安全に使えるビジネス版LINEで、積極的な社員交流を

安全に使えるビジネス版LINEで、積極的な社員交流を

(2021年4月23日掲載)

目次

2020年の新型コロナウイルス感染症の感染拡大を機に、在宅勤務をはじめとしたテレワークが急速に普及しました。最初の緊急事態宣言から1年が経った今、課題が浮き彫りになってきています。

電話・メールでは解決できないコミュニケーション不足

HR総研が2021年1月に行った「社内コミュニケーションに関するアンケート2021」(※)調査では、従業員1,000名以下の企業の過半数社員が、テレワークでのコミュニケーションに支障があると回答しています。中小企業が大企業に比べ、非対面による業務効率悪化が課題になっていることが分かりました。
コミュニケーション手段は従来から活用されている電話・メールが引き続き中心とされてますが、テレワークにおいては従来の手段だけでは不十分な状況です。

※出典:ProFuture株式会社/HR総研

非対面を意識させない交流ができる

上記の調査によると、テレワーク社員とのコミュニケーションは電話・メールよりもビジネスチャットが効果的です。その理由を紹介します。

素早いレスポンスで活発にコミュニケーション

「承知しました」だけの内容でも返信するべきか迷ったり、送信のタイミングを計ったりしていると、他業務への対応が遅くなります。
ビジネスチャットではLINEと同じように、メッセージにスタンプや絵文字でのリアクションができます。文字よりも早く気軽にコミュニケーションできるので、他の業務をこなしがらでも対応が遅れることはありません。

正しく温度感が伝わり、柔らかい雰囲気を作ることができる

メールは堅い文面になるため、「怒っているのかと思った」と相手に間違った印象を与えることがよくあります。
スタンプや絵文字を使うと柔らかい雰囲気で意図を伝えることができるので、相手もリアクションしやすくなるでしょう。非対面での交流を活発化させるためには雰囲気づくりも重要です。

宛先や件名を考える必要なく、手軽に相談や情報共有が可能

メールでは、宛先や本文だけでなく、CCの範囲や件名、添付ファイルなども誤りがないかを確認しなければならず、1回の送信に時間がかかります。
ビジネスチャットでは宛先や件名は必要ありませんし、トークルームに投稿するだけで相談や共有ができます。

「あの連絡見た?」「アンケート回答していない人いる?」と確認する必要がない

多くのビジネスチャットでは役立つ機能が付帯されています。
例えば、LINEのビジネス版である「LINE WORKS」では、掲示板の既読数を確認できたり、アンケート機能では未回答者が個別に分かったりします。
1つのシステムを導入することで、既存の業務も効率化できるのは大きな利点です。

情報漏えいのリスクを回避

LINEはプライベートでもなじみがあり無料で導入できるため、ビジネスでも活用できると考えるかもしれませんが、情報漏えいや不正アクセスの危険性が高くなります。
LINE WORKS」のようなビジネス版では、外部Webサイトの利用制限や許可されていないアカウントのアクセス拒否ができ、情報セキュリティのリスク回避策としても有用です。

システムは使いやすさと業務連携に注目して選ぼう

ビジネスチャットの導入は社内コミュニケーションを大きく変えるため、システム選びはとても大切です。どのようなポイントに注目したらいいのでしょうか?

使いやすい

全社員に浸透させるためには簡単な操作性でなくてはいけません。煩雑なシステムはコミュニケーションへのモチベーションを低下させるので、徐々に利用されなくなります。

業務との連携ができる

既存業務とチャットが連携できないと、システムを往復する手間が増えてモチベーションが低下します。
資料の共有が多いならクラウドストレージ機能もある「LINE WORKS」を導入する、というように自社の業務でよく使う機能と連携できるかに注目して検討しましょう。

おススメは「LINE WORKS」

従来の電話・メールといった非対面のツールだけでは、テレワーク体制では不十分です。円滑なコミュニケーションのため、ビジネスチャットの活用を検討しましょう。
導入のしやすさや業務との連携を考えると、「LINE WORKS」のようにプライベートでも慣れ親しんだシステムのビジネス版を導入するのがおススメです。