Microsoft 365 のメールアーカイブの活用方法｜利用メリットは？
2026年3月12日更新
2021年3月12日掲載
元記事リンク： https://www.softbanktech.co.jp/special/blog/it-keyword/2021/0028/
アーカイブ機能を活用すれば、メールをより便利に使えるようになります。この記事では、 Microsoft 365 のメールのアーカイブ機能について知りたい方へ向けて、アーカイブ機能のメリットや具体的な操作方法を解説します。Microsoft 365 のメールアーカイブ機能を使いこなすために、ぜひ参考にしてください。
メールのアーカイブ機能とは？
メールのアーカイブ機能は、長期的に保存したいメールを受信フォルダーとは異なるほかのフォルダーへ移すためのものです。アーカイブしたメールは受信フォルダーからは確認できなくなりますが、アーカイブフォルダーからはいつでも確認できます。
「毎日確認する必要はないものの、削除せずに残しておきたい」というメールをアーカイブするのが一般的です。アーカイブ機能を使用すればメールの整理がしやすくなり、受信ボックスもすっきりします。
メールをアーカイブするメリットを紹介
ここでは、メールをアーカイブするメリットを3つ解説します。
生産性が向上する
残しておきたいメールをアーカイブすれば、受信フォルダーのサーバーに対する負荷を軽減できます。その結果、メールソフトの処理速度が高まり、スムーズにメールを利用できるようになります。
また、アーカイブには検索機能があるため、必要なメールをすぐに見つけ出すことが可能です。検索すればいつでも必要なメールを呼び出せるので、業務効率化や生産性の向上を期待できます。
メールのセキュリティ対策ができる
アーカイブフォルダーは、アクセスできるユーザーの制限が可能です。アーカイブ機能の活用を徹底すれば、企業内から情報漏えいが発生するリスクを防止できます。例え問題が発生しても、原因を突き止めやすくなります。
また、メールのアーカイブシステムの場合、強固なセキュリティにより保護されているデータセンターにフォルダーが置かれていることが多いので、マルウェアや攻撃から防御できます。
コンプライアンスの維持が可能
企業としてメールアーカイブの機能を導入しておけば、社内で送受信したメールを一元管理できるようになります。メールの送受信において何らかのトラブルが発生した場合でも過去のメールを全て遡って確認できるため、正しく状況を把握した上で的確な対応ができます。場合によっては法的証拠としても提示可能です。
また、監査においてメールのやりとりに関する情報が必要になっても、すぐに検索できます。迅速に情報を提出できるため、監査をスムーズに進められます。
Microsoft 365 には容量無制限のメールアーカイブ機能がある
Microsoft 365 には容量無制限で利用できるアーカイブ機能である「自動拡張アーカイブ」が搭載されています。メールアーカイブが有効になっていれば、メールボックスの容量が追加されてメールをアーカイブできるようになります。
自動拡張アーカイブを有効にした場合、一定の保存領域を使い切ると新しい保存領域が自動的に追加される仕組みです。そのため、ユーザーは自分で容量を確認しなくてもメールをアーカイブし続けることができるのです。
ただし、自動拡張アーカイブを使用できるプランは限られているため、注意が必要です。自動拡張アーカイブを使用したい場合は、以下で解説するプランを選びましょう。
容量無制限でアーカイブできるプラン
無制限でメールをアーカイブできるプランは、「Exchange Online Archiving」または「Exchange Online Plan2」です。「Exchange Online Plan1」にもメールのアーカイブ機能がありますが、50GBまでの制限があるため注意しましょう。
なお、「Exchange Online Archiving」と「Exchange Online Plan1」を組み合わせても、容量が無制限になります。「Exchange Online Plan2」よりも安く利用したい場合におすすめです。
コンプライアンス機能
コンプライアンスの向上を図る場合は、ほかにも役立つ機能があります。例えば、電子情報開示ツールを利用した場合、アーカイブされているメールも検索対象に含めることが可能です。また、悪意あるユーザーの証拠隠滅を防ぐための訴訟ホールド機能を使用してメールボックスを保留にすると、自動拡張アーカイブにあるメールもそれに伴い保持される仕組みがあります。
インポートサービスを利用すれば、最大100GBまでの範囲でPSTファイルをアーカイブに移せます。PSTファイルとは、Outlook で送受信した全てのメールを保存しているファイルのことです。さらに、メッセージングレコード管理（MRM）の機能もあるため、期限が切れているメールを削除すると自動拡張アーカイブに保存されているメールも同時に削除できます。
Microsoft 365 でメールをアーカイブする方法
Microsoft 365 でメールをアーカイブする手順は、以下の通りです。
- アーカイブするメールを選ぶ
- ホームのタブから「アーカイブ」を選んでクリックする
- メールがアーカイブフォルダーに移動する
アーカイブするメールを選ぶ際は、複数のメールもまとめて選択できます。
アーカイブしたメールを確認する方法
アーカイブしたメールは、検索タブで検索するとすぐに見つけられます。メールボックス全体で検索すれば、アーカイブしていないメールと一緒に表示できます。
また、アーカイブフォルダーに限定して検索すると、アーカイブ済みのメールのみの表示も可能です。目的に合わせて検索の仕方を変えるだけで、必要なメールをすぐに呼び出すことができます。
なお、アーカイブフォルダーを開いて一覧を確認する方法もあります。
アーカイブへのアクセスに必要な要件
自動拡張アーカイブに保存しているメールにアクセスするには、一定の要件を満たしていなければなりません。具体的には、以下の Outlook クライアントの使用が要件となります。
- Windows 版の Outlook 2016、Outlook 2019
- Outlook on the web
- Mac版の Outlook 2016、Outlook 2019
アーカイブ機能を利用する場合は、要件を満たしているかどうかあらかじめ確認しておきましょう。
まとめ
Microsoft 365 のメールを使用する上では、アーカイブ機能を利用するとより便利です。メールを整理しやすくなり、業務効率化や生産性の向上にも役立てられます。セキュリティ対策やコンプライアンスの維持にもつながるため、機能の特長をよく理解した上で活用しましょう。
当社の「クラウド型メールアーカイブサービス- Mail Vault」を利用すれば、Microsoft 365 の契約プランを問わず最小限のコストで、クラウド上で1年間容量無制限でメールをアーカイブできます。アーカイブへのアクセスをコントロールできる上に、万が一インシデントが発生しても素早くデータを検索して対処につなげられます。Microsoft 365 のメールアーカイブ機能を有効活用するために、ぜひ導入を検討してください。
AIによる記事まとめ
Microsoft 365 のメールアーカイブ機能の活用方法と導入メリットについて扱っています。アーカイブの基本概念を整理した上で、生産性向上、セキュリティ対策、コンプライアンス維持の利点を解説します。さらに自動拡張アーカイブの仕組みや対応プラン、設定手順などを具体的に説明し、効果的な運用方法を示しています。
※上記まとめは生成AIで作成したものです。誤りや不正確さが含まれる可能性があります。
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