いつか、キャンプ場からプレゼンを。ソフトバンク社員がテレワークのコツを探る ~会議編

"いつか、キャンプ場からプレゼンを。ソフトバンク社員がテレワークのコツを探る ~会議編"

(2020年5月27日 掲載)

「ワーケーション」という言葉はご存じだろうか?アメリカで生まれた、ワークとバケーションを組み合わせた造語である。
どこにいても仕事ができる、ということは森の中でキャンプをしながら、海を眺めながら仕事をすることが可能ということ。
キャンプが趣味である上司の「いつか、キャンプ場からプレゼンしたい」という希望が叶うのはいつになるのか?ワーケーションを実現するためには何が必要なのか?
実際にテレワークをしながら、3回のレポートで考えていきたい。

第1回  1週間のテレワークで見えてきた課題
第2回  どのITツールが便利?「テレワーク会議」を効率的にするコツ(今回)
第3回   管理職目線でみた「チームのテレワーク」 チームリーダーにインタビュー

目次

どのITツールが便利?「テレワーク会議」を効率的にするコツ

【1】会議をカテゴリ分けしてみる

私たちのチームでは、会議を大きく4つに分類してみた。

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【2】会議のカテゴリごとに必要なITツールを考える

本記事を完成させるまでのプロセスで考えてみたい。

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特に決定しなければならないことはなく、とにかくアイデアを出して分類してみる、という会議だ。

(対面の会議)ホワイトボードや付箋を活用
(テレワーク会議)Google が提供するデジタルホワイトボード「Jamboard」 を活用

"" ※「テレワークのあるある」を書きだした Jamboard

「Jamboard」は、
・付箋への書き込みや色の変更
・ペンでの書き込み
など、共同編集ができるツールだ。

テレワーク会議でも、それぞれが付箋に自由に書き込みを行いながら、活発なブレストをすることができた。

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例えば本記事の原稿を見せ、分かりにくいところがないか、メンバーでディスカッションし、完成に近づけることを目的とした会議だ。

(対面会議)モニタやプロジェクタで投影しながら意見出し
(テレワーク会議)共同編集できるクラウドツールを利用

私たちのチームでは「G Suite」の Googleドキュメント や Googleスプレッドシート 、Adobe XDなど、クラウド上での共同編集が可能なツールを使用した。
対面会議のように一人が投影し、意見を基に修正していくことも可能だが、「ここの順番はこうしたらどうかな?」「こういうイラストを追加したらどうかな?」という意見を、会議システムの画面投影者を切り替えることなくメンバーの意見が反映された原稿を確認できるので、テレワーク会議では共同編集のツールの方が効果的に感じた。

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ほぼ完成に近づけた原稿を承認者に最終レビューする会議だ。承認者が共同編集をするほど変更はない(と思いたい)会議である。

(対面会議)モニタやプロジェクタで投影し承認してもらう
(テレワーク会議)会議システムで投影し承認してもらう

対面であっても承認者に直接編集してもらうのではなく、承認者の意見を依頼者自身で反映していくことが多いはずだ。この場合は、投影できる会議システムさえあれば問題ない。相手の反応が見えたほうが緊張しないので、カメラはONにしたほうがよい。


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「この記事の公開は○月○日に決定した」など、連絡事項を伝える会議で課会や部会などを指す。

(対面会議)モニタやプロジェクタで投影し説明する
(テレワーク会議)会議システムで投影し説明する

資料が投影できる会議ツールのみで問題ない。私たちのチームリーダーはメンバーが聞いているのか不安になる…と言っていたので、こちらもぜひカメラはONで進めたい。少人数の場合はミュートを解除してもいいだろう。


<この記事を完成させるまでの会議で使ったツール>

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コミュニケーションが多い会議は、何かしらの共同編集ツールが必要なようだ。

私たちのチームでは「G Suite 」と「Zoomミーティング」をメインで使っていたが、チームによっては「Office 365」を利用している。

あなたの所属チームではどういった会議が多いだろうか?会議や共同編集したいファイルの種類から、使うITツールを検討してみるというのも効率的かもしれない。

関連サービス

Zoomミーティング

PC、タブレット、スマートフォンで簡単にWeb会議ができるクラウド型会議サービス。 初心者にもわかりやすい直感的な操作で気軽にWeb会議を始められます。

G Suite

メールやカレンダー、ビデオ会議、ファイル共有など、ビジネスに最適な基本機能がインターネットの接続環境さえあればデバイスを問わずどこでも利用可能です。 ソフトバンクは正規代理店として様々なサポート体制を用意しています。
※本記事のGoogle Jamboard/Googleドキュメントを含む

Office 365

Microsoftが提供するOfficeやグループウェアをクラウド化したサービス。ExcelやWord、PowerPointなど使い慣れたサービスをクラウドで利用できるようになります。
ソフトバンクは正規代理店として様々なサポート体制を用意しています。

次回は、チームメンバーとのコミュニケーションについて管理職目線で語ってもらう予定だ。

関連リンク

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