぞれの業務に適した機能、使いやすさ、壊れにくさ、バッテリー持ちの良さなども確認項目として考えておかなければなりません。

5.セキュリティとネットワーク環境の構築
さまざまな場所から、多様なデバイスを活用した業務が可能になる一方で、社外に持ち出すデバイスや通信のセキュリティ強化を図る必要があります。例えば、ネットワークにおける信頼性や安全性を確保したVPNを利用することや、デバイスのセキュリティを高めるために「zIPS(iOSとAndroidを使用したモバイルデバイスに特化したセキュリティソリューション)」「Cybereason(サイバー攻撃の兆候をリアルタイムで検知することができるセキュリティプラットフォーム)」を利用することなどは効果的な対策です。さらにリモートアクセスの導入も必須となるでしょう。

効果を実感する!テレワークを導入するための準備

テレワーク導入の効果を実感するためには、何をするべきなのか、ここでは具体的に見てきましょう。

必要なコト

労務管理方法の決定
労働時間制は、「通常の労働時間制」「裁量労働制」「フレックスタイム制」などから何を選択するのか。また、労働時間の算定が難しい業務については、「事業場外みなし労働時間制」の導入も検討する必要があります。ほかにも在籍・離席確認、テレワーク時に事故が起こった際の労災保険適用有無などを決めておきます。さらに、テレワーク時の評価制度、賃金制度を新たに構築すべきかどうかも決めておいたほうがよいでしょう。

ビジョンの明確化
自社の働き方改革への取り組みとして、テレワークを導入する目的は何なのか、導入することにより何を実現させるのかといったことを明確化し、全従業員にメッセージとして打ち出します。これにより意思の統一が図れ、テレワークの効果も一層高まることが期待できます。

事前研修の徹底
テレワークを導入後、どういった方法で進めていくのか、コミュニケーションの取り方、Web会議を行う際のツールの使い方など、具体的な流れ、方法に関して、事前に研修を行い共有しておきます。また、これらはマニュアル化しておくことも重要です。テレワークを利用する従業員からの問い合わせ対応の負荷を軽減することができます。

テレワーク利用のルール策定
どのような条件でテレワークが利用できるのかといったルールを策定します。例えば、自宅で作業する上で使用する通信機器、通信回線、文具・備品のほか、資料郵送の費用負担などがそれに該当します。また、仕事をしている時間に消費した水道光熱費についても、会社負担にするかしないかを含め検討し、負担する際はその請求方法などをルールとして策定しておきましょう。

テレワークを活用する環境と運用ルール策定
テレワークを活用する環境と運用ルールを策定します。テレワークを実行するには、自宅内でPC、通信環境がそろっていることが必要です。また、これ以外にも情報共有を行う際にはどういったツールを使うかといったことも決めておかなくてはなりません。

ネットワーク環境
自宅あるいはオフィス以外の場所で仕事をすることになるため、ネットワーク環境を充実させておく必要があります。例えば、会社から支給されている携帯電話を利用したテザリングなら場所を問わず利用できます。また、データ通信カードを利用したり、自宅で仕事をする場合は、Wi-Fiルータを設置することでインターネットに接続できるようになります。

必要なモノ

機器
インターネットに接続可能なPC、スマートフォン、タブレット端末など。また、業務内容によってはFAXやコピー機などが必要な場合もあります。

従業員同士のコミュニケーションを図るためのツール
チャット、グループウェア、社内掲示板など、従業員どうしがコミュニケーションを図るためのツールのなかから、何を選択し、どのように使うかを決めておきます。

ビデオ会議をするためのツール
Zoomミーティング」「Microsoft Teams」「Google Hangouts Meet」など、従業員間や取引先との間でビデオ会議をするためのツールの整備も必要です。

ファイル共有のためのツール
ファイル共有にはオンラインストレージを活用することが一般的です。無料で利用できるものも多くありますが、ビジネス用途であれば、セキュリティ面が強化されていて、かつ、管理機能も豊富な有償のビジネス向けオンラインストレージサービスがおすすめです。

セキュリティ環境
セキュアな環境で社内ネットワークにアクセスするには、リモートデスクトップ方式、仮想デスクトップ方式、クラウド型アプリ方式、そして、社用PCの持ち帰り方式などがあります。

  • リモートデスクトップ方式
    テレワーク時に使用する端末から操作して、会社にある端末のデスクトップ環境を利用するものです。会社で利用しているPCと同じ環境で仕事ができることが利点です。
  • 仮想デスクトップ方式
    会社のサーバ上で提供されているテレワーク用の仮想基盤にテレワーク時に使用する端末から遠隔でログインして利用する方法です。会社に端末を用意しておく必要はありません。
  • クラウド型アプリ形式
    クラウド上のアプリケーションを社内からも社外からも利用するものです。
  • 社用PCの持ち帰り方式
    テレワーク先に会社のPCを持ち出して業務にあたる方式です。

これらの中で状況に応じて自社にとって最適な方式を選択します。

また、いずれの場合もインターネットを通して社内システムやクラウドにアクセスしますので、VPNも必要になるでしょう。

テレワークで効果を出している企業の事例

次に、テレワークを導入し効果を出している企業の事例を3つ紹介します。

株式会社キャスター:「リモートワークを当たり前にする」をミッションにテレワークを推進

企業ビジョンとして「労働革命で、人をもっと自由に」、ミッションとして「リモートワークを当たり前にする」を掲げている株式会社キャスター。2014年の創立以降、テレワークを推進し2019年8月時点でのテレワーク利用者数97%を実現しています。同社では採用時、異動時に、部署に応じて異なる働き方の中から、フルタイム、時短、業務委託など自分に合ったワークスタイルの選択を可能にしています。また、病児保育にも対応するベビーシッター制度の運用(利用料の半額補助)を行うなど、さまざまな面からテレワークの実現を支援しています。

リコーITソリューションズ株式会社:テレワークの導入で時間外労働時間の削減を実現

リコーITソリューションズ株式会社では、従業員一人一人のワークライフにあった働き方の実現に向け、テレワーク制度を導入。フレックスタイム制度やショートワーク制度など柔軟な働き方を認めた上で、テレワーク時の時間外労働、休日労働は原則禁止し、2018年度の会社全体の時間外労働時間は2015年度比で16.5%減を実現しました。さらに子どもの学校行事や通院、各種手続きなどの時間有給休暇の有効活用を推進し、テレワークと時間有給休暇の組み合わせで、丸一日休むケースが減少。これにより、短時間の用事のための有給休暇取得が減少し、旅行など有意義な目的で有給休暇を過ごせるようになっています。

味の素株式会社:テレワークが難しいと言われる生産オペレータ業務のテレワークを実現

味の素株式会社では、自宅、サテライトオフィスのほか、セキュリティが確保されており集中して勤務できるところであればどこでも勤務ができる「どこでもオフィス」としてテレワークを導入。2018年3月時点で全従業員の84%がテレワークを活用している。特筆すべきは、通常であればテレワークが難しいと言われている生産オペレータ業務のテレワークを実現したことです。例えば、工場勤務の班長と日勤従業員が在宅勤務を利用し、棚卸しデータの入力や生産計画資料作成といった事務作業に従事しました。このことによって、事務作業の効率化が実現されています。このように、さまざまなトライアルを経てどのような業務であってもテレワークを行うことが可能であることを実証しました。

テレワーク導入をソフトバンクが全力サポート

ソフトバンクでは、テレワーク導入に際し、おおきな効果を発揮するさまざまなツール、サービスを提供しています。具体的には次の通りです。

  • メール、カレンダー、ビデオ会議、ストレージ、ドキュメントの共同編集といった機能を1つにまとめたサービスとして、例えば、Googleが提供するコラボレーションツール「G Suite」があります。さまざまな場所や多様なデバイスに対応できるので、どこからでも業務が行え必要な情報にアクセスすることが可能です。
  • セキュアなリモートアクセスを実現するゲートウェイサービス「インターネットVPNアクセス」を提供しています。「インターネットVPNアクセス」はテレワーク環境で使っているPCやスマートフォンなどからインターネット経由で社内システムにアクセスする場合、セキュアなリモートアクセスを実現するクラウド型のサービスです。
  • 安全かつシンプルな操作でファイル送付・共有を実現するオンラインストレージ・ファイル共有サービス「PrimeDrive」は、ユーザ管理機能やアクセス権限、ファイル共有時の承認フロー設定などが可能になったセキュリティ機能の高い法人向けオンラインストレージです。
  • 契約締結から契約書管理まで可能なクラウド型電子契約サービス「クラウドサイン」は、契約締結をペーパーレスで迅速に行うことができるサービスです。契約交渉が完了している契約書をクラウドにアップロードした後、取引相手が承認すると契約締結が完了します。取引相手がクラウドサインに登録している必要はないため、どの取引先との契約締結にでも活用することができます。
  • LINEとつながる唯一のビジネスチャットサービス「LINE WORKS」は時間や場所を問わず、またモバイルやPCといったさまざまなデバイスから利用ができるクラウド型のコミュニケーションサービスです。

これら以外にもさまざまなツール、サービスで企業のテレワーク導入を全力でサポートします。
詳細は関連リンクをご確認ください。

関連リンク

SoftBank Telework Support

テレワーク導入を検討している企業に対して無償で利用してもらえる、あるいは、無料トライアル制度のあるソリューションをまとめたWebサイトです。

適切な準備、ルール設定で効果的なテレワークの導入を

前項で紹介した事例でも分かるように、ひと口にテレワークといってもその種類はさまざまで、企業によって取り組み方やそこから得られる効果も多様です。そのため、テレワークを導入する際には、他社の成功事例だけにとらわれることなく、自社の現状、課題点を明確にし、どういった形で導入することが最適かをしっかりと検討しなくてはなりません。ソフトバンクでは、多くのサポート経験があり、企業にとって最適なテレワーク導入のサポートが可能です。テレワーク導入を検討されているのであれば相談してみましょう。