LINE WORKSを使ったコミュニケーションハック!

"LINE WORKSを使ったコミュニケーションハック!"

(2020年6月12日 掲載)

目次

有償ビジネスチャットのシェアNo1に位置している「LINE WORKS」(参照:ITR MARKET VIEW ビジネスチャット市場 2019)
LINE WORKS はコンシューマ向けのLINEと似たような操作感で、比較的容易に利用できることが特徴のビジネスチャットですが、導入企業は実際どの程度使いこなせているのでしょうか。
今回はLINE WORKSを使いこなすためのテクニックや成功事例を紹介します。

コミュニケーションバグ起こっていませんか?

「LINEと似ていて使いやすい」、「トレーニングなしですぐに始められる」など、導入ハードルが低いということで認知されているLINE WORKS。
その反面、細かな便利機能を活用しきれていないケースが多いのではないでしょうか。
LINE WORKS以外のビジネスチャットにも言えることですが、伝えたいメッセージを相手に正しく伝えられない、「コミュニケーションバグ」が発生してしまうケースがあるようです。
例えば以下のケースを経験したことがないでしょうか。

  • 複数人でチャットする際、誰のどの発言に対しての返信か分からなくなる。
  • 最低限の単語でのやりとりになれてしまい、文脈や過去の背景が読み取れない時がある。
  • 話題が複数発生し、トークが煩雑になる。
  • 対面で話すと伝わるニュアンスが、チャットでの文言だときつい言い方に捉えられてしまう。

このようなコミュニケーションバグが発生すると、円滑に業務が進めづらくなり、双方で認識が合わなくなるケースが発生してきます。上司とのやりとりはもちろん、取引先とのやりとりでは特に発生させたくないものです。
そのため、コミュニケーションバグを発生させないようさまざまな工夫や対策が必要です。
LINE WORKSを利用する上で、コミュニケーションについて気をつけるポイントを紹介します。

円滑なコミュニケーションをとるための5つのテクニック

LINE WORKSでコミュニケーションバグを発生させずに、円滑なコミュニケーションをとるためにはどう活用すればよいでしょうか。
LINE WORKSの活用法として、5つのテクニックを紹介します。

ポイント① @(メンション)やリプライを使って誰に対しての連絡なのかはっきりさせる

複数のメンバーが参加しているトークルーム内で、誰に対しての返信なのか分からなくなる場合があります。 これを解消するのが、「メンション」や「リプライ」です。
メンションは、トークルーム内で相手を名指しで強調してメッセージを送ることができる機能です。リプライはトークルーム内のどの発言への返信かを強調してメッセージを送ることができる機能です。これらの機能を利用することで、誰のどの発言に対してメッセージを送っているのか明確となり、受け手側も自分宛てのメッセージだと通知が来るので見逃さずに確認することができます。

ポイント② 相手に分かりやすく伝えることを心掛ける

リモートワークの長期化により、オフィスの中で顔をあわせて会話する機会が少なくなり、コミュニケーションに不安を感じる場面が増えたという声も聞かれます。
ビジネスチャット全体に言えることですが、単語だけでも手軽にコミュニケーションが取れるため、時によって文脈や過去の背景が読み取れず誤解を生じるケースも起こりえます。相手に分かりやすく伝えるよう心掛けましょう。

ポイント③ トークルームでは複数のトピックが混在することを避ける

LINE WORKSを利用し始める前に、明確に利用ルールを決めておくとよいでしょう。例えば、複数の案件でトークが煩雑になる場合があるので、トピックごとにトークグループを作成して社内の情報整理をすれば、やりとりが煩雑にならずにすむでしょう。
株式会社アミナコレクションでは、業務に応じてトークグループを作成しており、イレギュラーな事態が発生した際は、適宜関係者をトークグループに追加して対応しています。
(参考)【導入事例】株式会社アミナコレクション

ポイント④ スタンプの利用

「了解しました」、「OK」、「少し遅れます」など、一目でメッセージが分かるLINE WORKS独自のスタンプが豊富にあります。 業務利用ということでスタンプを利用することに対して抵抗がある人もいるかもしれませんが、非常に便利ですので、上司自ら積極的にスタンプを使い、チーム全体でスタンプを使う文化を作っていきましょう。
愛知日産自動車株式会社では、販売目標の達成に向けてLINE WORKSで情報共有を行い、スタンプを利用することでモチベーションを高めて取り組んでいます。
(参考)【導入事例】愛知日産自動車株式会社

  

ポイント⑤ LINE WORKSの既読機能

コンシューマ向けのLINEは複数でのトークの際、何人既読したか確認できるようになっていますが、LINE WORKSでは誰が既読したかまで確認することができます。一人一人メッセージを確認しているか把握することができ、安否確認にも有効です。また、ホーム(掲示板)でも個人既読確認をすることができ、既読していない人だけに再通知を送ることも可能なため、非常に便利です。
株式会社アンジェラックスプランニングにおいても、ホーム機能を活用し、社内で情報共有をしており、既読機能のおかげで周知の徹底が図られ、見落としが減ったそうです。
(参考)【導入事例】株式会社アンジェラックスプランニング

知って得したコミュニケーションハック

LINE WORKSの機能を十分理解し、自社に合った活用をすることで、より円滑なコミュニケーション、業務改善ができるようになります。
既にLINE WORKSを導入している場合は、是非今回紹介したテクニックを活用してみてください。

関連サービス

LINE WORKS