テレワークを利用して分かった。従業員が感じる不安とその解決策を考える

"テレワークを利用して分かった。従業員が感じる不安とその解決策を考える"

(2020年7月2日 掲載)

目次

テレワーク導入によって、自宅や外出先などオフィス以外の場所で、従業員が自分の時間を有効に使いながら仕事をするワークスタイルが浸透してきました。しかし、テレワークを実際に利用してみたからこそ実感する不安や自己管理の難しさもあるようです。今回はテレワーク中に感じる不安について理解し、解決策を考えてみましょう。

テレワークとは?改めて確認しておこう

はじめに、テレワークの意義を改めて確認しておきましょう。
テレワークとは時間や場所にとらわれず業務に取り組むことを指します。労働人口が減少する中、優れた人材を確保することや、有事の際でも対応できる業務環境を確保することなど、事業継続の可能性を広げることを目的にテレワーク導入が進められてきました。ICTを活用しテレワークを実現することは「働き方改革」の一つの方法として官民から注目されてきたわけです。
テレワークは、企業にとっての業務効率化の推進や人材確保の切り札となるだけでなく、さまざまな事情を抱える従業員にとっても有効であると考えられています。例えば子育て中で育児に充てる時間を確保したいけれど、仕事は継続したいという従業員にとって、在宅勤務で時間の調整をしながら仕事が継続できる環境は理想的だと思われます。同様に介護が必要になった家族を抱える従業員にとってもあてはまります。

まずはテレワーク導入前の初心者によくある不安を理解しよう

最近になって多くの企業がテレワークを導入し、在宅勤務をする従業員が増えました。しかし政府が働き方改革の一環としてテレワークを推進しようと働きかけても、テレワークが企業内に受け入れられず、十分な活用に至らなかったケースが多いのも事実です。なぜ活用されなかったのでしょうか?企業によってはIT環境の整備やテレワーク活用におけるルール作りなどがスムーズに進まなかったことなどが理由にあげられますが、在宅勤務を利用したことがない従業員としては、「相手の気持ちが分かりづらいのでは?」「伝えたいことが伝えにくいのかも?」などといったコミュニケーションに関する戸惑いや不安を拭いきれないという状況も考えられます。

経験者に聞く!テレワークのメリットとデメリット

実際に在宅勤務をはじめた従業員だからこそ分かるメリットとデメリットがあるようです。ここでは、テレワークを実際に利用して従業員が実感した課題を探ってみましょう。

①誰とも会話しない日がある

在宅勤務でもオフィスと同じように仕事が出来る環境が整っているのは効率的な反面、精神的にストレスを感じやすくなるケースもあります。例えば、オフィス内で仕事をしている場合は、同僚などと直接仕事に関係のない話題や日常的な会話をするだけでも、人との繋がりを意識するきっかけにもなります。また家族から離れた会社員としての自分を意識することにもなります。そうした日常的な会話から刺激を受け、気分転換になっているというケースが少なくありません。それがテレワークによって他者との直接的な接触、会話などが部分的にせよ、制限される状況になると「家族以外の人、一人暮らしの場合は誰とも話すことができないストレス」を感じるようになる可能性があります。こうしたストレスは孤独感としても感じられ、社会や会社から取り残される不安につながる可能性があります。

②業務に関する質問がしにくい

テレワークの環境が十分に整っているとはいえ、業務に関するちょっとした質問も対面でするのとは異なり、コミュニケーションツールを使ってすることになります。言い換えれば、相手の都合のつく時間に返事が返ってくるとも言えます。つまり、返事待ちの時間が生じ、その間は仕事が進められないこともあります。また、ツールを使ってのコミュニケーションであるため、例えば、メンバー間で利用しているLINEなどによって「ちょっとした質問をする」ことになると、質問内容が残り、メンバーには共有されることになります。もちろん、質問であれ、業務報告であれ、メンバー間で共有することによって業務が効率化されるのは確かです。一方で、「こんな質問をいまさらするのか」と思われるのではないか、「認識が低い」と思われるのではないかといった不安に駆られるケースもあります。そうした気持ちの揺れが気軽に質問をすることを躊躇わせることにもなります。もし、対面で質問ができるのであれば、直接的に上司に質問をする、担当者に「ちょっと確認したいけれど」と話しかけることができるため、自分がどう思われるのかといった不安に陥ることは少ないと考えられます。
さらに、この課題においては、「話し言葉」と「書き言葉」で伝わり方が違うことに起因するトラブルも含んでいます。例えば、対面で話をする場合なら、言い間違いや聞き返しなど、すぐに対応できるため、相手が多少厳しい指摘をしても悪気を感じることはありません。ところがチャットツールを利用している場合は、表現方法やことば選びを間違えると相手を批判しているように伝わるケースがあります。

③仕事とプライベートの切り替えが難しい

子育てや介護と両立しやすいというメリットがあるテレワークですが、一方で、仕事モードへの切り替えが難しかったり、あるいは長時間仕事をしてしまったりと時間の使い方が難しくなります。長期的な在宅勤務ともなると、自己管理ができる人から「時間が有効的に使える」といった声が挙がっていますが、自己管理が苦手な人は時間の使い方に大きな不安を感じるようです。

④緊張感が保てない

在宅勤務では、オフィスに出社するときのように着替えやメイクなどは必要ありません。しかし、身支度を整える、メイクをする、ネクタイをするなどの行為は気分を切り替えるきっかけでもあり、また働くことへの緊張感にもつながっていると考えられます。こうした行為を省略できることは、効率的である一方で、仕事へのモチベーション維持を難しくする可能性もあります。

⑤運動不足になる、精神的に抑うつ状態になる

オフィスに出勤している場合は、通勤や会社内での移動など、なにかと歩く機会が多いのですが、自宅が仕事場となると、さほど移動することもなく、長時間、椅子に座りっぱなしになることで運動量が減る可能性があります。また、間食の機会が増え、食事が不規則になりがちだ、という声もあるようです。
また、会社は仕事をする環境が整えられていますが、家はくつろぐための環境を優先させた場所です。具体的には照明の明るさ、机や椅子の高さも働くためのものとは違います。数日のことなら、こうした家の環境でも身体に負担を感じるほどではないですが、長期におよぶと、光量の少ない照明のもとでPCを見る、太陽光を取り入れやすいリビングでPCを見るといったことで目の疲れが蓄積しやすくなります。また、デスクワークに適した高さの机や椅子でないために、腰や太ももに負担がかかり、痛みを発症することもあります。
身体のストレスは気持ちのイライラを引きおこしやすく、仕事中に家族の日常会話が気になったり、何気ない会話がうるさく感じたり、精神的にも発散できずに抑うつ状態に陥る可能性もでてきます。

⑥仕事の評価に対する不安

仕事の評価に対する不安もテレワークでは課題として挙げられます。仕事をしている様子や取り組み方を上司が直接目にする機会が多いオフィスでの勤務と違い、テレワークでは結果や成果物のみで評価されるのではないかと不安に感じることが多くなるようです。
同時に、「サボっているのではないか」と思われていないかと不安になる従業員も多いようです。「質問がしにくい」にも共通するものですが、自分自身がメンバーの仕事の進捗状況が気になる一方で、メンバーから自分の仕事の進み具合が遅いと評価されないか、成果が上がっていないと思われないかが心配になることがあるようです。

⑦家での仕事スペースをどう確保するか

家で仕事をする場合、周りには家族が居るケースも少なくありません。自分専用の書斎や仕事専用に使える部屋が確保できる場合は問題ないのですが、多くの場合、リビングや居間などを仕事スペースとして使用することになるでしょう。さらに、他の家族もテレワーク中である場合には、スペースを分け合うことになります。もちろん仕事部屋として使用する部屋にはネット環境が整っていることが条件になりますから、複数人の家族が同じようにテレワーク中であると、スペースは狭く、隣で家族が別の仕事をしている、という可能性もあります。
そうした状況でもっとも気になるのが、Web会議などで音声が双方向に聞こえる仕事です。例えば、他の家族と同じ時間帯にWeb会議が行われるとなると、業務上の情報が他社に漏れるのではないかと上司やメンバーに懸念を抱かせる原因にもなります。そうでなくても、会議中に子どもの泣き声、ペットの鳴き声などがメンバーに聞こえるというのは、避けたい状況です。
こうした状況を避けるためにはメンバーそれぞれが都合のよい時間にWeb会議を開くことになります。他の家族との調整なども含め、想像以上に難しいと考えられます。

不安を軽減して、テレワークで快適に業務をするための解決策

テレワークの頻度が多くなるにつれて、コミュニケーションに関する不安が高まってしまうことがあります。オフィス勤務している時のようなコミュニケーションが取れなくなることで、孤独感による従業員の業務効率低下を防ぐ必要があります。前項で紹介した「経験者に聞く!テレワークのメリット・デメリット」の各項目に対して、それぞれの解決策を考えてみましょう。

コミュニケーション不足による不安の解決策は情報共有とチャットツールの活用

テレワークでは自分の時間を確保でき、プライベートと仕事をうまく両立させることができます。また家族と過ごす時間が増えるといったメリットもあります。その一方で、家族以外の誰ともしゃべらない日がある、あるいは誰とも話をしていない日があることによって閉塞感や孤独に陥る従業員もいます。従業員を孤独にさせないためにも、職場のメンバーどうしが気軽にチャットツールなどを活用して連絡をとりやすい環境をつくるといいでしょう。コミュニケーション不足によって起こる不安や問題のケースごとに対策をみてみましょう。

信頼関係の構築をしておく

「ちょっとした質問がしにくい」という背景には「評価が気になる」にも共通した要因があります。ここではより個人的な視点で対策を考えて見ます。
「ちょっとした質問」をすることに不安を感じる、仕事に関する質問がしにくいといった状況を解消するには、日頃からなんでも話をできる人間関係を築いておくことが大切です。
情報を共有し、メンバーが互いにどのような状況であるかを把握しておくことで仕事の効率は向上しますが、メンバー間に「こんな質問をしたら恥ずかしい」「こんなことを聞くと、否定しているように取られないだろうか」といった躊躇する気持ちがあると、「疑問を残したままで仕事を進める」「浅く理解しただけで納得してしまう」といった状況を生み出し、大きなトラブルを引きおこす可能性もあります。さまざまなコミュニケーションツールを活用し、報告履歴がメンバー間に共有されるからこそ、躊躇無く、とことん質問をし合える人間関係を常日頃から構築し、互いに刺激し合える存在であることが必要です。その上で、仕事の質問や近況報告などをチャットツールを活用して連絡しあうことができれば、「ちょっとした質問」であっても情報ロスにならずに、かつ、家族以外の誰かと会話することで気分転換や発想の転換につながるでしょう。

書き言葉を意識する

また対面での会話で伝えるコミュニケーションではないために起こるトラブルを回避するためには、ことば選びが最も重要になるでしょう。
もちろん、本人には相手を批判するつもりは無い場合でも、読み手となる相手は他のメンバーから「否定しなくてもよいのでは?」「そんなに攻撃的に質問をする必要があるのか」といった反応が帰って来ることもあります。こうした「思わぬ反応」は、話し言葉における声や表情なども含めた意図の伝達に対して、書き言葉は文章、文体、ことばの選び方のみで印象が決まることによるものだと言えます。
書き言葉の場合は、まず自分の意見として相手の行動や発言に対して、「私も同感です」といった姿勢を明確にし、その上で、疑問や補う点などを付け加えるといった文章構成が必要かもしれません。

1日のスケジュールと身だしなみルールを自分で決めておく

仕事とプライベートの切り替えが難しく、身だしなみや緊張感が保てないという不安は、自分でルールとスケジュールを決めることで解決できます。スーツを着用する必要はないでしょうが、ルームウエアやパジャマのままで過ごすというのでは、気分的に仕事モードになりにくかったり、プライベートと仕事の区別がつかないまま時間が過ぎたりしがちです。例えば、カジュアルで動きやすい服装だけれど、突然人に尋ねてこられても困らない程度の身だしなみを整えるなど自分なりの身だしなみルールを作ることは効果的です。
また「切り替え」に関しては、時間割を作ることも解決策の一つです。起床時間、食事時間、仕事時間、家事をする時間など、1日で行うべき行動項目を洗い出し、1日の時間割を作成します。その上で、1週間程度の単位で業務目標に応じたスケジュール管理をするのが効果的でしょう。
こうしたスケジュールを仕事のメンバーで大まかに情報共有しておけば、チーム全体が効率的に仕事を進めることも可能になります。

定期的に体を動かす習慣をつける

今後ますますテレワークが浸透し、特別な働き方ではなくなる可能性が高くなることを考えると、日常の健康管理も自分で意識しておく必要があります。自宅での仕事は椅子に座っていて手の届く範囲内で完結しがちです。そのため仕事中はずっと座りっぱなしになることも考えられます。これは意識をしないと解消できません。例えば、通勤していた時間に散歩や軽いランニングやストレッチ運動を取り入れるなど、短時間でできる運動を1日のうちに何回も組み入れ、総合的に運動量を確保するとよいでしょう。また仕事がひと段落したタイミングや休憩時間に、腕を回す、首筋を伸ばす、椅子に座ったまま足踏みをするなど、運動とは言えない程度でも体を動かす習慣をつけることも効果的です。
家族が仕事中も目に入る、何気ない会話がじゃまになるといった状況の場合は、家族との相談も必要でしょう。何時から何時までは仕事に集中したいから、できるだけ独りの場所を確保したいといった要望を家族とすり合わせをおこない、互いに快適な環境を作ることが大切です。
また、せっかく自宅にいる時間が長くとれるテレワークですから、積極的に家事に参加をし、家族と会話をすることで、気分転換や新たな気付きにつなげましょう。
一人暮らしの場合でも、オンラインで友人とつながったり、読書時間を意識して作ったり、ラジオ体操をはじめてみるなど、普段はできない時間の使い方を意識することで、気持ちも身体もほぐれる可能性が高くなります。

定期的な個別面談の実施や目標管理を導入して、評価基準を明確にする

仕事の評価がどのようにされているか不安だという声に対する対応としては、まず評価基準を明確にしておくことが必要です。テレワークを導入するにあたって、従来の評価だけではなく、それぞれの業務内容に適した目標設定と管理をし、上長とメンバーの定期的な個別面談を設け、メンバーの業務の達成度や貢献度を確認する機会を持つことが大切です。またこうした機会は、上長にとってもメンバーの隠れた能力に気付き、伸ばす機会にもなると考えられます。定期的にWeb会議などで個別面談を実施することでメンバーの目標管理をするとよいでしょう。
また、同僚(メンバー)からの評価が気になるケースについては、企業文化として個人が認め合える環境を作っておくことが大切です。もちろん、メンバー間であってもライバル意識を持って、成長できるケースも少なくありません。しかし、一人一人が自分の能力を発揮するためには、「否定されない」環境を作ることが大切です。「こんな質問をいまさらしたら、能力を疑われるのでは」「こんな提案をしたら見当違いだと言われるのでは」といった懸念や不安を抱いている環境では、一般的で表面的なアイデアや報告しか出せなくなります。それでは斬新なアイデアを出して、具体的な方法を全員で検討しあいながら、やり方や考え方を更新していけません。成長し続けられるチームや組織は、個々が忌憚なく意見を出し、相手を認め合える環境が基本になっています。そうした会社や組織としての環境作りは、テレワークをするためにも必要でしょう。
思い立ってすぐに対応できることではないので、日頃から組織づくり、チーム作りにおいて意識しておく必要があります。

時間と家事を分担することも解決法のひとつ

家族でテレワークをする場合、やりにくいと感じる人は少なくありません。会社では多くの人と一緒に仕事をしているのが当然であっても、自宅で家族と仕事をするのは落ち着かない、集中できないといったストレスがあるようです。また、家の中で最も仕事がしやすい場所を取り合うことになるケースも考えられます。
IT環境が整っていて、資料が広げられる机があって、空調や照明といった外環境も整っている部屋といえば、多くはリビングが該当するでしょう。大きな机やテーブルがあれば、会社でも同僚と席を並べているわけですから、家族で互いのPCを並べて仕事をすることも可能です。
ただし、家族であっても別の企業に勤めている場合、情報の管理には注意が必要です。気軽に仕事の内容や状況を家族間で会話してしまう、資料を置きっぱなしにしておくといったことは避けることが必要です。
もちろん、家族が情報漏えいをさせるという心配は少ないでしょうけれど、家族が勤める企業ではこういう動きをするようだ、といった断片的な情報であっても、どのような結果を招くかは予想がつきませんから、情報管理の意識は強く持っておくことが大切です。
また、Web会議や電話連絡などが頻繁で、家族が居るとやりにくいという場合は、時間で分けることも考えましょう。例えば、午前中は夫がWeb会議や電話連絡を集中的に行えるような部屋を使い、妻と午後から部屋を交代するなどルールを決めることで対応は可能です。もちろん突発のWeb会議が入った時間は、融通を利かせるように柔軟なルールにしておくことが重要です。
子どもがいる、ペットといっしょに暮らしているといったケースなら、Web会議を家族が行っている間は、別の家族が子どもやペットの相手をして、大きな声や鳴き声がWeb会議をしている相手に聞こえないような配慮をしましょう。家族間で互いに融通を付け合うことが快適なテレワーク環境を維持するコツだと言えそうです。

参加者のITリテラシーのバラツキを前提に、チャットツールなどを併用してトラブルに備えていこう

テレワーク中に活用することが増えるWeb会議では、自宅から参加することになるので、時には生活音が音声に含まれていることも考えられます。また、PC操作に慣れておらず、画面や音声が途中で途切れたり、音声だけの参加になっていたりと参加者のITリテラシーの差が目立つことになります。しかし、事前に使いやすいツールを設定し、研修などをしておけば、参加者のITリテラシーは向上させることができます。
一方、自宅におけるインターネット環境には万全をつくしても限界もあります。例えば、マンションといった集合住宅ではインターネット回線をマンション全体で共有するところも少なくありません。その場合、時間帯によってはインターネットの速度が不安定になり途中で画面が途絶えるなども想定しておく必要があります。Web会議システムがエラーとなっても、チャットツールなどで状況確認ができる手段を併用しておくことも検討しておきましょう。

専門知識のある企業に事前に相談しサポートを活用しよう

テレワークをしてはじめて実感する不安やストレスは、従業員一人一人の環境によっても大きくことなります。オフィスで仕事をするよりも、効率が上がる場合もあれば、時間的に自由度は高くなったにもかかわらず、効率が落ちるケースもあります。個別に解決策を探ることは重要ですが、ある程度、テレワーク開始後に想定されるトラブルや従業員が感じやすい不安を把握しておけば、対応策を先に講じることができます。
そのためには、どのような課題やストレスが出現しそうなのかを知らなければなりません。例えば、ソフトバンクのようにテレワークを率先して導入し、テレワークのノウハウを熟知している企業なら、さまざまな課題や従業員が抱える可能性のあるストレスについても的確なアドバイスを提供してくれるでしょう。
さらにソフトバンクでは、企業のテレワーク導入のサポートにも力を入れています。テレワークに関するツールの導入などついても相談してみるとよいでしょう。

関連リンク

SoftBank Telework Support