エンタープライズRPAとは。RPAとの違いと導入の重要性

エンタープライズRPAとは。RPAとの違いと導入の重要性

(2020年12月18日掲載)

目次

多くの企業がRPAを活用して業務効率化や多様な働き方への対応などに取り組み効果を実感しています。たとえば、請求書を処理したり、大量のデータをカテゴリ別に分類して決まった場所に保存したり、定義されたルールに従って行う単純な業務を自動化することで人が対応するよりも入力ミスなどが防止できるほか、時間外も稼働できるため効率的に時間が使えるなど多くの効果を生み出しました。そこで企業ではRPAで実感した効果を、より広範囲で高度な業務を対象として活用する手段を検討し始めています。それが、エンタープライズRPAを活用したさらなる業務効率化です。人材確保の難しさ、働き方改革への確実な取り組み、ニューノーマルな時代における経営戦略など、さまざまな課題に直面し、解決策を模索している企業において、エンタープライズRPAを活用することで、どのようなことが可能になるのでしょうか。今回はエンタープライズRPAと一般的なRPAとの違いを確認し、エンタープライズRPAを導入することの重要性を紹介します。

RPAとは何か

まずはRPAとはどういったものかをあらためて確認しましょう。

RPAとは主にPCでの事務的な業務を効率化するための技術です。Robotic Process Automation(ロボティック プロセス オートメーション)の略称で、ソフトウェアロボットを活用して作業工程を自動的に処理するための技術を指します。

RPAを導入すればソフトウェアロボットが勝手に作業を自動化してくれるわけではありません。どのような作業をどのように処理するのか、その手順をソフトウェアロボットに記録する必要があります。ソフトウェアロボットに作業の手順、作業に必要なファイルの所在などを記録したあとは、作業手順や使うべきファイルなどが変わらない限り、ロボットは高速かつ正確に作業を実行し続けてくれます。

業務の効率化を実現するための技術としてRPAを多くの企業が活用しているのですが、じつはRPAは「サーバ型」と「デスクトップ型」の2種類があります。

  • サーバ型RPAというのは、ロボットがサーバ内で働くもので、業務を横断的に管理して作業を自動化することができます。例えば、いくつものPCで、それぞれに行っていた作業を一括管理のもと自動化することができます。またサーバ上に複数のロボットを作ることができるので1台のPCに対して複数のロボットによって自動化する体制をとることも可能です。
  • デスクトップ型RPAというのは、それぞれのPC内でロボットが稼働するため、それぞれのPCで行う常務のみを自動化します。こちらをRDA(Robotic Desktop Automation)と呼ぶこともあります。サーバ型RPAに比べ導入コストが低いことは大きなメリットでもありますから、自動化したい作業が限られている場合は、デスクトップ型RPAを使用している企業もすくなくありません。

本稿ではRDAも含めた技術をRPAとして考察していきます。

RPA活用が進んだ背景

多くの企業で業務の効率化を図るために活用が進んだRPAですが、その動きを促した背景を見ていきましょう。

日本でRPAが注目されるようになった大きな要因は慢性的な人材不足を企業が意識しはじめたことです。その理由は少子高齢化。国勢調査から総務省統計局が見通したデータによると、2017年には65歳以上の人口が総人口の27.7%であったのに対し、2040年には35.3%となり、国民の3人に1人が65歳以上になると推測されていたからです。また、政府が推進している働き方改革もRPA活用を進めた要因のひとつです。働き方改革によって、長時間労働を減らし、誰もが働きやすい環境を作ることで国全体の生産性を高めることが目標とされました。また、そうした環境を整えることで、労働人口を確保する狙いもありました。つまり、今まで必要とされてきた業務時間を効率的に短縮したり、人材の有効な活用方法を構築したりすることが求められたため、企業はRPAの活用を積極的に考えるようになったと言えます。

こうしたRPA活用を可能にしたのはIT技術の進歩です。

RPAで実現できること

RPAの導入によって、人が手作業で処理していた作業を自動化することができます。ただし、今まで人が処理していた全ての作業を自動化できるわけではありません。前項でも示したように、RPAで自動化するためにはソフトウェアロボットに、やるべき作業手順や使うべきファイルの所在などを記録しなくてはなりません。言い換えれば、そうした指示がしやすい単純で定型的な作業がRPAを活用するのに適した作業ということになります。

例えば、データを転記する作業、経費を精算する作業、顧客からの注文を処理する作業、請求に関する処理作業などは自動化することで効果が期待できます。これらの作業には次の3つの特徴が見られるからです。

ルール化しやすい作業(手順が単純):作業の一つ一つに判断を伴う決定が必要なく、決められたルールに基づく作業。例えば、データの転記・入力作業など。

繰り返し行う作業:定期的に同じ作業を繰り返し行う作業。例えば、口コミ情報の収集、定期的な集計作業など。

PC上の作業:PC作業のみで完結できる作業。例えば、顧客からのWebやメールによる注文の処理や営業活動情報の集計、社員への一斉メール配信や情報共有など。

RPA導入のメリット

今まで人がしていた作業をRPAによって自動化することで、次のようなメリットが得られます。

人材の有効活用:単純でルール化しやすい作業を自動化することで、今までそれに携わっていた人が他の生産的・創造的な業務に集中する時間を確保しやすくなります。

経費・時間コストの削減:単純作業に人が対応している場合、時間がかかったり、そのための経費が発生したりとさまざまなコストが必要ですが、自動化することでそうしたコスト削減を図ることができます。

作業精度の向上:人が対応する作業には人的ミスが発生します。自動化することで正確な作業遂行の可能性が高まります。

作業の見直し:作業を自動化するにあたり、今までの作業内容や進め方を見直すことになります。それは、作業の必要性を見直すことにもつながります。

知っておきたいデメリット

作業の見直し、効率化、コスト削減など、さまざまなメリットのあるRPAですが、十分な導入効果が実感できず、かえって効率が悪くなるケースもあります。その理由はRPAを導入するにあたってのデメリットを理解せず、その対処を適切に行えなかったからだと考えられます。知っておきたいデメリットについても確認しておきましょう。

情報漏えいの危険性:RPAで自動化される処理というのは、多くの場合、ロボットの管理システムから複数のロボット実行端末へ指示を送ることで実行されています。こうした処理の際に、管理システムからは実行端末にIDとパスワードが送信されて、ログインができるシステムになっています。つまり、実行端末には予めIDとパスワードが組み込まれているわけです。かりに、実行端末のIDとパスワードを第三者に知られることがあれば、情報漏えいの可能性もでてきます。

作業のブラックボックス化:RPAを管理する人が異動したり退職したりする際、適切に業務が引き継がれていないと、RPAによって自動化した作業や処理が不透明になる可能性があります。そうなると、作業プロセスの見直しやシステムの更新作業が行えず、作業そのものが停止してしまう危険性もあります。

自動化するためのシステムの不具合や障害による作業停止:自動化するためのシステムに異常、つまりサーバ型RPAでRPAを一括管理しているサーバに不具合が発生する場合です。例えば、サーバの物理的なトラブルや故障、RPAソフトウェアのトラブルなどが考えられます。また、災害・サイバー攻撃によるシステムダウンが起こったりした場合も考えられます。このような不具合や障害によって、作業が停止してしまう可能性があります。また、こうした状況を修復するためには専門的な技術が必要となるケースがあり、その場合には一旦システム停止になると復旧に時間がかかることになります。

システム変更に伴う誤作動:RPAは決まったルールで自動化を行うようにプログラムされているので、システムを変更したり、作業プロセスを変更したりした場合は処理方法を修正しておく必要があります。こうした処理が適切に行えていないと、誤作動を起こす、あるいは作業停止に至る可能性があります。

エンタープライズRPAとは何か

RPAを活用することで今まで人が対応してきた単純作業や、繰り返し行う作業を自動化できることが理解できたと思います。RPAは作業コストを削減し、人的資産を有効活用できる可能性を高めてきました。ところがルール化されやすい作業や単純作業といった、人の意思決定を伴わない作業だけを自動化しても、企業活動全体あるいは従業員の働き方への影響は大きくありません。企業が行っている業務はRPAによって自動化できる作業だけで完結するものではなく、ほかにもいくつもの作業工程を経て完結するものだからです。

そこで、RPAの効果を実感した企業が次に活用を進めたいと注目しているのが、エンタープライズRPAです。

エンタープライズRPAとRPAの違い

エンタープライズRPAと一般的なRPAは、「対応できる作業内容」に違いがあります。

エンタープライズRPAを理解するに当たり、あらためて一般的なRPAでの効率化が困難な作業について確認しましょう。 RPAは単純作業や繰り返し作業を自動化しますが、あくまでも最初に人がRPAにやるべき作業内容を記録し、覚えさせる必要があります。それを実行しているのが、RPAのソフトウェアロボットということです。

当然のことですが、記録した作業にイレギュラーな処理が必要になったり、定義されたものと違うフローが求められたりした場合には、RPAのソフトウェアロボットは実行することができません。人間のように「どうしたらうまく処理できるか」「ここはこのように処理するのが適切だろう」などと判断して、処理を継続することは不可能です。

それを可能にするには、RPA単体ではなく、AIやプロセスマイニングなど、ほかのソリューション との組み合わせです。エンタープライズRPAというのはRPAとAIやプロセスマイニングといった他のソリューションを組み合わせて使うことができ、判断を伴う知的作業も自動化できるシステムなのです。

エンタープライズRPAで実現できること

多くの企業が導入しているRPAは、自動化による工数削減や、人員削減を実現できる作業は部署単位で行うもの、あるいはPC内で処理できる事務作業に限られています。

しかし、全社的な業務について考えると、複数の部門をまたいで行う作業であったり、業務の進行具合や処理する内容に応じて判断を必要としたりする作業がほとんどです。特に重要になのは、多くの業務においては人の判断が必要である、ということです。

エンタープライズRPAの特徴は、RPA単体ではなく、ほかのソリューションとRPAを組み合わせて使うことで、知的作業も自動化できることにあります。それによって初めて、RPAで対応してきた作業より広範囲な作業、特に知的判断を伴う作業が対象となります。

では、具体的にエンタープライズRPAを導入するとどのようなことができるのかを、確認しましょう。

活用できる部署・部門が増える:一般的なRPAは経理部門、人事部門といった間接部門内だけで活用されることが多いです。しかしエンタープライズRPAを活用すると、それ以外の部門、例えば営業部門、製造部門、物流部門での活用も可能にするでしょう。

自動化できる業務が拡大する:RPAが対象としてきた作業内容はもちろんのこと、イレギュラーな対応や判断を伴う作業に関しても活用が可能になります。

働き方改革に貢献できる:RPAが対応してきた作業は、一部の従業員の作業工程や時間の短縮をもたらしました。しかし、知的判断が必要な作業での対応は難しく、全社的な働き方改革への貢献はできていませんでした。その点を解決できる可能性が高まります。

つまり大きく3つの視点、「利用範囲の拡大」「対象作業の拡大」「働き方改革」において可能となる範囲が増えると言えます。

例えば属人的な作業でも、AIを活用することで自動化することができます。さらに、限られた人材を効率的に生かせることで、よりクリエイティブな仕事へと振り当てることができるようになり、やがて生産性の向上をもたらす可能性が高まります。

加えて、AIを活用して顔認証デバイスやサーモグラフィカメラを組み合わせることで、個人認証や温度検知といった管理が可能になります。感染リスク対策や従業員の健康管理にも役立てることもできます。

エンタープライズRPAを活用し、事務作業の自動化はもちろんのこと、さまざまな業務における待機時間(無駄な時間)を削減し、よりクリエ イティブなコア業務に人が対応できるようになることで、顧客満足度を高めたり、生産性を向上させたり、従業員の働く環境をより良いものへと改善することが可能になります。

Automation Anywhere Enterpriseとは

Automation Anywhere Enterpriseとはオートメーション・エニウェア社が提供する、AIを搭載したサーバ型のRPAプラットフォームです。3,100社において導入されており、すでに150万ロボットが稼働しています。(2019年10月2日時点)
主な特長を見ていきましょう。

広範囲な作業の自動化を実現:RPAが単純作業を自動化することに特化してきたのに対して、AI(人工知能)やBI(Business Intelligence:大量のデータを分析した結果を経営判断に活用するための技術)を活用できるAutomation Anywhere Enterpriseは、画像やメールなどの構造化されていないデータをAIが構造化するため、RPAで扱うことが可能になります。そのため、非定型業務を自動化することが可能となり、より高度で広範囲な作業を対象とすることができます。その他、多岐にわたるソフトと連携することができるので、自動化対象となる業務の幅はさらに広がります。

複雑なシナリオに適した開発が可能となる基本設計(UI):システムを設計する環境に近い開発UIであるため、技術者による複雑な業務の自動化にも適しています。

ロボットの細かな管理を実現:ユーザごと、あるいは部門ごとにロボットをどのように操作できるようにするのか、それぞれの使い勝手を考慮しながら設定することが可能です。また、全てのロボットの稼働状況を常に確認することができるので、ロボットの誤作動や管理されていないロボット(野良ロボット)の発生を防ぐことが可能です。

セキュリティリスクを極小化:アクセス制限、構成管理、識別と認証といったそれぞれの課題において、堅ろうなセキュリティ設計でリスクを限りなく抑えています。

ネットワーク経由でロボットの実行指示ができる:Webブラウザベースの管理画面を使用するため、ネットワークにつながっていればPCやスマートフォンからロボットへ実行指示を出すことが可能です。

導入事例

具体的にどのように導入できるのかを事例で確認しましょう。

事例1
領収書未提出者に督促メールを送付:毎日、人が対応していたため、担当者の負担が大きくなっていました。しかし複数のシステムを利用する処理であるため、一般的なRPAでの自動化は困難でした。 Automation Anywhere Enterpriseでは複数システムを利用する作業も自動化できるため、勘定システム、人事システムからデータをダウンロードし、データを加工。その後、データの突き合わせ作業をして、領収書未提出者を特定、送付先を取得、該当先へメール送付という、今まで人が対応してきた一連の作業を全て自動化できるようになり、年間833時間の削減効果が得られました。

事例2
支払い処理を自動化:支払い処理も日次で発生する業務であるため、担当者の負担が非常に大きな作業でした。さらに、処理ミスや不備が発生することもあり、精度向上も課題となっていました。Automation Anywhere Enterpriseを活用し、支払いデータの取得からチェック、明細書出力、認証依頼送付までを全て自動化したことで、年間600時間の削減効果が得られました。

エンタープライズRPA活用には高度な専門知識が必要

RPAで可能となった作業の自動化の範囲を、さらに広げることを可能にするエンタープライズRPAですが、こうしたシステムを内製するためにはIT技術に関する専門的な知識が必要になります。特にメンテナンスやトラブル対処については、高度なIT知識を要します。

例えば、自動化するためのコーディング作業や判断を担うAIなどと連携させるための判断処理を、複雑なプログラミングによって制作しなくてはなりません。そのため、専門の担当者を配置するといった、エンタープライズRPAを運用するための人材確保が要件となります。

ソフトバンクから導入するメリット

エンタープライズRPAを活用して自社に最適なシステムを内製するには、ITに関する高度な専門知識が必要です。またそのための専任スタッフの確保といった人材確保面での負担も出てきます。そういった課題の解決だけでなく、エンタープライズRPA導入の際に必要な課題の把握、企画、構築の各段階においてさまざまな支援サービスをソフトバンクでは提供しています。ソフトバンクではRPAとAIを活用して、4,000人分の社内業務をロボット活用によって自動化するプロジェクトを進めており、自社活用による経験とノウハウがあります。そのノウハウがあるからこそ、さまざまな支援サービスを提供することが可能となっています。

ここでは、ソフトバンクから導入するとどのようなサービスを受けられるのか、また、どのような懸念を解消できるのかを確認しましょう。

導入支援

自社においてエンタープライズRPAを導入したいと考えていても、自動化することで効果が期待できる業務がどれくらいあるのかが分からない、という悩みを抱えている企業が少なくありません。そこでまずはソフトバンクが提供している業務選定支援サービスを活用して、Automation Anywhere Enterpriseを導入することでどれくらいの工数が削減でき、その費用対効果はどれくらいになるのかといった、現状と導入後の違いを可視化します。

提供サービスの流れは、「アイデア出しセミナー」を行い、導入することの意義やシステムへの理解を深めます。さらに対象業務を選定し、フロー図を作成して可視化します。その後、手順書を作成して具体的なイメージをつかんでもらいます。

設定・開発支援

Automation Anywhere Enterpriseの導入を進めたいけれど、環境構築ができる人材の確保ができないケースもあります。そうした場合に活用できるサービスが設定・開発支援です。

ソフトバンクのエンジニアがAutomation Anywhere Enterpriseの環境構築を行います。また、導入する際の希望構成をあらかじめヒアリングして初期設定をし、管理・運用機能についてもエンジニアから十分な説明を受けることができます。

さらに複雑なロボットを開発する際も、ソフトバンクのAutomation Anywhere Enterprise開発エンジニアが希望に合わせてマンツーマンで指導し、ロボット開発をサポートするほか、作成したロボットの仕様書作成も行います。

教育支援

上記のように初期設定やロボット作成の支援を受けつつ、自社内でのスキルを高めるために活用できるのが開発スキルトレーニングです。 ソフトの操作方法が分からない、ロボットの作成方法が分からない、あるいは開発を基礎から学びたいといった要望に対応しています。

開発スキルトレーニングは、ロボット開発者向けに用意された集合型のオンサイトによる研修です。Automation Anywhere Enterpriseのロボット開発の基礎から応用的な内容まで1コース2日間で取得することが可能なプログラムです。また、受講後は復習用コンテンツを活用することができます。

そのほか、教育支援にはプレミアムサポートも用意しています。電話やリモートデスクトップから1on1でサポートを受けることができます。

プレミアムサポートなら、予定に合わせた完全予約制(受講は1回45分間)のため、Automation Anywhere Enterpriseを利用する際のインストール方法、ロボット開発や運用に関する疑問などを専任の講師にオンライン上で直接質問することができます。そのため、より詳しく的確な回答を得ることができると言えます。

さらに、Automation Anywhere Enterpriseの少人数制ハンズオンセミナーも実施しています。このセミナーはAutomation Anywhere Enterpriseの概要説明、Bot作成準備、Bot作成体験をし、質疑応答で体験と知識をより深めるといった内容。定員10名の少人数制です。

運用支援

上記で紹介した以外にも、開発担当者にとって必要な情報を提供するためのコンテンツを複数用意しています。例えば、よくある技術的な問い合わせを紹介しています。 またAutomation Anywhere専用のヘルプデスクにWebから問い合わせることも可能です。

専門企業のノウハウ活用が効果的

働き方改革への取り組み、人材確保や技術継承などさまざまな課題を解決するために、また、ニューノーマルな時代においても業績を伸ばしていくために、企業は業務を見直し、人材を有効に活用していく体制を構築する必要があります。そして、社会や顧客ニーズの変化を迅速に捉え、対応していかなくてはなりません。また、SDGs達成に向けた「行動の10年」として企業への取り組みが強く求められているときでもあります。持続可能でよりよい社会の実現に貢献する必要があるのです。そのためにも、まずは現在の業務のなかで、効率化を図ることは重要です。その点から見ても、RPA、さらにはエンタープライズRPAの活用は大きな意義を持ちます。

一方で自社において業務の見直し、環境の構築、導入時の初期設定、ロボットの内製化など、実際に費用対効果が実感できるのかどうか、課題は多い、というのが現状でしょう。

今回確認してきたように、ノウハウと支援サービスを豊富に持つソフトバンクへの相談から始めることが最適解かもしれません。

まずは全体の業務を把握し、自動化することで効果が期待できる業務は何なのかを洗い出すところからソフトバンクのような専門企業から意見を聞くことが成功への近道と言えるからです。

さらには、導入したあとの運用についても考えておくことが重要です。RPAを導入したからといって、勝手にロボットが次々と業務を自動化してくれるわけではないことも理解できたのではないでしょうか。つまりは、人が適切に運用することで業務が効率化されるわけです。

そうした開発から運用に至るまでのスキルを固定した担当者に委ねては、またスキルの属人化が進み、世代交代といった際にシステムが使えなくなる可能性があることもここまでに確認してきました。そうしたリスクを低減させるためには、教育をして、対応できるスタッフを多く確保することも検討しなくてはなりません。言い換えれば、教育支援や運用サポートの有無も導入企業選定の要因と言えるでしょう。

今後、ますます変化していく社会情勢に迅速に、的確に対応するためには業務を可視化し、効率化を図っておくことは必須です。そのためのエンタープライズRPAの導入を企業活動全体から検討していきましょう。

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■ソフトバンクのRPAソリューション

Automation Anywhere Enterprise
複雑な開発も可能なインターフェースや高度な管理機能、堅牢なセキュリティーなどを兼ね備えており、企業のIT部門が主導する全社的なRPA導入に適しています。

SynchRoid
ノンプログラミングでロボット開発可能な開発インターフェースとスモールスタート可能な環境で、現場部門が主導するスピーディーな導入に適したRPAです。

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