便利なチャットの落とし穴 ビジネスにはビジネス専用のチャットを

便利なチャットの落とし穴 ビジネスにはビジネス専用のチャットを (2021年8月19日)

テレワークでも円滑にコミュニケーションできる手段として、チャットツールの活用が進んでいます。メールよりも会話に近い感覚で瞬間的にやり取りできることから、非対面でのコミュニケーション不足を補う手段として注目されています。 しかし、会社が認めていない個人向けチャットを仕事で利用することで、業務を停止させる致命的なトラブルを引き起こす可能性があり、「シャドウIT」のリスクとして問題視されています。

目次

個人向けチャットを仕事で使うことのデメリット

メールや電話するほどではない軽い業務連絡であれば、日常的に使い慣れているLINEやFacebookメッセンジャーなどの個人向けチャットで連絡を済ませたくなるものです。しかし、個人向けチャットをビジネスで利用することは、セキュリティトラブルや業務効率の低下につながる恐れがあります。

管理できないことによる個人向けチャットの危険性

●不正アクセスによる情報漏えいと”なりすまし”
個人向けチャットはユーザ自身でセキュリティ対策を行うため個人差があり、対策が不十分な場合は不正アクセスされるリスクがあります。近年は標的型攻撃などの手口が巧妙化・高度化しており、IDやパスワードを窃取される被害が増加しています。
もし個人向けチャットで業務連絡を行っていた場合はそれらの情報が漏えいするだけでなく、「なりすまし」によって取引先に迷惑をかけてしまう危険性もあります。
●宛先の誤送信
プライベートとビジネスでの用途が曖昧なことで、同僚との業務連絡を知人や友人に誤送信してしまうという、うっかりミスも起こりがちです。
●ログが管理できない
会社側にはトーク内容のログが残らないため、トラブル発生時の状況確認や証拠の把握が困難になることも大きな課題です。

ツールを使い分けるのは非効率的

「慣れ親しんだデバイスでやり取りしたい」などの理由で個人向けチャットを利用している一方で、取引先や上司への連絡などは会社貸与のPCや携帯電話を利用しているとすると、いくつものコミュニケーションツールを確認しなければなりません。
相手やシチュエーションによって異なるツールを使い分けることは、情報共有スピードの低下や確認漏れなどの問題を引き起こします。

業務上のコミュニケーションはビジネスチャットに統一しよう

このようにプライベートとビジネスの線引きができていないことは、さまざまなトラブルの元になることから、ビジネスにはビジネス専用のチャットを使うことをおススメします。
ビジネスチャットは有料ですが、セキュリティやユーザ管理における課題を解決できるとともに、業務に役立つ機能が充実したサービスです。「LINE WORKS」のように、慣れ親しんだUIで使えるサービスであれば導入後の利用促進も簡単です。

企業も安心な管理機能とセキュリティ

ビジネスチャットは、管理者が許可していないアカウントからのアクセス拒否や、Webサイトの利用を制限することができます。またトークログやデータがクラウドに保存されるため、管理者が過去のやり取りを確認することも可能です。「LINE WORKS」は日本国内のデータセンターからサービスを提供しており、データの安全な保管とプライバシー情報保護の安全性が保証されています。

ビジネスに必要な機能が充実

自社の業務でよく使う機能が利用できるビジネスチャットなら、用途ごとにツールを切り替える手間が減り利便性が向上します。「LINE WORKS」は、チャットや音声通話やビデオ通話などのコミュニケーション機能だけでなく、情報共有に便利な掲示板機能やカレンダーなど、グループウェアのようにさまざまな機能を1つのアプリで利用することができます。

「LINE WORKS」なら使い慣れたフォームで利用しやすい

「LINE WORKS」はLINEのような簡単でシンプルな操作性のため、導入したその日からすぐに使い始めることができます。使い方の教育が必要ないため、部署内での浸透もスムーズです。また、おなじみのチャットやスタンプが利用可能なため、活発でスピーディなコミュニケーションを実現できます。

まずはフリープランで「LINE WORKS」をお試し

「LINE WORKS」のフリープランは、1企業(団体)100名まで無料で利用することができます。また利用人数が増えたときには、いつでも有償版へのアップグレードが可能です。
気軽にはじめられるフリープランで、実際の使用感や操作性を確かめてみるのはいかがでしょうか。

(文:野邊)