ムダな会議を削減する方法

会議の後に

「時間のムダだった」

と感じたことはありませんか?

ムダな会議を削減する方法をご提案します

業務効率化はムダな会議削減から

現在、業務効率化を検討している皆さまは、何から手を付けるべきか迷うことはないでしょうか。

「業務システムの導入」や「業務プロセスの見直し」は、時間とコストがかかりがちです。そんな皆さまは、第一に「ムダな会議」の削減から検討ください。多くの職場で普遍的な課題であり、ITツールで手軽に効率化できます。

業務効率化の手間と難易度

ムダな会議が行われるのはなぜか?

アンケート調査によると、担当社員一人あたり年間154時間が会議に使われています。皆さまが出席している会議の中にも、多少の工夫で不要となる「ムダな会議」があるかもしれません。

では、なぜ職場で無駄な会議が生じているかご存知でしょうか。

社内コミュニケーションの場

メールの遅レス(おそレス)がムダな会議を生み出す

皆さまがお使いのITツールは、メールが主体ではないでしょうか。

実は社員同士の何気ないメールが、無駄な会議を生み出す原因です。メールの返信は、皆さまを含め多くの方が「少なくとも24時間以内に返信すべき」とお考えかと思います。今すぐ複数メンバーから意見や確認が欲しい場合は、あまり効率的ではありません。

メールの遅いレスポンスが、関係者からひと言返事を求めるための「ムダな会議」を生み出しています。皆さまの職場に、多数決や事柄を確認するだけの「ムダな会議」はございませんか。

メールの返信サイクルは24時間以内が大多数

チャットがムダな会議を削減します

実は、このような「ムダな会議」はチャットの活用で削減できます。

普段スマホでチャットをお使いの皆さまはご存知の通り、チャットはメールと比べて早いレスポンスが求められます。ビジネスシーンでもチャットを用いることで、素早いコミュニケーションが実現可能です。

さらにチャットは既に個人のスマホで利用されている方が多く、導入の際に殆ど教育コストがかかりません。他のソリューションと比べて、即効性のある効果が期待できます。

素早いレスポンスが「ムダな会議」を削減し、皆さまの業務効率化を実現いたします。

チャットで素早くレスポンスする

チャットを選ぶ際のポイント

ビジネスでチャットを検討の際は「価格」の他、「管理機能」や「セキュリティ」に関しても確認が必要です。

例えば個人ごとにアクセスできる情報やメンバーを制限する事で、情報漏洩や不正利用を未然に防ぐことができます。これらの機能は、チャットの種類によって対応可否が異なります。

具体的にどのサービスを導入すべきか検討される場合は、下記のリンクからお勧めのビジネスチャットをご確認いただけます。「価格」「管理機能」「セキュリティ」の視点から、バランスが取れたビジネスチャットを紹介しております。是非ご参考ください。