概要

当社の SharePoint Online 向けポータルサイト構築サービスであるOnePortal Modernは、2026年4月より、業務申請・承認を効率化する「ワークフロー機能」をリリースしました。本機能では、専門知識を必要とせず、ワークフローの作成や運用を行うことができます。申請フォームや承認ステップを柔軟に設定でき、組織ごとの業務フローに対応します。また、Microsoft Entra ID と連携することで、ユーザー管理や承認者の指定も簡単に行えます。（画像1）

主な機能

【利用者】

• 申請・承認の実行

ポータルサイト上から、あらかじめ用意されたワークフローを選択し、必要事項を入力することで、簡単に申請を行うことができます。（画像2）

承認者は、申請内容を画面上で確認し、承認・却下・差戻しを行うことが可能です。

承認画面では、申請内容を分かりやすくまとめた「AI要約」を確認できます。（画像3）

承認・却下などのアクション時に「コメント」を入力・確認することも可能です。（画像4）

• 申請状況の確認

自分が行った申請や、承認対応が必要な申請について、一覧画面や詳細画面から進捗状況や履歴を確認できます。承認済み・承認待ち・差戻しなどのステータスを把握できるため、現在の申請状況をすぐに確認することが可能です。

また、申請の進捗や承認依頼は、Teams やメールでリアルタイムに通知されるため、対応の遅れや漏れを防ぎます。（画像5）

スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末にも対応しており、外出先からでも PC と同様にスムーズな申請・承認が行えます。　（画像6）

また、申請データは CSV 形式でダウンロードも可能です。

【管理者】

• ワークフローの作成・管理

ワークフロー名やカテゴリ、申請可能なユーザーなどの基本情報を設定し、業務内容に応じたワークフローを作成できます。既存のワークフローをコピーして新規のワークフローを作成することも可能です。（画像7）

• 申請フォームの設計

テキスト、数値、日付、選択肢、ユーザー指定などの入力形式に対応しており、項目の表示順や必須設定、既定値の設定を行うことができます。
承認ステップの条件分岐や承認者指定に利用する項目も設定可能です。

なお、フォーム設定を行う際は、フォーム設定画面上に「フォーム設定ガイド」のダイアログボックスが表示されますので、ガイドを参照しながらスムーズに設定を進めることができます。（画像8）

• 承認ステップの設定

単一承認、合議承認、代表承認に対応しており、申請内容に応じた承認ステップの条件分岐や引上げ承認を設定できます。（画像9）

• ユーザー・権限管理

Microsoft Entra ID と連携し、ワークフローの利用者を管理できます。
権限に応じて、利用可能な機能を制御することが可能です。

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