いつか、キャンプ場からプレゼンを。ソフトバンク社員がテレワークのコツを探る ~コミュニケーション編

"いつか、キャンプ場からプレゼンを。ソフトバンク社員がテレワークのコツを探る ~コミュニケーション編"

(2020年6月17日 掲載)

「ワーケーション」という言葉はご存じだろうか?アメリカで生まれた、ワークとバケーションを組み合わせた造語である。
どこにいても仕事ができる、ということは森の中でキャンプをしながら、海を眺めながら仕事をすることが可能ということ。
キャンプが趣味である上司の「いつか、キャンプ場からプレゼンしたい」という希望が叶うのはいつになるのか?ワーケーションを実現するためには何が必要なのか?
実際にテレワークをしながら、3回のレポートで考えていきたい。

第1回 1週間のテレワークで見えてきた課題
第2回 どのITツールが便利?「テレワーク会議」を効率的にするコツ
第3回 管理職目線でみた「チームのテレワーク」 チームリーダーにインタビュー

これまでの記事では、メンバー目線でテレワークについて考えてきた。 本記事では管理職目線で、チームとしてどのようにコラボレーションしていくかを、所属しているチームの上長にインタビューしながら考えていきたい。

""

テレワークでの「チーム」について考える

""

ー 「今までとすべて同じで何の問題もない」というわけではないのかもしれませんね。

テレワークだと、個人ワークは捗る。
でも、チームワークという観点で考えたときにはどうだろう?会社に集まっていれば、お互いの「すごい忙しそうだ」「今週は余裕がありそうだ」というような雰囲気が分かるのだけど、それが分からなくなってしまいました。

ー そうですね。それが分からないので、〇〇さんにこの業務をお願いしていいのかな?と戸惑うこともありました。

そうなると、個人ワーク中心になって、チームワークは弱くなってしまう。
だから業務面とメンタル面で、工夫が必要だと感じて、新しい取り組みを始めることにしました。

""

ー 最初にしたことは何ですか?

プロジェクト管理ツールのWrike(ライク)を課で使い始めたことです。

いままではプロジェクトごとにExcelやスプレッドシートでタスクを管理していたけど、Wrikeで全てのプロジェクトを一元的に管理することで、課のメンバーの稼動状況が管理しやすくなりました。

画像は本記事タスクスケジュールが管理されているWrikeの画面
画像は本記事タスクスケジュールが管理されているWrikeの画面

ー メンバーとしても、Wrikeは便利でしたね。関わっているプロジェクトが複数あると、更新しなければならないタスク表やWBS※も複数出てきてしまって…

それでステータスを更新し忘れていたり、スケジュールが変更になったのにシートを更新していなかったりして、あっというまに形骸化してしまったり。
Wrikeにまとめることで、形骸化することは防げたと思います。

※WBS:Work Breakdown Structureのこと。プロジェクトの成果物を実現するための作業を細分化し、必要な作業とその作業に対する担当、期日等を明確にした一覧表、およびガントチャートなどを指す。

ーそうですね。毎日メールも来ますしExcelでタスク管理されている時よりも、リアルタイムでステータス更新や変更をしています。

本当はExcelでも更新してほしいけど、使いやすさはリアルタイムでの更新性に影響しますね。
Wrikeから自動的に送られてくるメールが進捗のリマインドの役割を果たしてくれるのも、管理職目線で便利に感じました。

Wrikeから毎朝送られてくるタスク一覧のメール。メールからステータス変更も可能だ。
Wrikeから毎朝送られてくるタスク一覧のメール。メールからステータス変更も可能だ。

1つのタスクに関して、コメントのやり取りもWrike上でできるから、「あのプロジェクトのあのタスクはどうなっているか?」と、前提を説明をした上で確認しなくても、このタスクについての確認ですよ、というのが分かりやすい。
会社にいて、直接会話することができない状況だと、こういう機能も役立ちます。

記事内の画像制作について他のメンバーのアサインが可能か確認するやりとり。
記事内の画像制作について他のメンバーのアサインが可能か確認するやりとり。

ーチームで進める仕事はWrikeがプラットフォームになってくれた感じがします。

タスクの管理という業務面ではかなりWrikeで解決されました。
メンバーのモチベーション管理というメンタル面はWrikeでは管理できないから、そこの工夫も必要です。

関連サービス

Wrike

生産性の高いチームを支援するワークマネジメント・プラットフォーム。進捗管理をクラウド上で実施、リモートワークのメンバーや他社の方とも、スムーズにプロジェクトの進捗確認を行えます。

Wrikeに関するウェビナーを開催!

日程:2020年09月30日(水) 15時00分-16時00分

【アジェンダ】
 社員間コミュニケーションツールの必要性について
 社内ポータルを提供する「LumApps」のご紹介
 プロジェクト・タスク管理ソリューション「Wrike」のご紹介

▶︎詳細・お申し込みはこちら

""

ー テレワークになると、チャット・Web会議でのやり取りがメインです。出社していたときと、どのような違いを感じましたか?

最初にも言った通り、出社していたときは「ちょっと元気がなさそうだな」と何となく感じられるところがあったけど、テレワークになるとそれが難しい。
パルスサーベイ(※関連記事参照)である程度の状態が分かるから、テレワーク前からやっていたことだけど、パルスサーベイはあってよかったと思います。

あとは、Web飲み会とかWebランチ会で「テレワークで困っていることはあるか?ざっくばらんに話す会」をやったのもよかった。メンバーの中にも、一人暮らしの人、子どもがいる人、状況が違うから、それぞれ「困りごと」も違う。

「テレワークで困っていることはあるか?ざっくばらんに話す会」の様子
「テレワークで困っていることはあるか?ざっくばらんに話す会」の様子

学校や保育園がお休みになって、お子さんが家にいるメンバーは「会議の時間は14時前後がありがたい、子どもがごはんを食べてお昼寝している時間だから」と言っていました。

ー そうですよね。私は子どもがいないから、お話を聞くまではまったく『お昼寝時間』という発想はなかったです。

発想にないことは悪いことではない。でも、知らないと気遣いは出来ません。
初めてのこと・慣れないことに取り組むにあたっては、こういった会話が重要だと感じました。会話から、お互い働きやすい環境を作ることができたらいいと思います。
あと、ITツールに詳しいメンバーがいて、Jambordの活用もそのメンバーが提案してくれました。

ー 私はITツールにでは疎いから、便利なツールに詳しい人の助言は本当に助かりました…。

「この人は、ITツールに詳しかったんだ!」というパーソナリティを知るきっかけにもなりました。一見、仕事から外れそうだけど、「Web飲み会」や「Webランチ会」で、会話するのがチームビルディングには役立ちました。

Jamboard活用の様子については下記の記事を参照ください

ワーケーション、できそう?これからの働き方

""

ー 業務面/メンタル面合わせて、テレワークでも問題ない状況になってきました。これからもテレワークで業務していけそうでしょうか?

テレワークはメリットが多い。
通勤も必要ないし、家族との時間も作りやすくなりました。電車が止まったり、何かあって通勤できないときも、遅滞なく業務を進められるのはいいことだし、これからの働き方に必要不可欠な要素だと思います。

ただ、出勤がデメリットだけという事ではない。
例えば研修。座学で話を聞いているようなタイプのものは、Web会議でも十分かもしれません。でも、ワークショップ形式のものや身体を動かすようなものはできなくなってしまいました。

ー 課の発足時にはレゴシリアスプレイ®をしましたね。それはテレワークでは難しいかもしれません。ブロックを各個人の家に送る、というのも手間です。

新しい課ができて、知り合いが一人もいないようなとき。
または、他社の方と新規事業について考えるとき。
Web上でのやり取りしかないというのも、打ちとけるのは難しいかもしれない。

その点、レゴシリアスプレイ®メソッドを活用したワークショップによって、スムーズにいくこともある。会う方がいいこともあるから、テレワークと出勤、最適化する方法を考えていく必要があるかもしれない。

ー 集まるからには、集まったメリットを最大化できるようにする、ということですね。では、最初のテーマに戻って、憧れのキャンプ場での「ワーケーション」はできそうですか?

そうだね!1ヵ月のテレワークを通して、ネット環境さえあれば一定期間、キャンプ場から仕事することも出来そうだなと感じました。

""

後記

1ヵ月のテレワークを通して、ワーケーションをそう遠くない未来に実現できそうなコツを少しずつ、つかんでいった。
何事も、いきなり完璧にするのは難しい。テレワークやワーケーションも同じだ。
対話をしながら、自社の「コツ」を探っていくのが大切なのかもしれない。

関連サイト

ソフトバンクでは、テレワーク実現に向けて様々なツールを提供します。
これからの時代の働き方(ニューノーマル)について必要な要素をまとめたページはこちら。


ソフトバンクが働き方改革を進めてきた歴史を分かりやすいインフォグラフィックで紹介。