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RPA導入の手順とは?
課題を想定してスムーズに運用するには

2019.2.12

人材不足の解消や働き方改革の実現を目指す上で、大きなメリットがあるといわれるRPA。注目度が高まっている今、導入を検討している企業の担当者も少なくないでしょう。RPAの導入に成功した場合には、作業時間の短縮や働き方改革の実現による人材採用の多様化にもつながります。そこで今回は、RPAの導入の準備や手順、そして導入時に起こりうるリスクについて紹介していきます。

RPA導入の前に行うべき準備とは?

業務削減を始めとした大きな成果が期待でき、バックオフィスだけではなくフロント業務への拡大も見せているRPAですが、導入の際に大きな負荷がかかることは事実です。RPA導入が失敗に終わらないようにするためには、事前の準備が重要でしょう。

RPA導入を検討する際には、「人手不足を解消したい」「生産性の高い業務に人の力を集中させたい」といった漠然とした導入目標ではなく、「人による作業の50%カット」などの具体的な目標を考えましょう。現在職場で起こっている課題に対して、具体的にどのようにRPAを活用できるかについて考えることも重要です。

続いて、RPAをどのような業務に利用するかの選定を行います。

まず、人が行っている業務量・業務プロセスを棚卸し、業務の流れを可視化することで改善ポイントを明確化します。業務の棚卸しによって、従来の仕事の無駄な箇所が明らかになり、業務全般について仕事の効率化が図れたという事例も数多くあります。次に、自動化することで効率化が図れる業務をピックアップします。

RPAの導入によって効率化が図れる業務領域は、次のようなものが適しています。全体的な傾向としてはPC上で実行でき、規則性があり、扱うデータ量が多い業務に適していると言えるでしょう。

  • 人手による入力業務などミスが生じやすい
  • 業務日報などの定期的な単純業務
  • 異常値のチェック
  • 複数のアプリケーションを横断して行う業務

RPA導入手順と円滑に運用するためのコツとは?

では、実際にRPAを導入する場合、どのような手順で行えばよいのでしょうか。RPAの導入手順と、円滑に効果的に運用するための注意点を紹介します。

1.導入・運用に関わる担当部署・担当者の選定
RPA導入や運用における担当部署、担当者を選定します。現場レベルの業務に精通している導入先の部門で担当すると、最も効果的にRPAを活用できるでしょう。トラブル時の対応やシステムの拡張などを踏まえて、システム部門で担当するケースもあります。いずれにしても、業務の現場と関連部署との連携は不可欠です。

2.RPAの選定
RPA導入のメリットがあると判断された場合には、数あるRPAサービスの中から自社に適したサービスの選定を行います。自社環境で使えるか否か、サーバ型かデスクトップ型か、自社の他のシステムと連携できるか、操作性は優れているか、など総合的に判断してください。無料トライアルなどを活用し、ロボットと一緒に働くことについて、具体的に現場のスタッフがイメージできるようにしましょう。

3.スモールスタートで導入し、チェックを繰り返す
RPAは、最初から完璧を求めて導入するタイプのシステムではありません。「RPAは新入社員」と言われることがありますが、呼び名の通り運用後にチェックや調整を繰り返しながら、効果を最大限に発揮できるようにしていくのが望ましいでしょう。そのためには、最初は小規模でスタートして、こまめにチェックを繰り返すことです。そして、RPAの運用が成功したら少しずつ業務範囲を拡張していく、といった流れが理想的です。

4.業務プロセスを文書化する
RPAを導入すると、作業が効率化したもののブラックボックス化してしまい、エラーが起こってしまったときや何らかの業務内容の変更が必要になった際に、社内で誰も処理内容が分からなくなってしまう、といった事態が起こりかねません。こうした事態を防ぐために、業務プロセスを文書化しておく必要があります。

RPA導入の際の課題・注意点とは?

それでは、RPA導入の際の課題や注意点にはどのようなものがあるのでしょうか。

1.障害による業務停止
RPA導入後のリスクとしては、システム障害による業務停止のリスクが考えられます。サーバやパソコンに障害が発生した場合に、それに伴って自動化がストップしてしまい、大規模な業務停止を招いてしまう、という状況です。対策としては、複数拠点でのシステム冗長化(障害が発生しても機能を維持できるように定期的なバックアップを行うこと)やRPAが停止した際に、人手で最低限の業務を実行するためのマニュアルの作成、データのバックアップなどを行うことが求められるでしょう。

2.セキュリティリスク
ネットワークに接続したRPAで、個人情報や顧客情報、機密情報を処理することにより、情報漏洩などのセキュリティリスクが高まってしまう懸念があります。セキュリティリスクに備えるためには、スタッフへのセキュリティ意識の再周知や研修、セキュリティ対策システムの導入、RPAへのアクセス権の制限などの対策が必要です。

3.RPA導入のための人材不足
RPA導入のための適材が社内に見当たらない、という課題もあります。RPA導入はほとんどの企業にとって経験のないことであり、また、導入の際には一時的に大きな負荷がかかります。運用に成功した場合には業務がスリム化されるので、RPAのための人材の増員も難しいという状況の中で、担当者を選定しなければなりません。対策としては、RPAベンダの導入支援サービスを活用することにより、サポートを受けることができます。

RPAはスモールスタートで運用すべき

RPAは、操作やメンテナンスが比較的容易で導入しやすいシステムです。だからといって、準備や手順を考えずに導入するのは得策ではありません。自社でRPAを導入する目的を明確化し、業務を棚卸ししたうえで、効果が最大限に活かせるように準備が必要です。しかしながら、最初から完璧を求めてもあまりメリットはありません。新入社員を育てるように、小さくスタートして調整しながら、運用するのが効果的です。今回紹介した注意点やリスクなどを踏まえて、目標実現のためにRPA導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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