今ウェビナーが注目される理由と、自社で開催する場合の注意点

"今ウェビナーが注目される理由と、自社で開催する場合の注意点"

(2020年7月3日 掲載)

目次

ウェビナーを活用してセミナーや報告会を実施する企業、団体が増えてきました。ウェビナーという言葉自体も最近よく聞かれるようになりましたが、注目される理由や活用メリットを明確に把握していない人は少なくありません。それが原因で、ウェビナーを実施しても思うような集客が得られないケース、その後のアクションへとつなげられないケースもあるようです。

今回は、ウェビナーとは何かということと、注目されている理由やメリットを紹介します。自社でウェビナーを実施する際にどんなことを意識し、どう制作・配信すればいいかも考えてみましょう。

ウェビナーとは

ウェビナーとは、インターネット上で動画を配信する形で開催される講演会や講習会といったセミナーのこと。「Web(ウェブ)」 と 「Seminar(セミナー)」を合わせた造語です。インターネットセミナーやオンラインセミナー、Webセミナーと呼ばれることもあります。自社の製品・サービスの使い方やビジネスに関するノウハウを教えるセミナーのほか、新卒者対象の採用説明会、社内向けの業務研修、表彰式などのイベント、学術集会や研究会など、さまざまな目的で使われています。

種類とそれぞれの特徴

ウェビナーは、コンテンツの配信方法によって、次の2種類に分けられます。

リアルタイム配信(ライブ配信)
配信時間を決めて、セミナーをライブ中継する方法。参加者と講師がチャットなどの機能を使って質疑応答したり、参加者どうしでコミュニケーションを深めたりできるというメリットがあります。

オンデマンド配信
事前に収録、編集したセミナー動画を配信する方法です。講師と参加者、または参加者どうしがリアルタイムでやりとりすることはできませんが、参加者が都合の良いときに視聴できるのが利点。また、リアルタイム配信したセミナーの動画をWebにアーカイブし視聴できるようにすれば、オンデマンド配信になります。

ウェビナーが注目される理由

近年、ウェビナーを開催する企業は大幅に増えています。なぜこれほどまでにウェビナーは注目されているのでしょうか。一つには、スマートフォンの普及などにより誰もがインターネットにアクセスできる環境が整ったことや、動画の制作・配信に関するツールも発達してきたという技術的な背景があります。

そしてもう一つの理由は、ウェビナーを開催するメリットの多さです。開催側からすると、時間や場所に縛られないウェビナーは、集客の幅を大きく広げるチャンスといえます。参加者側にとっては、インターネットに接続できる環境とデバイスがあれば、どこからでも参加できることは大きな魅力です。

では、ウェビナーのメリットについて、開催側と参加者側、双方の視点でより詳しく具体的に見ていきましょう。あわせて、デメリットについてもお伝えします。

開催者にとってのメリット

準備の手間を軽減できる
社内または社外の会議室やイベント会場などに参加者を集めてセミナーを開催する場合、開催者は、参加者の利便性などを考慮して、開催日時の調整と会場の選定および予約を入れなければなりません。さらにセミナー当日は、設営、受付、案内、資料の配布、片付けなどの作業が発生します。

その点、Web上で開催されるウェビナーは、場所や時間の制約が少なく、会場選びや日程調整が比較的容易です。配信時には多少の準備は必要ですが、受付や案内といった作業は不要なので、運営にかかる手間を大幅に軽減することができます。

コストを削減できる
会場に人を集めて開催するオフラインのセミナーには、参加者全員を収容できる会場費用、前日までの準備や当日の参加者対応を行う運営スタッフの人件費、配布する資料の印刷費用など、さまざまなコストがかかります。

一方のウェビナーでは、社内の会議室などで撮影できるので会場のレンタル費は不要です。撮影や配信ツールの操作を担当する数人のスタッフは必要ですが、当日の受け付けや参加者対応を行う運営スタッフを用意する必要はないので、人件費も大幅に削減できます。資料は、PDFなどのデータにして配布したり、ツール上で共有したりできるため、印刷費用もかかりません。

情報が伝わりやすい
動画配信は、メールマガジンやWebサイトよりも圧倒的に理解しやすい伝達手段です。ウェビナーでは、ツール上で資料を参加者と共有したり、ホワイトボードなどに図や表を描いて見せたりと、理解を促すためにさまざまな工夫を凝らすことができます。工夫次第では、オフラインのセミナーと同レベルか、それ以上に分かりやすく詳細な情報を提供することも可能です。例えば、オンデマンド配信のウェビナーで自社製品のデジタルツールの使い方や活用方法などを紹介する場合、実際に操作している動画の画面にテロップを入れるなどして受講者に見やすい形で表示しながら説明すれば、受講者の理解度はオフラインでのセミナー以上に高まるはずです。

親近感を持ってもらえる
ウェビナーでは、直接会わなくても講師の顔を見せ、声を伝えることができます。オンサイトでのセミナー同様に参加者に親近感を与えやすく、信頼を得やすいのが強みです。

相互にコミュニケーションが図れる
さらに、リアルタイム配信のウェビナーでは、運営者はオフラインのセミナー同様に、チャットなどを利用して参加者とコミュニケーションをとることで参加者の反応を知ることができるため、今後のウェビナー運営や業務の改善に生かすことができます。

受講者の興味の度合いがわかる
オンデマンド配信の場合、ウェビナー運営者は、受講者が動画全体の何%まで視聴したかを示す再生率を取得して、受講者の興味の度合いを測る一つの指標として活用することも可能です。

参加者にとってのメリット

どこからでも気軽に受講できる
オフラインのセミナーでは、参加者が住んでいる地域によっては、会場までの距離が遠くて参加したくてもできないというケースもあります。ウェビナーであれば、受講者はどこにいても気軽に参加することができます。

質問しやすい
リアルタイム配信のウェビナーでは、チャットなどを使って匿名で講師に質問できるケースが多いので、オフラインのセミナーに比べると質問しやすいと感じる参加者もいるでしょう。

移動時間や交通費がかからない
運営側にとっては運営コストの削減になるウェビナーですが、受講する側には、移動の時間や交通費を削減できるというメリットがあります。

開催者にとってのデメリット

スキルを持ったスタッフが必要になる
ウェビナーを配信するには、動画の撮影や編集、配信ツールの操作などに関するある程度の知識やスキルを持ったスタッフが必要です。社内に適任者がいない場合は、外部からスタッフを確保しなければなりません。他に、専門の企業にサポートを依頼する方法もあります。

配信トラブルのリスクがある
リアルタイムでウェビナーを配信するには、適切なネットワーク環境と設備が不可欠です。どこかに不備があると、途中で映像や音声が途切れてしまうなど、トラブルが生じる可能性があります。最後まで途切れずに配信できたとしても、音が聞こえづらい、画面が暗くて見えづらいといった技術面の問題があると、参加者が途中で視聴を止める原因になってしまいます。

参加者にとってのデメリット

インターネット環境がないと受講できない
どこからでも参加できるウェビナーですが、インターネット環境が整っていなければ受講することはできません。また、契約している回線の通信速度が遅いなど、十分に環境が整っていない場合には、ウェビナーに参加できたとしても最後まで快適に視聴できない場合があります。さらに、デジタルデバイスの扱いに慣れていない人にはハードルが高いという側面もあります。

オンデマンド配信の場合は質問ができない
オンデマンド配信のウェビナーの場合は、リアルタイム配信のようにチャットなどでコミュニケーションを取ることができないため、疑問や気になることがあっても、その場では講師に質問することができません。

自社でウェビナーを開催するには? 手順と注意点

では、自社でウェビナーを配信する場合には、どんなことに気をつけながら、どのような手順で制作・開催すればいいのでしょうか。

先述の通りウェビナーには、時間や場所にとらわれず多くの人に参加してもらえるという大きなメリットがあります。そして、商品やサービスの説明、あるいは研修、報告内容を詳細かつ分かりやすく伝えることができます。しかし、ウェビナーを成功させるには、配信するコンテンツが目的に適しているか、分かりやすい構成になっているかなど、いくつかの条件を満たす必要があります。

ウェビナーを自社で配信する場合に考えるべきことや注意点を、制作の手順に沿ってみていきましょう。

企画

目的・ターゲット・内容の確認
ウェビナーを開催することが決まったら、まずは何のためにウェビナーを開催するのかを明確にしましょう。例えば、新規顧客を獲得するためなのか、既存顧客をフォローするためなのかで、ウェビナーのテーマは大きく変わってきます。

新規顧客の獲得が最終目的だとしても、ウェビナーをきっかけにまずは自社を知ってもらうことを目的とするのか、自社のサービスを契約してもらうことを目指すのかで、構成要素やアプローチ方法には違いが生じるはずです。まずはウェビナー開催の目的をできる限り具体的にすることが大切です。

目的が決まれば、ターゲット(対象)は絞られます。目的とターゲットを明確にした上で、それに合わせたテーマを決め、規模や開催頻度、内容を考えていきます。

配信方法・ツールの選定
内容が決まったら、リアルタイム配信にするのか、オンデマンド配信にするのかを決めます。リアルタイム配信した動画をアーカイブし、オンデマンド配信するという方法もあります。

次に、ウェビナーの目的や内容、規模、予算に応じて、画質・音質が優れた配信ツールを選ぶことも必要です。配信ツールにはさまざまな種類があり、なかにはチャット機能やアンケート機能が付いているウェビナー専用のものもあります。受講者とコミュニケーションをとりたい場合や反応を把握し次に生かしたい場合は、ぜひこうした機能のあるツールを選びましょう。慣れないウェビナー運営に不安がある場合は、専門のスタッフによるサポートが受けられるツールを選ぶのも一つの手です。

また、動画を配信するには、一定以上の通信速度がある安定したインターネット環境が必要とされます。必要な帯域幅やデータ通信量は、配信ツールによっても異なります。選定した配信ツールに合わせて、十分な通信環境を整えておきましょう。

必要な資料の確認、作成者・講師の選定
ウェビナー配信中に使う動画、スライド用の資料、アンケート項目についても確認しておきましょう。それぞれ新たに作成する場合は、自社の社員などから適任者を選定しなければなりません。また、ウェビナーでは、話し手である講師選びも重要なポイントです。ウェビナーのテーマに関する造詣が深く、話が上手な人に依頼しましょう。

ウェビナー制作

機材の用意
ウェビナーを配信するには、配信用のPCと配信ツールの他に、ビデオカメラ、マイクなどの機材が必要になります。一般的なPCに標準装備されているカメラとマイクを使うことも可能ですが、PC内蔵のカメラだけでは単調な映像になりがちですし、マイクの音質が低いと音声が聞こえにくくなってしまう場合もあります。別にカメラとマイクを用意しておくと、より質の高い臨場感のある映像を作ることができるでしょう。

リアルタイム配信中にスクリーンに資料を映して見せたい場合は、スクリーンとプロジェクターも用意しましょう。撮影・配信する場所の明るさや時間帯によっては、撮影用ライトなどの照明機材を用意した方がいい場合もあります。動画を加工・編集してオンデマンド配信する場合は、映像編集できる性能を備えたPCと編集ソフトも必要です。

コンテンツ作成
参加者に満足してもらえるウェビナーを制作するためには、リアルタイム配信でもオンデマンド配信でも、シナリオを用意した方がいいでしょう。テーマや目的に合わせて構成を決め、簡潔で分かりやすくなっているか参加者の視点で見直す必要があります。あわせて、コンテンツ中に登場するスライド資料やアンケート項目なども必要に応じて制作を進めます。

オンデマンド配信の場合は、配信する動画をあらかじめ用意しておく必要があります。動画撮影をした後、編集できるのは、オンデマンド配信の強みです。テロップを加えたり、関連する別の動画を挿入したりと工夫をして、見栄えがよく分かりやすい動画に仕上げましょう。

開催準備

参加者への告知(集客)
ウェビナー制作と並行して参加者への告知をします。自社のWebサイト、SNS、メールマガジン、Web広告など、なるべく幅広い媒体で宣伝し、ウェビナーの内容や参加方法を的確に案内して参加を呼びかけましょう。

リハーサル・配信状況の確認
どんなに完璧な構成を考えても、本番で出演者がミスをすれば、ウェビナー自体の質が下がり、目的達成が困難となる可能性もあります。リアルタイム配信の場合は配信前、オンデマンド配信の場合は撮影前に、複数回のリハーサルをしておくことが大切です。

また、カメラ、マイク、照明などの機材や十分なインターネット環境を用意した上で、配信状況を確認することも不可欠です。正確に確認するためには、配信前にテスト配信を行って、映像が最後まで途切れないか、途中で乱れが生じることがないか、画面が暗くないか、音声が聞き取りやすいかをチェックする必要があります。

開催中

ウェビナー配信
準備が十分に整ったら、いよいよ配信です。オンデマンド配信の場合は、制作した動画を配信するだけですが、リアルタイム配信の場合は、講師や司会進行役のほかに、配信ツールの操作を担当するスタッフや撮影担当のスタッフが必要です。事前に十分な打ち合わせをし、出演者とスタッフがシナリオの流れを把握した上で本番の配信に臨みましょう。出演者の服装や身だしなみをチェックし、背景の見栄えや不要な物が映りこんでいないかも忘れずに確認します。

参加者とのコミュニケーション対応
チャット機能付きのツールでリアルタイム配信する場合は、配信中、参加者から送られてくる質問や意見を受け付け、相互にコミュニケーションを図ることができます。参加者の反応を知る重要な機会なので、どのタイミングで質問や意見を受け付け、誰がどのように対応するのか、事前に役割を決めておくことが大切です。

開催後

結果の検証
ウェビナーを配信すると、参加人数や閲覧履歴といったさまざまなデータを取得できます。アンケート機能付きのツールを使えば、参加者の反応を詳しく調査することもできます。それらのデータを確認、検証することで、次回のウェビナーをより質の高いものにすることができます。

データを活用する
検証したデータは、次回のウェビナーの参考になるだけではありません。顧客開拓や商品の販売促進、キャンペーン施策など他のマーケティング活動に利用したり、営業部門に展開して営業活動に役立ててもらうなど、社内で最大限に活用する体制を整えておきましょう。

ウェビナー実施に必要なツール

初心者には難しそうに感じられるウェビナーですが、適した配信ツールを使うことで、手軽にウェビナーを実施することができます。ウェビナーはインターネットを介して開催するセミナーなので、参加者がウェビナーにアクセスしやすく、操作が容易であることが重要です。また、画質や音質の良さも必ずチェックしましょう。

加えて、リアルタイム配信中に質疑応答に活用できるチャット、参加者の反応を把握するのに便利なアンケートといった機能が充実しているかどうかも検討材料になります。自社でウェビナーを実施する際には、これらのポイントや利用料金をチェックし、ツールを選ぶ必要があります。それでは、具体的にいくつかのツールを見てみましょう。

Zoomビデオウェビナー
Zoomミーティングは、最近日本でも急速に普及しているWeb会議サービスですが、オプションとしてウェビナー利用に適した「Zoomビデオウェビナー」というサービスがあります。最大100~10,000人まで参加でき、「手を挙げる」アクション、チャットでの質疑応答、参加者の分析・レポートの取得といった機能を備えていて、PCやタブレット、スマートフォンで利用できます。録画した動画のオンデマンド配信にも対応。シンプルで簡単に使えるのが魅力ですが、すでにZoomミーティングを導入している企業には、導入しやすいサービスと言えるでしょう。

ネクプロ
初めてウェビナーを実施する会社・団体にも使いやすいと評判の配信サービス。画面がシンプルで操作が簡単な上に、スマートフォン、タブレットなど、どんなデバイスからでも使えます。チャットやアンケート、参加者がスライドにメモを書き込める機能、録画をオンデマンド配信できる機能も備えています。手頃なライトプラン(最大同時参加人数50人で月額5,000円~)をはじめ、幅広い価格帯のプランが用意されていて導入しやすいのも特長で、多数の大手企業に利用されています。また、企画から集客、当日の運営などをサポートするサービスも行っています。

V-CUBEセミナー
最大で世界中の10,000拠点(10,000台のPC)にウェビナーをリアルタイム配信できるサービスです(大規模配信には複数のルームを使用)。英語や中国語など他言語に対応していて、高画質でセキュリティが高いのも特長です。チャットやアンケート機能、過去に配信したウェビナーのオンデマンド配信機能といった便利な機能も備えています。特に海外に拠点を持つ企業、海外向けにウェビナーを配信したい企業に適しています。

GigaCast
通信速度が低速でも、できる限り高画質になるよう独自に設計されたセミナー配信システム。映像や資料の文字が鮮明に見えるのが特長です。質疑応答、アンケート、出欠確認、スライド専用画面、録画のオンデマンド配信など、ウェビナーに必要な機能も網羅。PCやタブレット端末、スマートフォンからの閲覧も可能です。使った分だけ支払えるプリペイド制(費用は最大同時参加人数500人で40,000円~/1セミナー3,200円~で開催可能)、月額固定の時間帯指定プラン(最大同時参加人数500人、使い放題で月額48,000円~/+初期費用98,000円)など、目的や利用頻度に応じた5つの料金プランがそろっています。

Cocripo(コクリポ)
低料金ながら機能やサポートが充実しているのが特長です。最大同時参加人数100人のビジネスプランは、初期費用30,000円、月額30,000円(最大10時間)。最大同時参加人数300人のエンタープライズプランは、初期費用30,000円、月額70,000円(最大20時間)。最大同時参加人数3人で月に最大 30時間まで使えるフリー(無料)プランも用意されているので、まずは少人数のウェビナーから気軽に試すことができます。多種のデバイスから利用でき、チャット、参加者の音声発言、アンケートいったウェビナー専用ツールならではの機能も備えています。リアルタイム配信中にボタンを押すだけで録画可能で、オンデマンド配信などへの二次利用もスムーズです。

LiveOn
ウェビナー配信にも使えるWeb会議システムです。資料共有、チャット、アンケートの他、テキストや図形の書き込みができるホワイトボード機能、Web会議の様子を丸ごと録画できる録音録画機能も備えています。通常会議室の最大同時参加拠点数は20拠点までですが、例えば全国の100以上の拠点にウェビナーを配信する場合、多人数モードを選べば無制限になります(ただしその場合、同時接続参加数分のライセンスが必要)。料金プランは、1ライセンスにつき初期費用78,000円、月額費用3,000円で使い放題のクラウド型プランの他に、自社ネックワーク内にサーバを構築できるオンプレミス型プランもあります。オンプレミス型は、サーバ導入費の100万円に加えて、1ライセンスごとに78,000円のライセンス料がかかりますが、自社に合わせたカスタマイズができるというメリットがあります(必要に応じてカスタマイズ費用も必要)。

なお、ここでは、チャットやアンケート機能を備え、100~1,000人以上の大規模なウェビナーにも対応しているウェビナー専用のツールを紹介しましたが、小規模のウェビナーをリアルタイム配信するのであれば、ZoomミーティングやGoogle Meet、SkypeなどのWeb会議ツールを活用することも可能です。また、オンデマンド配信の場合は、Vimeo Business、Bizビデオシェア、MOOGA(ムーガ)といった企業向けの動画配信・共有サービスも利用可能なので、さらにツール選びの選択肢が広がります。

リモートワーク時代を乗り切るためにも、ウェビナー開催のノウハウ・スキルを身につけよう

場所にとらわれずに開催でき、多くの人に参加してもらえるなどメリットが豊富なウェビナーは、今、多くの企業から注目されています。リモートワークなど新しい働き方が推奨される「ニューノーマル」という考え方が広まりつつある中、集客や売り上げアップにつながるウェビナーを開催するノウハウやスキルが、企業が生き抜いていく上での強みになることは間違いありません。

ウェビナーを成功させるためには、そのメリットとデメリットを理解してプランを練った上で、ウェビナーの規模や配信したい内容に適したツールを選び、準備やリハーサルを重ねる必要があります。もちろん、目的やターゲットを絞り込み、構成を練って、受講する価値のある質の高いコンテンツを制作することも求められます。

とはいえ、初めてのチャレンジで誰もが段取りよく完璧なウェビナーを開催できるわけではありません。動画でメッセージや情報を伝達するコツをつかむには、経験して慣れることが大切です。社外向けのウェビナーを企画する前に、社員対象のセミナーや研修など、社内向けの動画配信から始めてコツをつかむのも一つの手です。動画でのコミュニーションに慣れていない企業は、まずはZoomミーティングのようなWeb会議ツールを使いこなすことから始めるのもいいでしょう。

ウェビナー配信には何通りもの方法があり、通信環境やツール選びなどの技術面だけでも考慮すべきポイントが多数あります。リモートワークや動画配信に関する豊富な知識を持ち、自社でもウェビナーを開催しているソフトバンクのような専門の企業に相談することも、選択肢の一つとして検討してみましょう。

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