ニューノーマルに適したコミュニケーションとは?

ニューノーマルに適したコミュニケーションとは? (2021年6月29日掲載)

新型コロナウイルス感染症の拡大により、ライフスタイルやビジネス環境は大きな転換期を迎えました。この記事では、ビジネス環境を取り巻く変化と課題から、時代に即したコミュニケーション基盤の構築に向けて、企業が今から取り組むべきことを紹介します。

目次

ニューノーマル時代にビジネス環境はどう変わるか

これまでの時代の転換期に何が起こったか

社会に大きな変化が起こり、新たな常識が定着することを「ニューノーマル」と呼びます。
例えば、2009年のリーマンショック後には深刻な経済危機に陥ったことで、利益の追求から持続可能な社会への転換が起こりました。日本国内では、2011年の東日本大震災後には安全・安心への関心が高まり、事業継続計画(BCP)への意識が強まっています。
今ではごく当たり前の常識となっていますが、どれも企業の盛衰に強く影響した事象です。

新時代のビジネススタンダードは「非対面・非接触」

2020年からの新型コロナウイルス感染症拡大により、「非対面・非接触」という新たな常識が生まれ、それに伴ってビジネススタンダードも大きく変化しました。

働く場所が自由に

感染拡大防止の観点から急速に普及したテレワークですが、本来は多様な働き方の実現手段として注目されていました。通勤時間の削減や家族・友人と過ごす時間の増加、多様な人材の確保など、働く場所の自由化には大きなメリットがあるため、アフターコロナにおいても場所にとらわれない働き方は推進されると考えられます。

インサイドセールスの普及

足で稼ぐフィールドセールスから、電話やメール、オンライン商談ツールなどのデジタル技術を駆使して稼ぐインサイドセールスが一般的になります。非接触で営業活動を行えることはもとより、顧客訪問にかかる交通費や移動時間が削減できることで、より多くの企業との商談時間を生み出すという効果も期待できます。

デジタル技術の活用が加速

Web会議ツールでの打ち合わせ、電子サインで契約締結、AI面接サービスによる採用面談、RPAによる単純業務の自動化というように、さまざまな業務をサポートするサービスが続々と誕生しています。あらゆるビジネスシーンでデジタル技術の活用を求められるため、これらのサービスを使いこなすための教育や環境整備が必要となります。

非対面のコミュニケーションがより重要に

テレワーク環境の構築が不十分

ニューノーマル時代のビジネス環境に共通しているのは、当事者どうしが離れた場所にいることを前提としている点です。まずは前述のテレワーク環境をしっかりと構築することが、ニューノーマルへの対応の最優先事項となります。
特に気を付けるべきは、環境整備が不十分なまま導入を進めたことで問題が多発している点です。国土交通省が2020年3月に発表した「テレワーク人口実態調査」によると、感染症対策でテレワークを「はじめて実施」した人の8割以上で問題があったと回答しています。これは「コロナ禍前から実施」していた人の4割を大きく上回っており、急なテレワーク導入に環境整備が追いついていない現状が分かります。いったい何が問題になっているのか見てみましょう。

テレワークの課題は「コミュニケーション」が上位

内閣府が2020年6月に発表した「新型コロナウイルス感染症の影響下における 生活意識・行動の変化に関する調査」では、テレワークで不便な点と回答された内容の上位3つがコミュニケーションに関係する課題でした。

内閣府「新型コロナウイルス感染症の影響下における 生活意識・行動の変化に関する調査」
あなたの職場において、テレワークで不便な点と考えられるものに関し、重要なものから順に回答してください。(最大3つ)

気軽な相談・会話が困難

隣の席の上司への簡単な報告、廊下で偶然すれ違った同僚との情報交換、といった瞬間的なコミュニケーションが難しくなりました。少し聞きたいことがあっても、テレワーク中は相手の状況が分からないため、電話をかけづらいという心理的なハードルもあります。
またメールは文面が堅くなりがちで、フランクな会話には適していません。

機器・環境の違いで取引先とのやり取りが困難

お客さま側のセキュリティの観点で、Web会議システムの利用を制限されている場合があります。また接続したとしても、回線速度が遅いため会話が途切れるというのはよくあるケースです。
お客さまが日頃から利用するシステムと異なる場合は、アクセス環境の確認や利用方法の説明が必要になります。

画面を通じた情報のみによるコミュニケーション不足とストレス

メールには宛先・件名の確認や冒頭の挨拶文などの手順が必要なため、情報共有の頻度が少なくなりがちです。また相手の反応がすぐに分からないこともストレスの一因です。
Web会議では相手の顔を身ながら話すことができますが、発言者が特定の人に集中しがちで、活発な意見交換が難しいという性質があります。

ビジネスチャットで円滑なコミュニケーションを

上記の非対面コミュニケーションにおける課題を解決するために、企業は次のポイントに注目してニューノーマル時代の業務環境の整備に取り組みましょう。

 ①気軽でスピーディなやり取り
 ②離れていても相手の状況が分かる
 ③活発にコミュニケーションできる
 ④簡単で誰でも使えるツールを使う

これら4つのポイントを抑えるコミュニケーションのツールとして、ビジネスチャットがおススメです。メールよりも会話に近い感覚でタイムリーにやり取りできることから、対面のメリットを補いつつ対面不要な手段として効果的なコミュニケーションツールです。
ビジネスチャットのひとつ「LINE WORKS」は、LINEでおなじみのチャットやスタンプを使えるのため、気軽で活発なコミュニケーションが期待できます。また「既読」機能で相手がメッセージを開封したか簡単に確認できます。使い慣れた操作方法で、誰もが使いやすい点も大きなメリットです。
ニューノーマル時代に適応するために、円滑なコミュニケーションを実現するツールを検討しましょう。

(文:野邊)

関連リンク

  

LINE WORKS

LINE WORKSは、企業向けに設計されたビジネス版LINEです。

SoftBank Telework Support

テレワーク導入を検討している企業に対して無償で利用してもらえる、あるいは、無料トライアル制度のあるソリューションをまとめたWebサイトです。