インカムアプリを活用して連絡体制を刷新し、情報の即時共有と巡回時の負担軽減を実現

概要

デイサービスや特別養護老人ホームを運営する社会福祉法人愛宕福祉会では、施設内の連絡は内線のみで、電話が鳴るたびに職員が走って対応していました。送迎時にキャンセルなどの連絡を受けた際にも車を停めて折り返し電話をかける必要があり、安全面と業務効率に課題がありました。さらにインカム導入を検討する中で、スマートフォンとの2台持ちも懸念されていたことから、スマートフォンで使えるトランシーバーアプリ「Buddycom（バディコム）」を導入。見守り支援システムとも連携し、離床通知を音声で受信できる環境を整えたことで、職員を探す時間を減らし、応援要請の迅速化と巡回時の負担軽減を実現しています。

課題

連絡手段は内線のみで、電話が鳴るたびに職員が走って対応。送迎中も車を停めて折り返し連絡していた。
申し送りは口頭中心で記録が残りにくく、マスク着用時は会話が聞き取りづらい場面があった。
見守り通知はモニターやスマートフォンでの確認が必要なため、気づいて駆けつけるまでに時間がかかることがあった。

どこにいても即時共有が可能に。その場で応援を呼べ、送迎中も安全に情報共有ができるようになった。
音声が自動で文字化され、録音も保存可能に。申し送りの内容確認が容易になった。
通知を音声で直接受信できるようになり、必要な入居者へ即座に対応可能となった。

導入サービス

Buddycom

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※本導入事例は、株式会社サイエンスアーツが作成した記事を許可を得て転載／再編集したものです。

「ほかの施設でもBuddycomに興味を持っている拠点がありますので、今後導入していきたいと考えております。イヤホンの使いまわしを嫌がる職員もいますが、ファンクションボタン搭載Bluetoothマイク(MKI-P3) はイヤホン部分を交換できるのがいい点です。これからは、衛生面を考慮しながら職員が働きやすい環境作りを目指します。

社会福祉法人愛宕福祉会ご担当者さま

介護施設内と送迎時のコミュニケーションに利用、スマホと端末の2台持ちにならずに済んでよかったですね

愛宕福祉会では、デイサービス、特別養護老人ホーム、養護老人ホーム、介護付きホーム、ショートステイなど多様なサービスを提供しています。

現在、Buddycomは23拠点中4拠点に導入されており、職員間のコミュニケーションや応援対応、送迎の際に使っています。

Buddycomを導入検討したきっかけは、もともと、インカムは使っておらず施設内からも欲しいと声は上がっていましたが、スマートフォンとインカムの2台持ちに悩んでいたところ、株式会社ツクイ様のセミナーでBuddycomを知り、便利そうだなと思って問い合わせたのがきっかけです。

また、ほかのインカムアプリとも比較検討したのですが、アプリ画面が操作しやすく、文字起こしのスピードも速くて、機能面が優れていたためBuddycomを採用しました。

以前は施設内のコミュニケーション方法は内線しかなく、介護職員室に1～2台設置されていました。

内線が鳴りますと、近くにいる職員の誰かしらが走って出ていましたが、Buddycomのおかげでどこにいても全職員と情報共有することができるようになりました。

デイサービスでの送迎時は、運転中でもキャンセルなどの連絡事項をその場で共有できるようになりました。

以前は、送迎車を停めて電話をかけ直す必要がありましたが、今ではその必要がなくなり、運転手の安全性も確保できていると感じています。

すぐに応援も呼べて、職員の身体的・精神的な負担が軽減されました

施設内での職員を探す時間は確実に減りました。

見守り機器も含めて1つのデバイス（スマートフォン）で完結しているので、何かあった際にすぐに応援も呼べて、職員の身体的・精神的な負担が軽減されました。

防災訓練や行事でも使ってみたところ、色々な場面で活用できることが分かったため、利用の幅を拡大してみようと考えております。

また、施設には見守り機器やナースコールを導入しておりますが、それらはスマートフォンに通知が行くようになっています。

Buddycomもスマートフォンで使えますので、職員が持つ端末はスマートフォン１台で対応できています。もし、アナログのインカムを導入していたら、荷物も増え、職員の負担になっていたと思います。

業務中の会話は文字起こしされるので助かっています。

簡単な申し送り事項も、喋って文字起こしでテキストに残したり、メッセージを入力できるので、紙に書いたりする必要がないためとても便利です。

職員はマスクをしているので聞こえはやや悪いこともありますが、そんなときは、音声は自動で録音されているので、補完できています。

ユニット・現場責任者の会議でレクチャーし、理解を深めてもらいました

導入当初は、入居者が多い時期で、職員になかなか説明する時間がありませんでした。

そんな中、Buddycomのアプリをインストールしたスマートフォンと、周辺機器であるファンクションボタン搭載Bluetoothマイク(MKI-P3) をセットで渡して、こんな感じで話せますよ、と渡しただけでしたが、すぐ使えるようになっていました。

その後、Buddycomの使い方は分かっているが、どういったときに使えばよいのか分からない職員がいたため、ユニット・現場責任者の会議でレクチャーを行って、運用の理解を深めてもらいました。

ユニット型で20～30歩で職員を探せる環境だとついリアルで探してしまいますが、その分入居者の方を待たせてしまうので、Buddycomを使った方が効率的だと教育し、今では全職員が使っております。

事業所ごとに人員状況に差があり、特に養護老人ホームは職員数が少ない中で運営していたため「こんな便利なものが！」とすぐ使いはじめてもらえました。

少ない人員で職員の負担をどう減らせるかを考えました

もともと、Buddycom（インカム）だけではなく、見守り機器や介護ロボットを導入することを前提でDX化を進めておりました。

人材不足を想定し、導入コストを見据えて、少ない人員で運営することを決めていたため、職員の負担をいかに減らして運営できるかを考えていました。

そこで愛宕福祉会では、2024年度新規オープンの施設にて、ナースコールと見守りが一体になっているシステムを導入しました。

Buddycomを使用しながらでも、見守り機器からの離床等の通知の自動読み上げが直接耳で聞くことができるため、業務効率が格段に上がりました。

見守り支援システムと「Buddycom」の連携により、すぐに入居者のもとに駆けつけられるようになりました

業務の効率化を図り、職員の働きやすい環境を整えることを目的として、入居者の状態をモニター画面で可視化する見守り支援システムとBuddycomの連携をしました。

以前はスタッフが全居室を巡回し入居者の状態を確認していたため、夜間に入居者を起こしてしまうことがあり、見守り支援システムを導入しました。しかし、見守り支援システムから受け取った通知をモニターやスマホで確認する必要があるため、通知に気づいてお部屋に駆けつけるまで長時間お待たせしてしまうことがありました。Buddycomとの連携によって音声で通知を受け取ることができるようになったことで、夜間巡回を減らしつつも、必要な入居者のもとへ即座に駆けつけて対応することが可能になりました。

Buddycomの利用の幅を広げたことで、目指していた目的達成とより良いサービスの提供につながっています。